壹、高校文書檔案管理中存在的問題
1、文書檔案立卷質量不高
高校檔案整理的目的就是為了保存學校在各種工作與活動中所形成的有保存價值文件材料中的原始記錄，可以為後人提供借鑒的經驗、查考憑證，也為編寫校誌等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準確、系統地反映出學校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映壹所學校的工作原貌，如嚴重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修誌等工作。
2、檔案材料歸檔措施不到位
近年來，隨著科技進步的加快，高校辦公自動化程度不斷提高。電腦、復印機、掃描儀等科技產品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現代化辦公設備形成的壹些文書檔案資料，則與傳統的檔案立卷方式產生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：壹種是只存於軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進行留底保存，很難達到長久保存的目的；另壹種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利於重要文件檔案的保存。
3、管理工作人員積極性不高
有些高校檔案管理工作人員由於缺乏檔案意識和責任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認為壹件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成後便隨手壹扔，認為沒有保存的必要，認為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關。
三、解決高校文書檔案管理問題的措施
針對高校文書檔案管理工作中存在的問題，筆者談壹下自己對高校文書檔案管理對策的壹些看法。
1、加強高校文書工作與檔案管理工作規範的銜接
文件是檔案的前身，文件質量的好與壞直接影響到檔案的質量，沒有高質量的文件就沒有高質量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規範處理文件的基礎之上的。文書人員要有非常強的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現文書、檔案工作壹體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質量關。比如紙張大小、文體格式要做到規範化、標準化，不能五花八門；嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的壹個重要環節，“文書部門立卷”是《中華人民***和國檔案法》中早有明確的壹項基本制度，它不僅是文書工作的最後環節，也是檔案工作的開始環節，並成為真正意義上的銜接點。因此公文辦理完畢之後，文書部門或業務部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實現高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。
2、做好高校文書檔案現代化歸檔工作，杜絕錯誤傾向
辦公現代化是當今社會發展的必然趨勢。由於計算機和網絡技術在工作中的普遍運用和迅速發展，公文中不可避免地將出現大量的電子文件，這些新型文件要歸檔，就必須借助現代化的管理平臺，建設壹個全新的電子文件管理系統，同時讓這個系統能夠與其他信息管理系統實現信息的優化配置與***享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個信息管理工作中。當現代化的辦公設施與傳統的檔案管理模式發生沖突、出現碰撞的時候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認識，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領域發展，不僅要繼承傳統的優秀做法，而且做到開拓進取，與時俱進。
3、提高高校文書檔案管理人員的專業技能
高校文書檔案管理工作人員要不斷加強學習，充實和提高自己的檔案管理業務和計算機應用能力水平，要積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論。另外，科學技術特別是信息技術的迅猛發展也對文書工作和檔案管理提出了新的更高要求，管理工作人員要充分發揮接受新知識、學習新業務的積極性和主動性，堅持素質教育、終生學習的理念，不斷提高新的學習目標、任務和要求，主動學習信息技術、現代管理等相關專業知識，掌握和提高應用計算機、外語、網絡技術的能力和水平，努力打造成為管理型、技術型和復合型的專業人才。
4、提高文書檔案管理工作人員的積極性
學校首先要重視檔案管理工作，建立健全規章制度，加強檔案整理工作的檢查監督，做好宣傳工作，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作；其次要增強文書檔案管理工作人員的責任感，把好人員變動關、調入關。要培育文書檔案工作人員的工作熱情，提高腳踏實地、實事求是的工作作風和工作態度，把好業務技能關，要及時對從事檔案管理的專兼職人員進行檔案業務培訓。