總經理要召開會議，以下是不同境界的秘書工作：
壹段秘書：發通知。用電子郵件或在黑板上發個會議通知，然後準備相關會議用品，並參加會議。
二段秘書：抓落實。發通知之後，再打壹通電話與參會的人確認，確保每個人被及時通知到。
三段秘書：重檢查。通知到人後，第二天在會前30分鐘提醒與會者參會，確定有沒有變動，對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報給總經理，保證總經理在會前知悉缺席情況，也給總經理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間。
四段秘書：勤準備。做完以上幾步後，還去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，並在會議室門上貼上小條：此會議室明天幾點到幾點有會議。
五段秘書：細準備。同上幾步後，還要T解這個會議的性質是什麽？總裁的議題是什麽？然後給與會者發過去相關資料，供他們參考。
六段秘書：做記錄。在五段秘書基礎上，還在會議過程中詳細做好會議記錄。
七段秘書：發記錄。會後整理好會議記錄(錄音)給總經理，然後請示總經理是否發給參加會議的人員，或者其他人員。
八段秘書：定責任。將會議上確定的各項任務，壹對壹地落實到相關責任人，然後經當事人確認後，形成書面備忘錄，交給總經理與當事人壹人壹份。定期跟蹤各項任務的完成情況，並及時匯報總經理。
九段秘書：做流程。把上述過程做成標準化的“會議”流程，讓任何壹個秘書都可以根據這個流程，把會議服務的結果做到九段，形成不依賴於任何人的會議服務模式！