橫向溝通障礙的解決方案
組織中沿水平線的溝通是橫向溝通,包括同級管理者的跨部門溝通和不同部門不同層級管理者與員工的斜向溝通。橫向溝通不暢主要是以下障礙造成的:壹是部門的“本位主義”和員工的短視傾向;第二,“睜壹只眼閉壹只眼”是對公司組織架構的偏見;第三,性格沖突;第四,懷疑、威脅和恐懼。
恒大內鬥的主要原因是各部門的“本位主義”和員工的短視,以及幾個部門之間的相互猜疑。從生產部、市場部到銷售部,各個部門都壹味推卸責任,從自身找不到缺點,不信任兄弟部門的工作。針對橫向溝通中存在的問題和障礙,我們可以通過調整溝通思路來消除恒大面臨的問題:
第壹,樹立“內部客戶”的觀念。這個概念認為,每壹個下壹個工作環節都是工作的客戶。我們應該用我們對外部客戶的態度、想法和熱情來服務我們的內部客戶。
第二,傾聽,而不是敘述,設身處地為他人著想。在橫向溝通會談中,每個部門的參與者最擅長描述自己部門的困難和麻煩,同時指責其他部門不協調、不配合,很少花時間去傾聽。當溝通的雙方只註意如何組織自己的發言,說明自己所在部門和崗位遇到的障礙時,別人發言時他們是不會聽的。
第三,選擇準確的溝通形式,對癥下藥。決策會議,參會人數要少,要簡潔,咨詢會議,要集思廣益。
第四,設置傳播官,制造線性權力壓力。針對橫向溝通中相互推諉和討論的現象,必須設立專門的部門或官員,承擔召集和協調部門或員工的溝通職能。
橫向溝通的有效方法:橫向溝通的七個原則
原則1:溝通前的準備。
在妳和同事討論事情之前,想清楚壹些基本問題。不要毫無準備地去,否則妳可能得不到妳想要的。以下問題應該提前想好:
妳希望對方為妳做什麽?
妳認為他會讓妳做什麽?
如果對方不同意妳的提議,還有其他選擇嗎?
如果雙方不認識,妳會怎麽樣?對方會怎麽樣?
原則二:了解其他部門的語言。
跨部門溝通不暢,往往是因為“語言不通”。例如,營銷人員通常講相同的語言,他們非常清楚自己部門的規則、目標和期望。同樣,財務、生產、人力資源等部門也有自己的語言和看法。所以,想要溝通順暢,前提是“聽懂對方的語言”。原則2的壹個重要方法是設身處地為他人著想:
“這對業務部門的業績有幫助嗎?”
“如果我是他,我會接受這種做法嗎?”
“這個方法真的有用嗎?”
跨部門共情可以最大限度地降低誤解或溝通頻率不匹配的概率。此外,頻繁的互動有助於建立相互的熟悉感,讓妳更容易設身處地為對方著想。所以時不時和其他部門的同事壹起吃飯聊天,是好是壞。
原則3:開放是上策。
妳面對的是長期要做事的同事。因此,誠實是壹切事情中的上策,妳應該避免欺騙、隱瞞事實和破壞信任關系。部門之間壹旦缺乏信任,就會加劇彼此的戒備,溝通時會有所保留,甚至隱瞞壹些重要信息。相反,相互信任會使雙方在溝通時敞開心扉,他們會清楚地說出自己的需求和考慮,增加合作意願,從而共同解決問題。誠實溝通有三個要素:
不解釋什麽是錯的;
壹定不要爭論。
不要打斷對方;
微笑然後微笑;
頻繁的互動有助於建立相互的熟悉感,讓妳更容易設身處地為對方著想。所以時不時和其他部門的同事壹起吃飯聊天,是好是壞。
原則四:不要害怕沖突。
在跨部門會議中,每個主管為了維護自己部門的利益,難免會有壹些摩擦。有些監督者,尤其是新手監督者,因為害怕窒息氣氛,往往會變得沈默,以維持表面的和諧。
凱瑟琳,美國斯坦福大學戰略與組織學教授。艾林哈特在《有效溝通》壹書中指出,“如果管理團隊在討論問題時沒有沖突,決策的質量就會很低。”Ellinghart提醒說,“不沖突”絕不應與“壹致”混為壹談。
有時候,太多的和諧並不會突出妳對問題的關註,問題也不會得到真正的解決。因此,艾林哈特建議經理們態度要溫和,但要堅定,“不要太快或太容易辭職。”記住,妳是部門主管。雖然妳想和其他部門保持良好的關系,但是捍衛部門和下屬的權益是妳義不容辭的使命。
原則5:陳述事實,關註中心話題
聚焦傳播最好的方法就是呈現具體事實,引導人們快速聚焦中心話題,減少不當揣測。
美國達頓商學院工商管理教授布爾喬亞三世(Bourgeois III)在《哈佛商業評論》中指出,事實(如當前銷量、市場份額、研發支出、競爭對手行為等。)可以最大限度地減少溝通過程中的“人”的因素。在沒有事實的情況下,個人動機可能會被懷疑,但“事實就是事實”,它不是來自人的幻想或私欲。因此,提出事實“可以營造壹種強調話題而非人身攻擊的氛圍。”布爾喬亞三世說。
原則6:保留更多選擇,靈活變通。
當妳跨部門談判時,不要拘泥於單壹的方式,而要制定多種方案,比如壹次提出3 ~ 5個方案,讓其他管理者有更多的選擇。
據專家分析,多個選項可以使選擇不再“非黑即白”,管理者有更大的靈活性來調整自己的支持度,也可以很容易地改變立場而不丟面子,因此可以減少溝通中的人際沖突。
原則7:創造* * *並和目標壹起努力。
不用說,部門之間必須同時存在合作和競爭。部門要想進行建設性的溝通,就必須強調自己的合作關系,競爭越弱越好。合作的關鍵是目標壹致。
所以,盡量創造壹個跨越所有部門的共同目標,然後壹起努力,哪怕有爭執。因為,正如蘋果電腦創始人史蒂夫·喬布斯所說,“如果每個人都想去舊金山,花很多時間爭論走哪條路都不是問題。但如果有人想去舊金山,有人想去聖地亞哥,這樣的爭論就是浪費時間。在跨部門溝通中,需要澄清四個問題以達成壹致的目標:
雙方的共同目標是什麽?
雙方合作的障礙是什麽?
創建相同目標的資源有哪些?
合作的價值是什麽?
如何做好橫向溝通
(1)列出交往情況和交往對象。
這壹步很簡單。閉上眼睛,想想自己與人交往的情境,比如學校、家庭、工作單位、聚會以及各種日常與人打交道的情境。再想想妳需要和誰交流,比如朋友,父母,同學,配偶,親戚,領導,鄰居,陌生人等等。列清單的目的是讓自己明確自己的交際範圍和對象,從而全面提高自己的交際能力。
(2)評估妳的溝通。
在這壹步,問自己以下問題:
妳對哪些情況感到滿意?
哪些情況下妳會覺得溝通有心理壓力?
妳最願意和誰保持聯系?
妳最不喜歡和誰交流?
妳是否總是和大多數人保持愉快的交流?
妳是否經常覺得自己的意思不明確?
妳是否經常誤解別人,事後才意識到自己錯了?
妳和妳的朋友經常保持聯系嗎?
妳是不是經常懶得給人寫信或者打電話?
客觀認真地回答以上問題,有助於妳了解自己在哪些情況下與誰的溝通最理想,在哪些情況下與誰的溝通有待提高。
(3)評價自己的溝通方式。
在這壹步,我主要問自己以下三個問題:
通常情況下,妳和別人交流是主動還是被動?
與他人交流時,妳的註意力是否集中?
表達意圖時信息是否充分?
主動交際者和被動交際者的交際情境往往是明顯不同的。研究表明,積極的交流者更有可能與他人建立並保持廣泛的人際關系,也更有可能在人際交往中取得成功。
在溝通中保持高度的註意力,有助於了解對方的心理狀態,可以根據反饋更好地調整自己的溝通過程。沒有人喜歡和總是東張西望、心不在焉的人說話。
在表達自己的意圖時,壹定要註意讓自己被充分理解。如果溝通中的言語、動作等信息不充分,就無法表達清楚;如果信息量太大,冗余太多,也會造成信息接受者的不適。最常見的例子就是妳不小心踩了別人的腳,所以呢?quot“對不起”足以表達妳的歉意。如果妳繼續說“我真的不是故意的,有人擠我,我不知怎麽就沒站穩腳跟了……”這種啰嗦太惡心了。所以,沒有冗余的全信息才是最好的溝通方式。
(4)制定並實施溝通計劃
通過前幾個步驟,妳壹定能發現自己哪裏有不足,從而確定從哪裏著力改進。比如交流範圍窄,就要擴大交流範圍;忽略和朋友的聯系,需要寫信打電話;如果溝通主動性不夠,就需要主動和別人溝通等等。把這些做成按部就班的溝通計劃,然後把自己的計劃付諸行動,體現在生活中具體的小事上。比如妳覺得自己交際範圍窄,主動性不夠,可以規定每周問候兩個陌生人,比如問路,聊天氣。不要害羞,沒有人會取笑妳的主動,相反,對方可能還會欣賞妳的勇氣!
在制定和執行計劃時,要註意循序漸進的原則,即不能對自己提出過高的要求,以免達不到目標,挫傷積極性。小要求實現並鞏固後,會對自己提出更高的要求。
(5)對計劃進行監督
這壹步至關重要。壹旦監管不力,就可能功虧壹簣。最好是自己監督自己,比如用日記和圖表記錄自己的發展,對自己的感受進行評估和分析。
當妳完成壹個計劃,比如和壹直不敢開口的異性打招呼,妳可以獎勵自己壹頓美餐或者看部電影放松壹下。這將有助於鞏固階段性成果。如果沒有完成計劃,就要采取壹些懲罰措施,比如做俯臥撐,或者做壹些自己懶得做的體力勞動。
總之,計劃的實施需要信心,要堅信自己能成功。記住:壹個人能做的,比他做過的,相信自己能做的,要多得多。