二 、文件點收
文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：
檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。
三 文件整理
1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃壹。
4、宜三孔線裝（易拆開復印）
四、 檔案分類
1、檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之後依案件性質分為若幹大類，再在同類中依序分為若幹小類。
2、檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得於第三級之後另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。
3、同壹“小類”(或細類)之案件以裝訂於壹檔夾為原則，如案件較多，壹個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，並於小類(或細類)之後增設“卷次”編號，以便查考。
4、每壹檔夾封面內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，並以每壹案壹個“目次”編號為原則。
5、檔號之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2為經辦部門代號，B1B2
為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。
6、有的也可按照時間，如外來文件、公司內部文件，財務資料等，以及工商變更信息，章程變更信息等
五、 檔案名稱及編號
1、檔案各級分類應賦予壹名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容 性質為原則，且有壹定範疇，不宜籠統含混。
2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。
3、檔案分類各級名稱經確定後，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名 稱及其代表數字編號，用壹定順序依次排列，以便查閱。
4、檔案分類各級編號內應預留若幹空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。5、檔案分類各級名稱及其代表數字壹經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，並擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
六 檔號編定
1、案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。
2、案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。
3、檔號以壹案壹號為原則，遇有壹案件敘述數事或壹案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。
4、檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫於案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫於右上角。
七 歸檔與檔案清理
1、歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂於相關類別的檔夾內，並視實際需要 使用“見出紙”註明目次號碼，以便翻閱。
2、檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。
八 保存期限
文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：
1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規程及辦事細則；(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務報表；(6)政府機關核準文件；(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設計圖；(9)其他經核定須永久保存的文書。
2、10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業計劃資料；(4)其他經核定須保存10年的文書。
3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定保存5年的文書。
4、1年保存：結案後無長期保存必要者。
5、規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
九 檔卷清理
1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時， 依規定清理壹次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，必 要時向主管官署報備，並於目錄表之附註欄內註明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“ 收(發)文登記單”第五聯附註在其保留文件上，並在第五聯上註明部分銷毀之日期。
十、電子文檔
企業管理最好把所有資料予以掃描，做成電子文檔。檔案目錄與紙質壹致，查找方便。且可以無紙化辦公，聯合OA軟件快速方便。