科學技術的飛速發展改變了人們在各個領域的工作和生活狀態，社會朝著物質文明和不斷提高勞動生產率的方向大步邁進。科學技術的快速發展也極大地改變了傳統體力勞動領域(腦力勞動和體力勞動的高度結合)的古老勞動模式。辦公室使用的各種現代化辦公設備，很大程度上取代了原來的文房四寶。辦公桌上的打字機換成了電腦文字處理器，辦公室墻上的文件櫃換成了又小又薄的“磁盤”。日常的辦公工作，包括記錄、起草、編輯、修改、打印、歸檔、復印等，在時間和空間上大大縮減，不僅減輕或節省了人們的辦公，也大大提高了辦公效率和辦公環境，使人們從原來的繁重重復中解脫出來。從日常的辦公室事務中解脫出來，讓更多的時間和精力投入到需要人的思維去考慮和解決的問題上。這些用於辦公的技術越來越先進，設備越來越多，功能越來越強，性能越來越高，為實現辦公自動化和無紙化辦公創造了必要的條件。例如用於處理辦公信息和協同工作的各種計算機(包括微型計算機、超級小型機、中型和大型計算機)。起草手稿的文字處理器；用於制作報告的電子表格打印機；安排各種文件和數據格式的電子桌面出版系統；用於存儲和管理文件和檔案的文件管理系統；自動控制各種工作流程的辦公自動化系統；支持遠程協同工作的視頻會議系統；計算機通信局域網系統；用於辦公室通訊的現代電話和傳真機；用於復印材料等的復印機。這些技術和設備為辦公提供了強有力的支持，為不同程度地促進辦公自動化提供了現代化手段。
在這些技術和設備中，構成辦公信息通信的計算機信息處理設備和計算機通信網絡系統對辦公自動化的發展起著最重要的作用。信息處理技術得益於計算機的高速處理能力，沒有計算機技術就沒有現代信息處理技術。信息處理技術也延伸了辦公業務處理的內涵，成為辦公自動化的主要技術手段。其內容也在不斷深化和豐富。近年來，計算機行業和產品的快速發展擴大了信息處理技術的應用範圍，也使得辦公信息處理技術向縱深發展，擴大了應用範圍。網絡通信技術的發展使任何距離和空間邊界的辦公室之間同時辦公成為可能。互聯網、數據倉庫和數據挖掘、電子郵件、多媒體信息傳輸和處理、電子數據交換、信息安全等新技術使辦公自動化技術上升到壹個新的技術境界。信息處理和信息交流的緊密結合使得辦公自動化技術具有更高的效率，這也是辦公自動化技術發展的壹個重要趨勢。
辦公自動化是壹門綜合科學技術，涉及系統科學、行為科學、信息科學等。，是壹門跨學科的綜合性學科。系統科學為辦公自動化建立辦公模型和決策模型，通常辦公自動化系統應該由系統工程來組織實施。行為科學研究社會中人類行為的原因和規律，希望預測和控制行為，以改善和協調人際關系；情報學是研究信息的收集、存儲、傳播、加工和安全利用的科學，目前正在不斷發展；管理科學則研究如何根據壹些必要的信息，對國民經濟或地區、部門、企業的發展進行預測和決策，從而從宏觀和微觀兩個方面對物資、能源、資金、人員進行調控。
自從辦公自動化的概念在世界各國產生以來，關於辦公自動化就有了很多定義。這些定義從不同的角度描述了什麽是辦公自動化。不同的人從不同的角度對辦公自動化有不同的理解，不同的時期會有不同的標準。首先，我們必須明確辦公自動化和管理信息系統的關系。在概念上，對這種關系有兩種觀點:壹種認為辦公自動化包含在管理信息系統中，另壹種認為辦公自動化包含在管理信息系統中。兩種觀點都有各自的道理，因為他們對“辦公自動化”和“管理信息系統”的定義不同。就“辦公自動化”而言，第壹種觀點是狹義的，第二種觀點是廣義的。我們這裏討論的是廣義的辦公自動化。因為廣義的辦公自動化更多的是對智能辦公功能和實現方案的探討。現代辦公可以理解為人們利用壹些先進的機器和資源操縱信息來完成壹定的事務活動的過程。可以說，OA是壹個不斷發展的過程，是將現代科技的最新成果盡快應用於人類辦公和管理的努力。從概念到實體不斷發展，強調實用性。許多OA產品都是圍繞產品及其用途來定義的。這裏有幾個。
計算機和先進的辦公設備被用來連續地、自動地處理辦公室的日常事務，以提高人們在辦公室工作和管理的效率。
利用先進的科學技術，將人們的壹部分辦公業務不斷物化在人以外的各種現代化辦公設備中，從而提高辦公效率。
辦公自動化是將計算機技術、信息技術、系統科學和行為科學應用於傳統數據處理技術難以處理的、數量龐大、結構不清晰的業務處理的綜合技術。
利用計算機技術、通信技術、系統科學、行為科學等先進科學技術，不斷全面提升辦公系統的業務處理能力，為某壹目的的人機信息系統提供自動化、智能化的服務。
辦公自動化就是用現代信息技術和手段實現現代化辦公，達到無紙化、自動化、智能化的目標。
辦公自動化是指利用先進的科學技術，將人們辦公業務活動的壹部分不斷物化在人以外的各種設備上，這些設備與辦公人員形成服務於某壹目標的人機信息處理系統。
盡管這些定義的內容不同，但它們都有壹些主要的相似之處，即:
強調OA系統是以行為科學為指導，以管理學科、社會學、系統工程、人機工程學為基礎，結合計算機技術、通信技術、自動化技術的應用而形成的壹門綜合性科學技術。它是壹個多學科的系統科學工程。
強調OA系統是以計算機技術為核心，運用先進科學技術和現代化辦公設備的現代信息技術的系統集成。這些技術和設備用於信息交換和管理，實現科學管理和決策，因此是現代信息社會的主要標誌之壹。
強調OA系統是由辦公人員和辦公設備組成的人機信息系統，具有強大的信息處理功能。它包括信息的收集、處理、傳輸和存儲等。它應該是對文本、語音、數據和圖形、圖像等多媒體信息的綜合處理過程。，並能連接基於不同技術的辦公設備(如電腦、打印機、傳真機等。)與網絡連接，並集成文字處理、語音處理和數據。
OA系統的任務是盡可能有效地利用信息資源，及時向多層次的辦公人員提供所需要的信息，提高工作效率和質量，輔助決策，提高辦公效率和辦公質量，從而取得良好的社會效益和經濟效益，實現既定的工作目標。因此，提高效率和質量是辦公自動化的目的。
自從辦公自動化出現以來，根據其內涵和相關技術產生了許多不同的術語。其中壹些術語是從技術角度產生的，並接近其含義。其他的則是通過更通俗的意義上的描述產生的。最早的英文術語Office Automation(簡稱OA)是美國在20世紀60年代初提出的，翻譯成“辦公自動化”更準確。隨著計算機在辦公室信息處理中的使用越來越多，縮寫OIS於20世紀70年代中期出現在美國。它的全稱是辦公信息系統，中文對應翻譯為“辦公信息系統”。用辦公信息處理來形容更合適。可以認為，辦公自動化的主要內容是將信息處理系統引入辦公業務。近年來，隨著辦公自動化技術應用範圍的不斷擴大，出現了壹些較為流行的術語。比如自動化辦公、電子化辦公、無紙化辦公等。其中，有些術語不是很確切。比如《自動化辦公》中，“自動化”只能是相對的。其實辦公業務是需要辦公室人員介入的。實現完全自動化是不可能的。目前，在我國，“辦公自動化”壹詞的使用越來越多，在意義上等同於“辦公自動化”。無論這些術語如何表達，它們的意思都是相似的。更準確的說，我們還是用“辦公自動化”(或“辦公自動化”)和“辦公信息系統”。前者的範圍可以更廣，後者可以納入。
另外，OA系統這個術語的範圍壹定要明確，OA這個術語在不同的語境下會有不同的含義。這是因為它也被稱為系統，但系統的大小和系統中包含的軟件和硬件的數量可以有很大的不同。例如，有時辦公自動化系統被視為由各種計算機設備和軟件以及通信網絡組成的大型、集成系統；有時同壹個術語指的是特定的產品，如IBM Office system 6(IBM生產和設計的用於辦公信息處理的計算機系統)或字處理器；有時它用來表示壹個辦公軟件包，如微軟公司的Microsoft Office，或壹個特定的、集成的OA系統，包括財務軟件包、文字處理和電子表格處理程序等。它是壹種可以在特定機器上運行的軟件，不包括硬件設備。
辦公自動化的發展反映了壹種趨勢，即越來越多的辦公業務活動被物化在各種越來越先進的信息處理設備上。因此，OA總是利用最新的技術和辦公設備，為上班族提供現代化的辦公環境，實現辦公事務處理的自動化和智能化，不斷提高辦公效率和管理水平。它總是試圖將現代科學技術的最新科技成果盡快應用到人類辦公和管理的各個領域，以獲得最大的回報。壹般來說，OA系統應滿足以下要求。
個性化需求:每個OA系統都是根據特定用戶或某壹類型的需求開發的，運行在各行各業特殊的辦公環境中。
開放性要求:OA系統選用的操作平臺、軟硬件產品應盡可能符合標準，不受特定廠商和供應商的限制，便於與其他信息處理系統的集成以及系統的擴展和發展。
動態需求:OA系統需要不斷適應變化的辦公環境，因此是壹個復雜的動態系統。雖然辦公活動有其相對固定的壹面，如辦公機構、辦公系統甚至辦公場所，但其辦公活動的內外部環境隨時可能發生變化，這就導致了辦公業務、辦公場所以及人們思想觀念的不確定性，因此需要不斷求助於新的信息處理方法和手段，尤其是軟科學的融合。
那麽，人們如何看待辦公自動化技術在實踐中的應用呢？
與辦公自動化系統直接相關的人員有三類，分別是領導幹部和行政人員、辦公操作人員和專業技術人員。他們對辦公自動化系統的實施有不同的看法。
(1)領導幹部和行政人員
領導幹部和行政人員在組織中的作用是計劃、組織、管理和決策，指導和控制組織的日常業務過程。他們的日常工作是確保任務能夠按計劃部署和實施，並使組織或辦公室不斷適應其管轄範圍內的環境或競爭的需要，或確保按計劃創造的效益。領導幹部和行政人員在OA中面臨兩個問題。壹方面，他們需要考慮如何改變現有的辦公系統，以滿足辦公自動化的需要。他們還需要就什麽樣的辦公業務需要轉型、可能需要多少成本以及可以獲得什麽樣的收益做出決策。開發以計算機為主要設備的辦公自動化系統的主要任務之壹是決定在辦公室使用什麽計算機設備和軟件。包括確定什麽樣的辦公任務應該自動化，這需要在管理和判斷上做出決策。管理者要把自己的角色作為辦公自動化系統工作計劃中的主體部分，明白辦公自動化技術的組成部分之壹是管理科學，並把它放在重要的位置上。在實施辦公自動化系統的過程中，組織和優化辦公流程。辦公流程中各個環節的業務流程分析，比設備和軟件的選型、系統集成、應用軟件的開發要花費更多的時間和精力。在計算機設備和軟件技術越來越成熟的今天，更是如此。現在很多辦公軟件包已經高度商業化，經過系統集成或者適當的選擇組合，就可以在自己的辦公室投入使用，而其中的關鍵工作就是對辦公系統進行分析和改造。分析辦公信息如何在辦公信息處理設備之間更加合理有效地流動，從而減少不必要的中間環節，提高辦公效率。因此，領導幹部或管理人員應積極參與OA系統的需求分析，參與方案的制定，在整個OA系統的實施中發揮主導作用，幫助協調辦公室各級管理人員和技術專家的工作，及時做出正確決策，真正發揮領導者的作用。
另壹方面，辦公自動化系統的使用是對傳統辦公模式的變革，對辦公人員提出了新的要求，包括兩個基本要求，壹是適應思維方式的要求，二是基本技能的要求。因為辦公自動化系統的運行機制對於傳統的辦公機制來說是壹場革命，是壹些工作方法、工作手段和工作方式的變革，其實質是建立壹種新的辦公工作機制。這就要求上班族的思維方式必須適應工作機制轉換的要求。實踐證明，在推廣OA的過程中，很多上班族的思維方式亟待調整。思想認識第壹。如果思想認識不到位，思維方式不改變，就無法開展和完成辦公自動化工作，甚至會起到阻礙辦公自動化工作的作用。經驗表明，對於辦公人員來說，學習和掌握OA系統的新知識是有壹個過程的，但只要他們能夠認識到辦公自動化的必要性和緊迫性，就能充分調動他們的主觀能動性，盡快適應新的辦公環境的新要求。辦公自動化本身就是信息技術和計算機技術的運用，必然要求使用者具備壹定的基礎知識和技能。如果他們不能掌握它，也很難利用好辦公自動化系統來完成日常工作。所以對於上班族來說，首先的問題就是接受新事物，敢於放棄，改變自己習慣的傳統工作方式和思維習慣。
(2)辦公室操作員
辦公人員如何看待辦公自動化系統這個問題沒有單壹答案，情況比較復雜。因為不同組織的OA系統包含了很多不同專業背景的上班族，他們的教育程度、工作經歷、辦公習慣都不壹樣。所以只能做個大概的評價。
辦公室操作人員對OA系統可能有同樣的感受，就是對電腦的恐懼和神秘感。雖然人和計算機的工作距離很近，但不斷發展的新軟件技術也在不斷改善人機界面，讓計算機更容易使用。但是，辦公人員對電腦還是有壹定程度的恐懼和神秘感。這對於長期在辦公室工作的上班族和剛入職的上班族來說也是不壹樣的。前者從傳統的手工工作轉變為通過操作電腦處理辦公事務，需要付出更大的努力來適應工作方式。而剛參加辦公室工作的話務員，壹開始就用電腦處理辦公室事務。它的適應性會更好。隨著工作的熟練，經驗的豐富，以及對計算機工作的感性認識和部分理性認識的逐漸積累，恐懼和神秘感逐漸消失，從而對計算機工作產生更多的信任，最終自然而然地完全信任和依賴計算機來處理各種辦公事務。
辦公室操作人員總是把自己當成OA系統的用戶。壹個團隊的上班族也傾向於認為自己就像是OA系統的集體用戶。從他們的角度來看，這是壹種必然的認識。另壹方面，系統管理者應該把辦公操作人員作為OA系統的壹部分，用這個觀點來指導辦公操作人員。從組織的角度來看，辦公操作人員實現辦公任務，直接參與系統的工作。他們是辦公自動化系統的壹部分，不是系統外的實體。因此，應避免辦公室操作員成為系統的“用戶”。OA系統操作人員要把計算機當成自己工作的延伸，系統按照他們的指令運行。
OA系統的操作人員應具有較高的業務素質，不僅要熟悉本崗位的業務操作規範，還要註意與操作人員在各個辦公環節的相互配合，要有系統的、全局的觀念。此外，還要求操作人員了解自己操作的辦公設備在各個處理環節的處理流程。這些感性或理性的認識會對辦公人員起到積極的指導作用，以便更好、更有效地完成辦公任務。
(三)專業技術人員
專業技術人員根據管理人員提出的目標，確定采用什麽技術方案來達到要求的目標，包括要采用的設備和投資成本之間的權衡和妥協。對於專業技術人員來說，辦公自動化代表了傳統的數據處理應用，進入辦公信息處理領域，是計算機應用於辦公管理的必然趨勢。從技術創新的角度來看，專業技術人員應該明白，以前的數據處理過程發生了很大程度的創新。然而，無論是文字處理、電子表格，還是圖形、圖像處理和語音處理技術都與之前的數據處理技術密切相關。今天的OA應用不同於以前的情況，主要體現在以下幾個方面:
辦公信息處理設備位於辦公室，實際上離辦公人員很近，如終端設備、微型計算機、文字處理器等。軟件技術的發展使人與計算機的關系更加密切，計算機更容易操作和使用。
使用辦公信息處理設備的特點是在線互動和實時響應。即使在使用超級小型機、中型和大型計算機作為主機的情況下，信息處理集中在機房，但輸入/輸出設備(顯示終端、打印機)必須放置在辦公室，辦公室工作人員仍然可以操作這些設備。
辦公自動化的應用包括支持辦公室所需的處理功能。這些應用包括文字處理、表格處理、圖形、圖像處理、語音處理、電子郵件處理和決策支持功能。
需要明確的是，程序員或數據處理專業人員本身並不包含在OA系統中，但他們應該了解辦公室應用的各種辦公事務及相關業務，善於在這些業務流程中恰當地應用計算機信息處理技術，開發出高效辦公信息處理的好軟件。
專業技術人員也要清楚OA系統相關人員(辦公室操作員或秘書)在專業背景和操作技能上的區別。辦公應用軟件的開發應盡可能方便辦公操作人員，即開發良好的用戶界面，加強操作指導，提供方便易用的幫助功能。
1.2現代辦公活動的特點和要素
在人類歷史上，辦公活動的出現要比人類有意識的信息活動晚得多。在國家出現之前，也就是原始社會早期就開始了辦公室活動，那只是辦公室活動的萌芽。當時人類從樹上活動轉向地面活動，主要以狩獵為生，工具簡單，活動場地相對穩定。國家形成後，辦公活動空前增多，無論是戰時還是平時，無論是在軍事、政治、外交、文化、家政都離不開辦公活動。雖然這些辦公活動在制度、習慣、流程上有所不同，但人類社會的各種活動，從國家到基層，都可以用壹些基本流程來描述。因為辦公活動的核心是實現科學管理，通過信息處理來完成，必然形成信息流。比如對於企業來說，對於門店來說，主要環節是采購、銷售、調撥、倉儲，對應的流程是資金流、物流、信息流；行政機關或行政部門的主要環節是事務處理、管理和決策，相應的流程是信息流等。當然，具體單位還可以更具體詳細的分析，這裏不再贅述。
下面簡單介紹辦公自動化系統範圍內與辦公管理相關的壹些術語的含義。
①辦公室。辦公信息系統用於實現辦公。辦公的壹般含義是在相關人員的參與下，對信息進行輸入、處理、分類、存儲、轉發、傳遞和決策的全過程。
②辦公活動。辦公最基本的環節，比如通話、請示、匯報、登錄、接收、發文。
(3)交易。完成壹組相對獨立的辦公活動的程序，如登記、入庫、訂票、取款等。，是常規和常規操作。
(4)程序。辦公活動的有序集合，包括事務，在大範圍內完成某壹階段的辦公任務。
⑤流程。它是壹個更廣泛的辦公環節，側重於技術連接，如信息處理、溝通、管理、監督和評估。
⑥任務。壹個人或幾個人合作完成的工作，是壹個比較完整的辦公室工作過程。
⑦事件。預期或計劃的辦公室工作，如會議安排、宣言、計劃、下訂單、簽署合同、協議等。
(8)商業。它側重於壹個組織在日常運作中應該完成的任務，如銀行貸款、儲蓄所存取款、機票預訂、機票銷售等。
上班族的工作對象是反映人類社會活動的信息。他們從事與管理有關的各種信息處理，不同於只從事科研的體力勞動者和腦力勞動者。