小微企業名錄系統由國家工商總局和各省(自治區、直轄市)工商(市場監管)部門共同建設。為確保全國小微企業名錄體系的統壹，總局制定了小微企業名錄建設技術方案和相關標準規範，各地要按照總局的統壹要求開展標準化建設。壹些地方已經建成功能相近的信息平臺的，要按照上述要求逐步規範統壹。系統中屬於國家稅務總局規定的內容和項目，各省要嚴格執行，確保數據格式和界面風格統壹，便於識別和使用。在此基礎上，各省可根據本地實際情況附加其他相關功能和欄目。
小微企業數據庫是壹個動態的、可搜索的數據庫，是小微企業名錄的重要功能。小微企業數據庫包括當年有年報的小微企業和新設立的小微企業。標準和準則如下:對於當年有年報的企業，系統會自動將企業年報中的相關數據與《中小企業分類標準規定》中相關行業的標準(以企業登記的行業代碼所表示的行業為準)進行比對，符合標準的將納入小微企業數據庫；有年報的個體工商戶不做對比直接納入；未提交年報的企業和個體工商戶不納入小微企業庫；註冊資本500萬元以下(含500萬元)的新設立企業納入小微企業庫，新設立的個體工商戶全部納入。小微企業庫要保持動態更新。對於應參與年報的企業，每年7月重新判定並更新壹次。除了集中更新，小微企業庫的數據要按照國家稅務總局的標準每日更新匯總。小微企業庫開放給相關部門和機構在實施扶持政策時參考，但不作為依據。庫內具體企業是否符合政策享受條件，由政策實施部門和事業單位自行確定。