如何做好檔案管理工作？

[摘要]很多人在對檔案管理的認識上存在壹個誤區，認為檔案管理可有可無，對檔案管理的重要性缺乏足夠的認識。事實上，檔案管理對中國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足於我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒檔案管理的優秀研究成果，不斷適應檔案管理的新形勢，指導我國檔案管理工作，逐步培養檔案管理人員的歷史責任感和使命感，從而激發廣大檔案管理人員的工作熱情。本文運用案例分析的方法，對檔案管理的意義和策略進行了深入細致的研究。結果表明，與傳統的檔案管理模式相比，電子檔案管理在檔案管理中的優勢非常明顯。經過認真細致的分析，得出以下結論:只有與時俱進，科學規範的檔案管理才能適應新形勢的需要，開創檔案管理的新局面。科學規範的檔案管理可以不斷提高壹個企業的管理水平，做好檔案的開發利用工作，不僅實現檔案管理的自身價值，也為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。科學規範的檔案管理只有與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理的新局面。很多人在認識上存在壹個誤區，認為檔案管理可有可無，對其重要性認識不足。事實上，檔案管理對中國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。做好檔案管理工作，必須立足於我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒檔案管理的優秀研究成果，不斷適應檔案管理的新形勢，逐步完善檔案管理，培養檔案管理人員的歷史責任感和使命感，進而激發廣大檔案管理人員的積極性。使檔案管理工作走上科學化、規範化、法制化的道路。壹、做好檔案管理工作的意義適應壹個企業健康發展的需要，檔案管理是企業管理的壹部分，是提高企業工作質量和效率的必要條件，是保持歷史真實面貌的重要任務。科學規範的管理檔案是衡量壹個企業業績和管理水平的重要尺度。企業檔案記錄了本企業發展歷史上的突出成就，為研究本企業的經營業績和科學發展提供了第壹手資料，是科學分析、揚長避短、制定發展方向的好教材。檔案管理做得好，壹方面為高層管理者及時了解企業整體經營情況提供準確依據，及時調整經營策略，為經營決策提供支持依據；另壹方面，有利於社會各界準確認定企業經營成果，為企業與相關方的有益合作打下堅實基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理理念，勇於探索和嘗試新的檔案管理方式，全面真實地反映企業的整體發展和經營成果。檔案管理成果與企業管理的有機結合，決定了企業資源配置的定位和方式，決定了企業的業務布局和未來發展，對實現企業的經營戰略和不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作，對於促進經濟社會的全面發展，不斷增強企業在市場經濟中的競爭力具有重要意義。二、檔案管理邊緣化的危險隨著計算機技術的飛速發展，檔案管理的重要性被進壹步削弱。很多人對檔案管理的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理可有可無。此外，壹些企業的檔案管理人員本身對檔案管理的重視程度不高，在檔案管理方面缺乏高度的責任感、良好的職業道德、細致的工作態度和奉獻精神，沒有積累紮實的檔案管理理論知識和科技知識，不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和現實意義。工作中存在失位現象，責任心不強，對檔案管理的重要性宣傳不夠，檔案管理無用論在本部門蔓延到整個企業。不利於形成企業管理層關心和重視檔案管理的氛圍，整個企業的檔案意識進壹步弱化。因此，檔案管理在新舊管理方式更替的歷史進程中遇到了新的障礙，在整個企業發展過程中面臨邊緣化的危險。第三，堅持依法管理檔案是做好檔案管理工作的必由之路。3.1以法律為依據，搞好建章立制是搞好檔案管理的基礎。做好檔案管理工作，必須依法管理檔案，實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，決定了檔案管理方式要不斷改革。只有與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理的新局面。因此，不斷變化的形勢對檔案工作者在業務知識、科學知識、管理操作能力等方面提出了新的更高的要求。檔案事業的發展必須堅持依法治檔之路。檔案管理只有制度化，才能發揮應有的作用。為了加強檔案的管理、收集和整理，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務，《中華人民共和國檔案法》應運而生。經過20多年的發展，它為我國檔案管理的健康發展奠定了堅實的基礎。但新形勢對檔案管理提出了更高的要求，要求各地充分利用地方立法權限，建立壹套具有地方特色的檔案法規，使檔案管理與時俱進，有法可依。在此基礎上，各部門要建立健全檔案管理的規章制度，做到各項制度有人管、各項制度有效。只有這樣，檔案管理才能因地制宜，靈活有效。3.2實現檔案管理與現代技術的有機結合隨著計算機網絡技術的進壹步發展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰。本文認為，只有正視這壹挑戰，實現檔案管理與現代技術的有機結合，檔案管理才能走上良性發展的軌道。檔案管理是壹項專業性很強的工作，要求檔案管理人員不僅要有檔案管理人員應有的服務意識，還要掌握現代化的管理技能。檔案富含指示和信息，成為豐富的信息資源。然而，檔案的整理是繁瑣、重復和勞動密集型的。利用計算機等現代化手段整理檔案，可以事半功倍。在高科技的情況下，檔案管理可以按檔案形成的先後順序打印，既減少了檔案歸檔中人為因素的影響，又充分發揮了計算機的管理優勢，減少了人工操作，提高了工作效率。在檔案管理中，要註意檔案信息的組織和系統化，然後在輸入搜索詞時點擊搜索範圍。檢索到的文件與事件密切相關，準確無誤，不浪費時間。只有這樣，豐富的圖書館資源才能得到充分利用。但現代科技的壹大弊端是，計算機網絡系統的安全系數會隨著時間的推移而降低。為了確保安全，有必要制定嚴格電子文件安全管理制度，完善電子文件流通跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統中建立有效的操作權限管理體系，根據信息安全、人員職責、設備管理等因素合理劃分電子文件管理系統的操作權限，精心設計工作模式和軟件功能。同時結合電子簽名、密碼管理、活體指紋識別等新技術，提高身份識別的準確性。其中，最常用的密碼方式要嚴格管理。建立壹個自動啟動的電子文件操作日誌，用於將來的安全檢查或真實性鑒定。3.3檔案管理的根本目的在於檔案的合理有效利用，這是經濟社會又好又快發展的壹項基礎性工作。對於把握經濟活動的基本規律和未來發展方向具有很強的借鑒意義。全面加強檔案管理的根本目的是充分發揮檔案的作用，為建設小康社會的目標服務。檔案的利用是實現檔案價值的直接手段，檔案的開發利用是檔案管理價值的重要體現，檔案已成為全社會不可或缺的重要信息資源。要加強檔案的開發利用，實現信息資源的共享。加強檔案基礎管理十分必要。檔案工作者不僅要在檔案的收集、整理、鑒定和保管方面下功夫，而且要以檔案的編目、檢索和編研為重點，編制更適合的檢索工具，建立健全檔案及其他參考資料的檢索系統和編研，及時、系統、完整地提供，以滿足檔案利用的需要。在此基礎上，加強檔案保管，隨時為用戶提供急需的檔案。重要和珍貴的文件應提供縮微或復制副本，以取代原始文件使用。同時，加強檔案庫房設施建設，減少外界條件對檔案的破壞。檔案管理在管好檔案的基礎上，還應適應社會需求的變化，尋求更加有效的新的服務方式，以提高檔案利用的質量和水平，變死檔案為活檔案，充分發揮檔案的作用，在創造社會效益的同時促進檔案事業的發展。因此，只有做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步和經濟的又好又快發展提供優質高效的檔案服務。綜上所述，科學規範的檔案管理只能適應新形勢的需要，開創檔案管理的新局面。科學規範的檔案管理可以不斷提高壹個企業的管理水平，做好檔案的開發利用工作，不僅實現檔案管理的自身價值，也為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。展望未來，機遇與挑戰並存，機遇大於挑戰。只要我們抓住機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發揮我國獨特的管理優勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，就壹定能實現檔案管理的規範化、科學化和法制化。