職位說明書也稱工作描述，是將工作分析的結果(如職位描述、工作資格等)整合而形成的具有企業法律法規效力的正式文本。)，包括工作標識、工作總結、工作職責、關鍵績效指標、工作聯系、工作資格、確認和簽名等。
編制崗位說明書是企業人力資源管理中最基礎的工作，也是建立薪酬體系、考核標準和培訓內容的基礎。
企業中不同的崗位有其特定的崗位和職責。在做職位說明書的時候，需要掌握目標崗位的工作流程，熟悉寫作規範，否則會影響職位說明書的作用發揮。筆者在咨詢工作中發現，企業寫職位說明書時，經常會出現以下問題:
首先，混淆工作總結的內容
崗位總結，其實就是用壹句話概括崗位的使命和作用。但如果單純從字面上理解，很可能會犯兩種錯誤:壹是與工作logo混淆，進而省略這部分的描述；第二，將其定位為簡單的工作職責陳述，從而引出項目和？工作職責？項目之間內容邊界的模糊最終演變成了工作職責的簡短版本。
第二，核心項目的遺漏或重復
工作職責是工作描述的核心部分之壹。在描述時，如果忽略了與工作分析、調查、面試結果的結合，可能會影響其全面性和完整性。比如人力資源經理的工作職責中肯定有對公司的制度、計劃等文件的管理，但如果寫作者對這壹職責缺乏了解，很可能被簡單描述為？組織編制部門年度工作計劃和總結？,?組織實施人力資源管理的規章制度和文件？等等，而忽略了審批、審核、監督等壹些細節責任。
資格是工作描述的另壹個核心部分。是任職者履行職責時應具備的最低資格(或必要要求)，包括學歷、工作經驗、核心知識、核心能力、通用技能、素質要求、工作環境等。如果不能區分各個項目的內涵，可能會導致重復描述。比如人力資源部的經理？核心能力？專欄裏有什麽？很強的協調溝通能力？規則，如果在？通用技能？該列還要求任職者具備。能夠在公司內外建立並保持良好的工作關系。很明顯，這兩部分的描寫是有因果聯系的語義重復。
第三，不分主次，權重不明
有些企業認為，職位說明書是壹個職位的流水賬，編制的時候不需要太在意，只要把能想到的都寫出來就可以了。眾所周知，漂亮的職位描述就像壹份工作？標簽？，能讓不了解它的人馬上掌握大致情況，讓對它感興趣的人馬上了解要點，如果企業描述工作職責、工作聯系、資質等項目，不分主次，忽略重點？抓眉毛胡子？那麽職位描述的作用就湮滅了。
第四，語言武斷，措辭粗糙
工作描述中的許多項目需要用標準化的模式和文字來描述。如果我們不能小心謹慎地用詞，可能會導致歧義或削弱描述的準確性。例如，將人力資源經理的工作職責描述為？負責制定和實施企業人力資源管理制度和計劃？會產生以下問題:第壹，語義不清。？負責任？妳指的是親自動手，組織安排還是工作監督？二是責任不清。？企業人力資源管理制度、計劃等文件的制定與實施？它是壹個連續的管理過程，涉及組織、管理、制定、審批、審核、監督、實施等多個工作環節。，僅用壹句話勾勒，導致職責描述不清，與人力資源經理的實際工作內容明顯不符。
再比如，人力資源部門經理的任職者要熟悉現代人力資源的引進、開發和管理知識，精通所在國家和地區的勞動法律和政策。但如果被描述為呢？掌握現代人力資源的引進、開發和管理知識，了解國家和地區的勞動法律和政策？表述缺少程度詞的修飾，無形中擴大了在職者的資格範圍，削弱了職位描述的準確性。
五、明確立場
其實企業如果能掌握壹定的編制技巧，是可以克服上述問題的。因為職位描述與具體崗位相關，所以需要結合崗位的特點、性質和要求進行描述。
寫作時應註意以下幾點:
1.定義工作描述中每壹項的界限。
在寫職位描述之前，要準確定位每個項目的內涵和邊界。職位標識是壹個職位最基本、最獨特的信息，有助於人們對該職位形成直觀印象，並與其他職位相區別。崗位標識包括崗位名稱、崗位部門、崗位代碼和編制日期。崗位職責是崗位概要的具體化和細節化，是對某壹具體崗位的主要職能以及相應職能所涵蓋的主要職責的詳細描述。工作總結是從宏觀層面把握工作職責的概括表述，不同於工作識別和工作職責。
工作總結壹般要求？責任+範圍+目的？的範例。例如，人力資源部門經理的工作簡介是什麽？組織管理公司人力資源的選拔、使用、教育和保留，確保公司發展和管理對人力資源數量和質量的要求。？其中，？組織和管理人力資源的選擇、使用、教育和保留？這是人力資源部經理的職責，該職責的權限範圍是？公司？目的是甚麼？保證公司發展和管理所需人力資源的數量和質量？。
2.認真梳理工作分析結果，力求全面完整。
無論是崗位職責的描述，還是崗位資格的規定，都應該遵循。窮舉互斥？原則，實現？包含所有工作內容，避免重疊？目的。
為了保證職位描述的完整性，可以將部門、部門和其他負責人的職能劃分為？系統、計劃和文件管理？、?商業管理？、?部門/部門管理？、?其他？等四類。其中，如果？商業管理？上課涉及內容多，還能進？步入具體的業務職能。普通員工的職能可以按照工作流程來劃分。比如人力資源經理的職能是什麽？系統、計劃和文件管理？、?組織和職位管理？、?招聘管理？、?培訓管理？、?部門管理？、?其他？等等幾類。？其他？上課主要涉及與平行部門的業務配合，完成上級領導交辦的任務。
為了避免資質要求的重復，首先要明確每個項目的內涵。比如，核心知識是完成本崗位工作所需的關鍵知識；核心能力是該職位對任職者的關鍵能力要求；通用技能是壹種實踐能力，包括計算機技能、寫作技能、外語技能等。然後描繪每壹項的內容或格式。比如說，？核心知識？是加載文檔和書籍的文本內容；？核心能力？最好的描述是什麽？能力+需要完成的任務或活動？的模式；如果職位要求在職人員掌握CAD技術，會用EXCEL或者會寫計算機語言程序，寫？通用技術？中等。
3、明確重點，突出重點
工作職責包括職能和具體職責。職能是根據業務流程或工作性質和內容對職責的概括；具體職責是描述某個功能的執行過程。為了反映組織，最好按照業務流程的順序來描述它們。如果功能之間沒有必然的過程關系，就應該按照相對重要性的順序來確定。所謂相對重要性，即工作職責的主次順序或在職者所占工作時間量的平衡。
為了進壹步突出重要性，每個崗位的職能劃分和每個職能的描述壹般不超過6項，並遵循？窮舉互斥？原則。寫具體職責時，可以用動賓短語的格式，提高準確性。比如人力資源部經理？系統、計劃和文件管理？職能中的第壹具體職責是什麽？組織建立和完善與人力資源管理相關的各項制度，並經批準後組織實施？。
4、拿捏文字，描寫準確，實用。
描述工作職責時要特別註意用詞的恰當性，最好選擇比較專業的詞匯。
因此，人力資源經理？負責制定和實施企業人力資源管理制度和計劃？這個功能可以擴展到比如？組織建立和完善與人力資源管理相關的各項制度，並經批準後組織實施？、?組織編制年度人力資源管理工作計劃，經批準後組織實施？、?審核人力資源管理相關文件並監督執行？、?監督人力資源管理制度、計劃等文件的執行？若幹明確具體的工作職責。
5.描述職位需要什麽？核心知識？、?核心能力？、?通用技能？在等待項目的時候，要註意程度詞匯的使用。比如核心知識可以分為？很熟悉？、?熟悉嗎？、?明白嗎？三個層次。人力資源部經理應該？熟悉現代人力資源的引進、開發和管理？,?充分了解公司的發展前景，熟悉公司和專業公司的整體業務運作流程和體系，熟悉公司各部門的職能、職責和權限？。再比如，核心能力可以分為？強勢？、?強勢？、?將軍？三個層次。人力資源經理的核心能力之壹是什麽？較強的計劃和管理能力，能夠有效制定公司的人力資源管理制度並監督執行？。
6、關鍵績效指標的確定也要註意輕重之分。
首先，通過現有的體系文件、訪談、外部信息、對標崗位信息等渠道獲取備選指標，進而選取崗位職責應達到的績效標準。因為這個指標主要用於考核，是反映？鑰匙？兩個字，壹個帖子墩再選五個指標，按相對重要性排序。
當崗位任職者、直接主管和人力資源部經理確認並簽署工作說明書時，該工作說明書將成為員工工作的主要依據文件和經理管理工作的依據。
企業通過崗位說明書的編制，可以將所有職能分解到相關的崗位上，俗話說。每個人都有事做？但是，職位說明書是壹個相對靜態的指導性文件，其內涵卻是動態的。基本信息、崗位使命、崗位職責、任職資格會隨著企業戰略、組織模式、市場環境、人力資源的變化而調整。如果調整不及時，職位描述的指導意義會越來越不明顯，職位描述本身的價值也會喪失。因此，職位描述的動態維護非常關鍵。
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