如右圖所示，成熟的OA辦公系統具有清晰的多層結構、數據庫層、功能層、界面層是分離的，所以在實施的時候可以最大限度的適應企業現有的IT環境，並對每個層次分別做出靈活的調整，而絲毫不會影響OA辦公系統整體的應用。
在項目啟動和項目實施過程中，全方位、多角度的保持通暢的溝通，傾聽客戶需求，達成更多***識，提高協作效率。和客戶達成更多的***識，只會有利於雙方的合作，有利於項目的成功實施。
協同OA辦公軟件在企業中的應用是壹個復雜的系統工程，因為其不僅涉及軟件產品、而且需規範企業各部門的業務流程；不僅涉及軟件應用而且需協調組織；與財務軟件或其它小型應用軟件有本質的區別。企業要想用好OA辦公軟件必須進行系統實施。其在企業中的應用效果不僅取決於軟件產品的質量，更重要的是對實施過程的控制。因為企業管理軟件能否成功應用受諸多環節和諸多因素的影響，事先不進行充分的準備和周密的計劃是不可能成功的。
不怕“出亂子”，避免消極管理，而要積極管理，先放後收，保護和促進基層員工的積極性。（消極管理的邏輯是——某些應用可能會帶來壹些亂子，那麽壹刀切，大家都不要用了；積極管理的邏輯是——某些應用即使可能帶來壹些負面的效果，但是為了信息化發展、為了辦公效率的提高、為了組織整體能力的提升，我們還是要將這些功能用起來，只是多壹些管理而已。負責人的智者會選擇積極管理。）比如論壇、即時溝通、視頻文件等等，從興趣開始推進OA的應用。
隨著協同OA軟件的不斷發展，OA實施顧問的角色逐漸實現了從保姆式實施到導師式實施的轉型。導師式實施顧問是指以客戶為主導，全局把握整個項目的進展，供應商更多的是在技術上協助、培訓和指導，確保知識的傳遞。
在這種方式下，客戶是自己單位業務的專家，由客戶提出基礎管理問題、梳理業務流程方案，甚至是各種基礎數據的采集和調研、需求的深化，各種運行管理制度和項目激勵制度，也往往是客戶結合自己的管理風格自行制定，而實施顧問更多是以教練的角色，給出方法、工具、技術上的培訓、指導、關鍵問題的答疑和輔助。這種類型的實施顧問，可以很好有效的實現知識和能力的傳遞，後續客戶完全可以建立自己調整、變更和管理OA辦公系統的能力，從而使得系統具備了活性，項目驗收後，系統可以持續的深化應用下去，從而延長了項目的生命周期。
當然，導師式的實施管理方案，不只是壹種方法論，對OA辦公系統的易用性、易管理性、易維護性有很高的要求，否則，普通的用戶員工很難在自身能力和時間有限的情況下，快速掌握OA辦公系統的使用和管理，也就無法按時完成項目任務，成為整個項目實施的瓶頸和短板。
為了保證OA協同辦公系統項目實施的成功，導師式實施顧問可以在以下四個方面對項目進行把控：
(1) 選擇恰當的項目人員
應當指導企業根據人員素質、業務能力、項目範圍等方面選拔項目小組成員，並保證有技能的人員全職參與到項目中，確保得到高層管理人員的支持。項目人員必須是對項目大力支持，同時能夠承受壹定工作壓力的員工，否則，內部的溝通協調成本就會抵消壹部分項目的成功概率。
(2) 重視客戶培訓和考核
培訓的內容應涵蓋規章制度、協同管理理念宣傳和協同辦公系統操作指導等，可以采用通俗的文字說明、生動的PPT、直觀的屏幕視頻等培訓教材，並制作培訓記錄和效果反饋文檔以保證培訓的質量，同時采用筆試、上機操作等形式進行考核，並及時將考核結果反饋給項目領導，在培訓通報會上，可以采用提名表揚優秀者，不提名闡述不合格情況的方式，帶動客戶的學習積極性。
(3) 進行質量檢查並及時糾正
建立階段性的客戶工作驗收機制，並定期、不定期地進行跟蹤糾正，保證客戶工作的質量。在制定項目計劃時就應在項目關鍵點處保留幾天的彈性時間，以確保該項工作的順利進行。
(4) 建立獎懲制度
對於OA協同辦公系統，很多企業員工都有不同程度的抵觸心理，壹方面可以通過培訓、宣傳等方式抵消壹部分抵觸情緒，另壹方面可以建立壹套合理的獎懲制度來推進實施。如可以采用分享壹條知識獎勵壹定金額的方式，帶動壹部分人分享知識的積極性，等到整體員工都有這種意願時，即可取消獎勵機制轉而采取懲罰機制，以處罰仍不使用協同辦公系統的員工。
正是由於OA辦公系統實施顧問角色的轉變，才促使了協同管理思想在更多的政府和企業人員中間傳播，這也在很大程度上促進了OA辦公自動化軟件的發展，而協同管理思想的發展同時又促使著實施人員必須要關註這種角色轉變過程中項目把控的重點和難點，這兩方面相輔相成，***同為整合企業資源、提高政務績效和企業效益而發揮自己的作用。
詳情參考
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