特許經營本質上是壹種合同行為，是當事人從事特許經營活動的民事權利。政府不宜對其實施行政審批管制，但為維護市場秩序，保護當事人合法權益，對其經營活動進行監督管理是必要的。鑒於此，《條例》確立了特許人備案制度，要求從事商業特許經營的特許人依法備案。
要求特許人備案主要有三個作用:壹是便於商務主管部門及時了解和掌握特許人的相關信息，有針對性地對特許經營活動進行規範和監管；二是有助於潛在投資者了解特許人的基本情況，做出適當的投資決策，防止欺詐和虛假宣傳；第三，有利於形成對特許人的社會監督。
商業特許經營企業在備案時應註意以下幾個方面:
1，備案登記的主體範圍
《條例》第三條第二款規定，企業以外的任何單位和個人不得作為特許人從事特許經營活動。從這壹規定可以看出，只有企業才能成為特許經營的主體。根據我國企業登記管理的規定，確認企業身份的唯壹有效證明是工商行政管理部門核發的營業執照。因此，核實企業營業執照的真實性成為備案管理的第壹位。
2.備案登記的企業應符合“壹年兩店”的規定。
《條例》第七條第二款規定:“特許人從事特許經營活動的直營店應當不少於兩家，經營時間應當超過1年”。也就是所謂的“壹年兩店”的要求，主要目的是防止壹些企業利用特許經營進行欺詐。同時，直營店具有壹定的示範作用，便於其他經營者從直營店的經營中直觀地了解特許人的品牌、經營模式和經營情況。
首先，顧名思義，“直營店”應該是指加盟商擁有的店鋪。其中，“所有權”不僅應包括獨資所有權，還應包括控股所有權。此外，考慮到現代經濟生活中企業間的精細分工，即使是同壹集團內的不同企業，也可能有不同的分工——有的企業可能只從事加盟商的業務，有的企業則負責經營門店。因此，如果特許人的關聯企業能夠達到“兩店壹年”的要求，我們認為應視為特許人本身達到了“兩店壹年”的要求。《條例》和《商業特許經營備案管理辦法》均未對“關聯企業”的含義進行界定，但《商業特許經營信息披露管理辦法》第三條做出了相關規定:“本辦法所稱關聯企業是指特許人的母公司、特許人直接或間接擁有全部或大部分股份的子公司以及與特許人直接或間接擁有全部或大部分股份的公司”。我們認為，可以運用這壹定義來判斷特許人是否符合“兩店壹年”的要求，也就是說，如果與特許人有直接或間接控股關系的企業符合“兩店壹年”的要求，則應認定特許人符合要求。
其次，還需要註意的是，直營店的業務應該是與特許經營業務在同壹品牌下經營的同壹業務。比如，如果特許人的直營店從事快餐服務，但其特許經營業務是幹洗，顯然，此時特許人的直營店並不能證明特許人在特許經營業務領域(即快餐服務)已經建立了成熟的運營模式，這就不符合“壹年兩店”的立法意圖。因此，直營店經營的業務必須與加盟業務相同，才能滿足“壹年兩店”的要求。
第三，直營店的品牌也必須和加盟店的品牌相同。假設特許人在A品牌下從事快餐業務，並擁有多家在A品牌下經營的快餐店，但特許人從未從事過B品牌下的快餐業務，那麽，由於證明具體品牌的經營模式和市場前景需要時間，如果特許人有意在B品牌下從事快餐特許經營業務， 加盟商在品牌A下成功經營快餐業務是不夠的，因為加盟商可以在品牌A下成功經營快餐業務，並不意味著他們也可以在品牌B下建立成熟的經營模式 ..所以，從滿足“壹年兩店”的要求來看，直營店應該和加盟業務在同壹個品牌下經營。
四是設區的市級商務主管部門出具的符合《條例》第七條第二款規定的證明文件；直營店位於境外的，特許人應提供該直營店的營業證明(含中文譯本)，並經當地公證處公證和中國駐當地使領館認證。除2007年5月1日前已經從事特許經營活動的特許人外，應當提交特許人與被特許人在中國境內訂立的第壹份特許經營合同。
此外，《條例》第七條第二款規定的經營1年以上，不僅指企業成立並經營1年以上，還包括其擁有的直營店經營1年以上。
3.獲取登錄號
登錄號是特許人通過網絡申請備案的唯壹身份證明。特許人獲得商務部備案系統網站的登錄號後，可以輸入登錄號和密碼，然後進行備案頁面的備案，上傳和修改文件。
通過放入和獲取登錄號，保證了特許人在自己的空間內可以接受社會公眾的監督和備案機關的管理，不確定的安全因素降到最低。
獲得登錄號只是申請備案前的壹個身份審查過程，就像企業在註冊前應當到工商行政管理部門領取登記表壹樣，屬於備案前的準備工作之壹，不屬於《條例》第九條規定的截止日期開始之日。正式申請的備案時間自特許人獲得登錄號後通過網絡提交全部文件資料之日起計算。
根據《民法通則》第四十三條、第六十三條的規定，備案管理機關在備案系統中規定了三種身份確認方式。壹是特許人法定代表人直接辦理；二是特許人委托自然人辦理；第三，特許人委托協會、法律機構等中介組織辦理。根據不同方式，為保證代理人的身份，根據司法實踐中的經驗和有關法律規定，提出了需要以不同方式出示的文件:
壹、特許人法定代表人直接辦理的，必須攜帶:企業法人營業執照原件、法定代表人身份證明原件、特許人姓名、聯系人、聯系人職務、電話、傳真、地址、郵政編碼、電子郵箱。
無法提交營業執照原件的，應持有當地工商(省級以上商務主管部門、連鎖協會)加蓋公章的證明文件原件或其他有效證明文件(如營業執照復印件與原件壹致的公證書)；
二、特許人授權其他自然人的，應先檢查授權是否經過法定授權程序(包括但不限於公證)以確認授權委托書的真實性，然後要求受托人攜帶:特許人營業執照原件、特許人委托的授權委托書原件、法定代表人身份證明原件、受托人身份證明原件、特許人姓名、聯系人、聯系人職務、電話、傳真號碼等。
無法提交營業執照原件的，應持有當地工商(省級以上商務主管部門、連鎖協會)加蓋公章的證明文件原件或其他有效證明文件(如營業執照復印件與原件壹致的公證書)；
第三，特許人授權其他中介機構辦理的，應先審查授權是否經過合法的授權程序(包括但不限於公證)，以確認授權委托書的真實性。然後要求中介機構代理人攜帶:特許人營業執照復印件、特許人對中介機構的授權委托書原件、中介機構核實的企業法人營業執照原件及其法定代表人身份證明、復印件相同的證明文件原件、中介機構資質證書原件及其負責人身份證明原件、 特許人的名稱、聯系人以及聯系人的職務、電話、傳真、地址、郵政編碼和電子郵件地址。
4.業務資源報告
特許經營是指擁有註冊商標、企業標識、專利、專有技術等經營資源的企業以合同的形式將其經營資源許可給其他經營者，被特許人根據合同在統壹的經營模式下開展業務，並向特許人支付特許經營費的經營活動。因此，企業在備案登記時應填寫相關業務資源。
壹是註冊商標、專利、著作權等的受理通知書。不能單獨認定為特許經營資源，而應與符合立法要求的其他資源壹起填寫，並填寫為已受理的註冊商標、專利、著作權。也就是說，只有接受註冊商標、專利、版權等通知的特許經營企業。不符合備案條件，無法通過備案。
第二，對於提交的經著作權機關登記的著作權，如果是企業標識著作權登記，授權內容應為“企業標識”；如果是非企業標識版權(商業手冊)，在填寫授權內容時應選擇“其他”。
第三，在實踐中，很多特許經營企業的業務資源是由其他自然人、企業和其他組織授權或轉讓的。許可的，必須填寫權利人授權或者國家主管機關備案的文件，授權或者備案應當表明被特許企業有權委托第三方。對於其他自然人、企業和其他具有涉外權利的組織，授權委托書應當經當地公證機關公證，並經我國駐當地使領館認證。如果涉及權利轉讓，必須填寫國家機關出具的轉讓批準證書。
第四，特許經營企業的業務資源權利證書或其他證明文件中註明的權利範圍應與特許人的實際業務壹致。比如明顯不符合被特許人經營的餐飲，但被許可人註冊商標的保護類別是服裝。
另外，特許經營企業的經營資源權利證書在其他國家或者地區註冊或者頒發的，按照與該國簽訂的雙邊協議或者* * *加入的國際公約的有關規定執行。
5.提交PDF文件
根據《辦法》第五條第二款，(四)備案文件中的企業法人營業執照復印件或者其他主體資格證明復印件；(五)與特許經營活動相關的商標權、專利權等經營資源的註冊證書復印件；(六)符合《條例》第七條第二款規定的設區的市級商務主管部門出具的證明文件；直營店位於境外的，特許人應提供直營店的營業證明(含中文譯本)，經當地公證處公證，並經我國駐當地使領館認證；(2007年5月1日前已經從事特許經營活動的特許人，不適用前款規定，但應當提交特許人與被特許人在中國境內訂立的第壹份特許經營合同。(七)特許經營合同樣本；(8)特許經營手冊目錄(應註明手冊的各章頁數和總頁數，如在特許經營系統內部網絡上提供，應提供預計印刷頁數)；(九)國家法律法規規定須經批準方可特許經營的產品和服務，應提交有關主管部門的批準文件；(10)對於法定代表人簽字蓋章的特許人承諾書等7項，備案系統要求特許人在備案時提交的電子文件格式統壹定義為“可移植文件格式”(即PDF文件)，系統不接受其他文件格式。所以這就需要特許人把提交的文件通過掃描或者拍照的方式輸入電腦，做成PDF文件。
6.網上申報和申報
特許人必須登錄商業特許經營信息管理系統的企業登錄頁面，在左側“企業登錄”處輸入備案機構出具的用戶名、密碼和驗證碼。密碼區分大小寫。首次登錄後，系統會強制用戶更改密碼。系統會列出取號時輸入的代理人信息供用戶核對，並增加“聯系人手機號碼”這壹項。點擊保存後，系統將自動退出。
退出後，系統會直接跳轉到登錄頁面，直接輸入備案機關頒發的用戶名和上述步驟中設置的新密碼。系統左側會立即提示特許人名稱為備案申請人，即特許人企業名稱，備案機關名稱顯示為商務部或省、自治區、直轄市商務主管部門。此時顯示的備案企業備案狀態壹般為“未提交”(也有已備案和已備案兩種狀態)，備案號會為空，之後可以顯示
用戶可以看到填寫的所有信息，點擊另存為word保存申報表。核實後，他們也可以點擊申報提交申請。同時，申報後，備案企業的備案狀態將變更為已申報。之後，用戶將不再能夠自行修改申請材料的內容。
7.商務主管部門審核、公布、備案後管理
根據《辦法》第十條的規定，備案機關應當在10日內對特許人按照《辦法》第五條的規定提交的文件和資料進行備案，並在商務部網站進行公告。
上述規定的起始時間自備案機關收到特許人申請備案的網上申請材料之日起計算。特許人提交的材料不符合規定要求的，備案機關將要求申請備案的特許人在7日內補充相關材料。需要補充資料的，從申請備案的特許人提交資料之日起重新計算起始時間。
根據《辦法》第十四條，公眾可以通過商務部政府網站查詢以下內容:(1)特許人的企業名稱以及特許經營業務中使用的註冊商標、企業標識、專利、專有技術等經營資源；(二)特許人的備案時間；(三)特許人法定營業場所的地址、聯系方式及其法定代表人的姓名；(4)被特許人在中國的營業地址。(目前只能提供特許人名稱、備案號、法定代表人姓名、備案時間，即使電話咨詢，其他項目不提供。)
特許人完成備案後，由於各種原因，原備案材料在經營期間可能會發生變化。因此，《辦法》第七條規定，備案材料變更後30日內，應當通過網上備案管理系統“備案管理”提交變更或者修改申請。備案機關根據特許人基本信息和企業向備案部門提交的變更申請內容，對變更申請予以批準或駁回，並通過系統發送給申請變更的特許人。
根據《辦法》第十壹條，已完成備案的特許人有下列行為之壹的，備案機關可以撤銷備案，並在商務部網站予以公告:(1)特許人因違法經營被登記主管機關吊銷營業執照的；(二)備案機關收到司法機關因特許人違法經營而提出的撤銷備案的司法建議；(三)特許人隱瞞相關信息或者提供虛假信息，經查證屬實的；(4)特許人自行撤銷。
備案管理機關有權直接取消已通過備案的企業的備案，通過特許人預留的電子郵箱通知備案特許人，並在已取消備案的企業名單中公布。
上述規定旨在建立完全公開透明的商業告知制度，確保為公眾選擇和了解特許人及其項目打開公開渠道。
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