資料員的工作職責是將工程資料整理歸檔，報驗監督，協助甲方向檔案館移交。工程館員包括土建館員、安裝館員、市政館員、園林館員和其他專業館員。建築工程資料員的工作包括土建專業、安裝專業等建築工程質量保證資料的整理，工藝驗收資料的整理，竣工資料的整理，竣工資料交付甲方，協助甲方向檔案館提供資料。
工程資料員應掌握相關專業(如土木工程、園林建築、市政工程)的施工技術，了解施工工藝和方法、工程質量標準和程序，熟悉資料的收發、施工管理程序、施工圖紙、施工過程資料和竣工資料收集等。
負責工程所有圖紙的接收、清點、登記、發放、歸檔和管理:工程圖紙接收登記後，按規定發放到相關單位和人員，接收人簽字確認。負責保存所有工程項目圖紙，每個項目至少保存兩套正式圖紙，其中至少壹套有設計單位圖紙專用章(竣工結算用)。
竣工圖是散裝折疊的，按照資料目錄的順序分類(壹般分為建築、施工、水建、電建、環保建等。)，然後對各專業的平面圖、立面圖、剖面圖、建築詳圖、結構施工圖等圖紙進行分類管理。