教學目的
本章主要講解秘書所從事的各項事務工作，要求學生掌握處理辦公室日常事務、收集處理信息的基本能力，掌握調查研究的基本方法和基本知識，並能熟練地利用現代化辦公設備進行“辦事”。
教學重點與難點
掌握處理辦公室日常事務、收集處理信息的基本能力，掌握調查研究的基本方法和基本知識，
教學內容
第壹節 信息與信息工作
第二節 調查研究工作
第三節 辦公室日常事務
第壹節信息與信息工作
壹、 信息的定義
信息是事物存在方式或運動狀態的直接或間接的反映。
二、信息的基本特征
（壹）客觀性
（二）傳輸性
（三）時效性
（四）***享性
（五）開發性，受歷史與認識能加局限
三、信息分類
按照不同的標準，信息可以劃分為多種類別：
1、 按信息源的性質分
可分為自然信息和社會信息。秘書主要接受社會信息。
2、 按信息的表現形式分
語言信息、文字信息、聲像信息、計算機語言信息和縮微信息。
3、 按信息內容所涉及的社會領域劃分
政治信息、經濟信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息
4、 按信息來源方向分
縱向信息、橫向信息
5、 按信息穩定狀態分
分靜態信息，如資源、統計資料；動態信息，如市場信息
6、 按信息在秘書工作中的作用分
預測信息、動態信息、反饋信息
秘書應獲得多種形態的信息資料：文字、聲像、記憶。
三、信息工作的作用
1、輔助決策的壹項重要工作。
2、信息工作是秘書部門的壹項重要任務
從兩方面理解：壹是從秘書部門的工作性質看是樞紐部門
二是從秘書部門的工作內容看，除輔助領導決策處，辦公辦事和聯系各方面也必須依靠信息。秘書經常性的工作是起草文件和各種材料，這寫作過程實際是收集信息的加工信息的過程。
3、信息工作有利於開創秘書工作新局面。
第二節 信息工作的基本要求和程序
壹、秘書信息工作的基本要求
準確、及時、適用
1、 準確：
要如實地進行反映和描述，決不能迎合個別領導的意圖而將情況任意誇大縮小，人為造成信息失真。
2、 及時
信息的時效性決定了信息的生命力在於流動，它的流動速度越快，在實踐中獲得的價值就高。尤其是經濟信息。
3、適用：
適用，既要有針對性，適合領導利用。提供信息是為領導決策服務，秘書人員就需對在組織中的狀況有所了解。
⑴他們分布在不同的組織類型中——決定所追求的目標各不相同
⑵他們分布在不同的組織規模中——導致具體工作內容與時間的差異
⑶分布在不同的組織層次中——決定了他們工作重點的不同。
⑷分布在不同的組織環境中——使他們奉行不同的管理哲學和管理方式。
這種種差異，決定了決策不僅內涵不同而且層次不同。
因此，秘書人員在收集、傳遞信息時，壹定要有鮮明的目的性，時時處處以是適合不同單位，不同層次的的需要為出發點。但又須看到任何每個時期領導工作都有其中心，都有關註的“熱點”和“難點”。
二、秘書信息工作的程序
包括：收集--整理--傳遞--存儲--利用
1、 信息的收集
根據壹定的目的，通過不同的方式搜集，獲取信息的過程。信息收集是信息工作的第壹步，也是信息整理的基礎。
收集內容：
就某個機關、企業來說，它們收集信息的內容如下：
⑴黨中央、國務院公布的方針、政策、法規性文件。
⑵上級機關或領導部門發布的直接與生產、工作有關的指導、指揮性文件，如指示、決定、批復。
⑶本機關、本企業和所屬各部門的機構、人員、財力、物力、工作、生產等情況，以及生產計劃、指標、統計數據、改革狀況、科技發展、典型經驗、工作總結。
⑷本機關執行政策、推動工作以及本企業產品銷售後的反饋信息，如群眾的反映、意見、建議、要求等。
⑸與本機關、本企業業務有關的外界情況與新信息，如社會動態，思想傾向，城市與農村經濟改革。
⑹與本單位、業務性質相同的其他地區、單位以及國外同行業可供比較的情況材料。
⑺收集與本機關企業業務未來發展有關的科技成果（包括新產品、新工藝、新材料）以及先進的經驗、方法等信息資料。
也可以概括為：企業信息、國際市場信息、客戶信息、貿易信息、國際金融信息
法律信息、交際活動信息、
秘書收集的信息，有以下三方面特點：
⑴要求秘書人員提供的信息資料大多帶有全局性、方向性、綜合性，與社會組織的整體發展情況大局有關。
⑵要為變換著的中心工作與臨時索要等突發性任務做好準備。
⑶收集儲存的信息資料大多具有較長時期的使用價值，如起草文件，常常要翻閱過去相關的文件，以求保持政策的連續性；說明問題或預測未來對常查找過去的資料。
收集方式：
壹、是傳統收集
形式：文件、會議、電話、口頭
渠道： 收集上級來的信息
通過下級機構的口頭匯報和書面材料
同級機構其他系統互相交換材料
通過信訪或報刊
二是開拓式收集
組織健全的信息網絡
方法：（試以今夏飲料市場為例）
（1） 觀察法
優點：A、方法簡單靈活
B、獲得比較客觀的第壹手資料
C適用於對環境、人物、事件實際狀況的了解
缺點：A、不易收集到深層次信息
B、獲得的信息量有限
C、觀察效果受秘書觀察能力的影響
（2） 閱讀法
優點：A、獲取信息方便
B、獲得信息量大、適用性強
C、能全面提供工作需要的參考信息
缺點；A、報刊、雜誌的信息來源多、信息可能失真、有雜質
B、需要篩選、判斷信息的真實性
⑶ 詢問法
優點：A、應用靈活、實用
B、 直接交流、互動溝通
C、能獲得大量有價值的信息
缺點：A、要求秘書具有壹定素質和能力，能很好地運用詢問技巧
B、費用較高、時間較長、規模小
⑷交換法
優點：A、實現彼此間的信息***享
B、獲得信息及時、適用
C、節省信息收集時間
D、 可以臨時交換各自感興趣的專題信息
E、可以根據需要、商定交換的方式、內容長期交換
缺點：
A、信息交換建立在自願、互惠的基礎上
B、要註意信息保密問題
C、交換信息的範圍窄
（5）問卷法
優點：A、避免主觀偏見，減少人為誤差
B、節省時間、人力和經費，效率較高
C、收集的信息客觀、真實
D、收集的信息便於定量處理和分析
缺點；A、問卷的回收難以保證
B、問卷的質量難以保證
C、要求被調查者具有壹定文化水平
（6）網絡法
優點：A、信息時效性很強
B、最新信息補充及時
C、收集信息迅速、廣泛
D、收集不受時間、地域的限制
E、能收集文字圖表信息與聲像
缺點：A、來源復雜、有大量未經核實的信息和信息垃圾
B、需要計算機知識
（7）購置法
優點：A、信息比較集中
B、書店與出版社有訂購業務
C、獲得大量系統化、專業化知識
缺點：A、費用高，花費時間和人力
B、要從大量信息中篩選有價值信息
C、信息要經真實性鑒別後利用。
秘書收集信息的渠道主要有：
A、 大眾傳媒
B、 圖書館
C、 收據庫
D、 貿易交流
E、 信息機構
F、 關系渠道
G、 調查渠道
收集的原則：
A、 價值原則
B、 時效原則
C、 層次原則
D、 針對原則
E、 全面系統原則
2、信息的整理
信息的整理是對收集到的大量原始信息，在數量上加以濃縮，在質量上加以提高，在形式上給予表現，使之便於傳遞，利用和儲存的過程，信息的整理是整個信息工作的核心。它包括分類、篩選、校對
（1） 分類
方法： A、字母分類法
B、地區分類法
C、 主題分類法
D、數字分類法
E、時間分類法
（2） 篩選
①剔除虛假信息，失效信息和無效信息，從中挑選出有價值的信息。
除去，假的，重復的，過時的，表面的，與本單位關系很小或意義不大的信息，從量與質兩方面突出少量的重要信息。
篩選體現了對內容的初步鑒別，其目的是讓領導用最少的時間獲得量的優質信息。
② 挑選出有價值的信息
A、 挑選對工作有指導意義、與業務活動密切相關的信息
B、 挑選帶有傾向性、動態性或突發重要信息
C、 分析需求，結合中心工作或解決特定問題的需要篩選信息
D、 挑選能預見未來發展變化趨勢，為決策提供超前服務的信息
E、 堅持信息數量與質量的統壹
方法:
看來源
看標題
看正文
決定取舍：A、突出主題
B、註意典型性
C、有新意
D、有特點
校對
方法：溯源法、比較法、校對法、邏輯法、調查法、數理統計法
③加工：
信息加工是指將篩選出來的信息進行提煉，使其具有較高質量。
信息加工分為兩個層次：
壹是對現有網絡上的信息和各部門提供的信息進行初步加工，稱為基礎性信息。這類信息只能供接受者了解動態。
二是對各種基礎性信息進行歸納、綜合、分析和調查研究提出有情況;
有分析、有建議、有深度的信息，稱為高層次信息。
——這類信息具有較大的參謀咨詢作用。
信息加工能力，是事務型秘書與開拓性秘書的主要界限。
加工信息須從以下方面著手。
第壹， 充實內容。
就是對零碎膚淺，雜亂而有用的信息，弄清它的性質、範圍、意義和發展趨勢，充實，豐富它的內容，使它成為完整，深刻和系統的信息。編寫
信息需要通過文字傳遞。編寫是用書面形式對信息進行有序化處理，是信息整理的最後步驟，又是信息傳遞的前提，它對提高信息的質量和實用價值起著關鍵性的作用。
類型
動態型信息
建議性信息
經驗型信息
問題型信息
預測型信息
編寫的步驟： A、確定主題
B、分析材料
C、材料組合
第二， 綜合分析。
就是對獲得的信息，從總體上進行系統的歸納、分類、作出定性、定量分析和判斷。通過綜合分析，往往能發現帶來規律性的變化和傾向性的問題，對領導掌握指導工作，預測未來有重要參考價值。
第三， 提出意見。
在綜合分析的基礎上，提出相應的處理意見，供領導參考。
3、信息的傳遞
⑴單通道傳遞。信息從信源發出後沿著單壹通道，傳給信息接受者。
⑵多通道傳遞。即信息從信息源發出後，沿著兩種以上通道傳遞給信息接受者。
註意合理分流。
信息傳遞的方式有：
⑴口頭傳遞
⑵書面傳遞
⑶電訊傳遞
傳遞要求：迅速、準確、保密
4、信息的利用與儲存
（1） 分類——對各種信息按壹定的規則進行分類
（2） 著錄——如實的記載（制分類卡）
（3） 建立儲存檢索系統 歸類存放
（4） 保管——存放與保護
思考與練習
1． 結合信息實例說明信息的特點。
2． 談談如何利用信息輔助決策？
第二節 調查研究工作
壹、秘書作調查研究的重要意義
1、秘書做好調查研究的工作能夠彌補領導精力與知識的不足輔助的其更好地決策和指揮管理。
2、秘書的調查研究可以密切領導和群眾的關系。
3、研究調查是秘書履行的職責的重要途徑。
二、秘書調查研究的內容
1、為領導提供決策依據的調查研究
2、為解決具體問題而進行的調查研究
3、掌握基本情況而進行的經常的調查研究
三、怎樣做好調查研究工作
1、認真做好調查研究工作
a.明確目的，選好對象
b.掌握標準，準備資料
c.確定方案，擬寫提綱
2、常用的調查研究的方法
a.普遍調查
b.典型調查
c.重點調查
d.抽樣調查，
四、調查研究的具體方式
1、開調查令
2、現場調查
3、問卷調查
4、民意調查
5、專家調查
6、統計調查
7、收集資料
8、個別訪問
五、做好調查研究工作應註意的事項
1、實事求是是根本原則。
2、做好充分的準備，選擇科學的調查方法。
3、科學占有調查資料，擺正調查研究的關系。
4、認真寫出調查報告。
六、調查報告的寫作
（壹）調查報告的含義、特點與作用
調查報告是對客觀事物進行調查研究，將所獲得的成果反映出來的書面報告。
（二）調查報告的基本特點是：
1、真實性
2、客觀性
3、科學性
4、敘議結合
（二）調查報告的分類
1、經驗調查
又叫典型調查。它主要報告經濟創造的過程，具體做法及取得成績效果。
這類調查報告與經驗總結頗為近似，但它的要求材料更加具體，重要寫清具體情況或經驗產生的過程，對事實的表達也比總結更細致。此外，經驗總結是自我認識深化的表達，經驗調查則是第三者對經驗的客觀報道。
2、情況調查
是反映某地區、單位、行業或某壹個方面的基本情況，發展狀況。它著重較全面的反映現狀，說明基本面貌及發展趨勢，或剖視存在的問題的癥結，以利於宏觀決策。
寫這類調查報告要註意：
材料要豐富充實，運用較多的數據、實例，來反映基本面額或發展狀況；同時，還要提出建設性意見，針對實際情況提出建議設想。
3、事件調查
這類報告著重反映歷史或現實的重大事件的來龍去脈。重在說明事實的本來面目。
4、問題調查
針對現實中存在的各種問題或矛盾，作出敏銳反應，並提出解決的措施或辦法。
（三）調查報告的寫作環節
調查報告產生的全過程，由三個環節構成，即調查情況，分析研究壹成果反映。
1、深入調查，掌握材料
“廣泛占有，兼收並蓄，保持材料的原始性，客觀性”。正面與反面，歷史與現實，具體的與概括的，各方面材料完善，為得出正確結論提供可靠的依據。
2、分析研究，把握本質
分析研究是保證調查報告正確反映客規規律的關鍵環節。
3、準確反映，合理表達
（四）調查報告的寫作要求
1、材料與觀點的結合
調查報告要讓事實說話，運用適當的材料來說明觀點是它的文體要求。從豐富的事實材料中引出觀點是它的壹個寫作特點。
運用材料壹般有以下幾個類型。
⑴綜合材料
這是原始材料經過整理歸納，對有關情況進行概括的材料。它不是具體的個性材料，而是反映普遍的傾向或題問的材料，具有“面”的廣泛性。
⑵典型材料。
富有個性特征又具有壹定代表性的個別具體的實例。
運用時典型材料必須精心選擇，要從大量材料中選取幾個最能說的觀點而個性鮮明的個例。這樣把概括材料與典型材料結合運用，有面有點，很有說服力。
⑶比對材料
通過縱橫，今昔，正反及對比，用來說明觀點的材料。
⑷數據材料
運用精確的數據，有助於定量分析，進而揭示事物的本質。必須強調，運用數據務求確鑿無誤，堅決反對“拼湊虛擬，官樣數字”的做法。
上述四層材料在調查報告中常互相配合，從多方面反映真實情況，表達觀點。
2、夾敘夾論，敘議結合
思考與練習
1． 調研工作有哪些特點？
2． 調研工作的內容是什麽？