第壹節會前準備
壹、會議籌備計劃的內容:
1，確定會議主題和議題。
2.確定會議的名稱。
3.確定會議議程。
4.確定會議的時間和地點。
5、確定會議設備和工具，滿足會議需要。
6、確定會議文件的範圍，並做好打印或復印工作。
7.確定代表的組成。
8.確定會議住宿和餐飲安排。
10，確定會議籌備機構。
二、會議準備計劃的作用:
1，保證會議的精心組織。
2.確保會議服務質量和溝通協調到位。
3.確保領導的意圖得到貫徹。
三。電話會議準備方案的優勢:
1，省時省錢。
2.同意電話服務機構以錄音帶的形式做永久記錄。
3.交流更加直接和簡短。
四。會議機構分工要求:
1.根據會議的規模和類型組織人員。
2、分工明確，責任到人。
3.加強協調，定期溝通。
五、會前準備工作的基本要求:充分、徹底、安全。
六、會議座位安排方法:
1.較大場館的座位安排:大、小廣場、半圓。
2.中小型會議座位安排:方拱、半月形、橢圓形、圓形、矩形、T形。
七、會議準備檢查的主要內容:
1，會議準備是否充分(會期、人員、規模)
2.是否能排除各種幹擾。
3.環境條件和物資準備。
4.文件和材料的準備。
5、會場布置。
6、會議安保工作。
7.其他內容。
八、會議準備檢查結果的形式:
1，書面形式。2.口頭形式。3.協調會的形式。
九。會議文件的類型:
1，項目。2.準備工作。3.會議的內容。4.會議宣傳報道。5.會議管理和服務。6.不同載體的信息資料。7.各種形式的文件和資料(指導、主題、程序、參考、管理、成果、宣傳和交流文件)
X.審閱會議文件的方法:校對、折疊校對和閱讀校對。
XI。會議文件審核程序:自審-初審-聯審-終審。
十二。就會議相關事宜與領導溝通的意義:
1，提高效率2，協調整體3，發揮各自的作用。
十三。與領導溝通會議相關事宜的原則:及時性、及時性、全面性。
十四。與領導溝通會議相關事宜的方式:
1.定期提交報告。
2、由會議負責人定期口頭匯報。
3.領導親自出席。
4.其他方式
十五、會議組織和服務工作的分配應考慮:
1，會員體驗
2.承擔的工作總量
3.總體分布
4、會議成員的興趣愛好
5.合理公平的分配
6.靈活實施
十六、會議應急預案的內容:
1.可能的問題(人員、場地、設備、數據、健康和安全、行為)
2、有問題時負責解決的會議人員)
十七。應急預案的特點:針對性、預防為主、留有余地。
十八、會議應急預案實施的原則:
1.思想上充分重視。
2.人員和物資措施到位。
3.堅持定期檢查。
第二節會議服務
第壹，推動會議進程應遵循的原則:
1.仔細聽，不要插嘴。
2、樹立信心，壹定要對任何突發事件產生積極影響。
3.消除溝通障礙。
4.強調問題
5.運用優秀的人際溝通技巧。
二。會議經費的種類:
1、參會者付費2、參展者付費3、協辦者付費4、廣告、贊助和捐贈5、公司分配6、其他收入項目
3.會議經費使用的主要方面:1、文件費2、郵電費3、會議設備及用品費4、會議場地租賃費5、會議辦公室會員費6、會議宣傳通訊費7、會議住宿補貼費8、會議夥食補貼9、會議交通費10、其他費用。
四、會議經費使用的監督方法:
1，報告和會議
2.授權和自我控制
3.質量
4.損益平衡表
5.比率分析
6.審核時要逐項仔細檢查。
動詞 （verb的縮寫）會議中的緊急情況類型:人員、健康和安全以及行為問題。
不及物動詞會議期間突發事件的處理程序:
1，會議中突發事件及時向領導匯報。
2、啟動會議應急預案的各項措施。
3、動員會議的有關人員及時進行補救和處理。
4、必要時，向公眾* * *應急機構尋求支持。
5.處理緊急事件的善後工作。
第三節會後實施
壹、會議總結的目的:
1，檢查會議目標的實現情況
2、各小組的分工
3、自我總結和集體總結相結合，持續改進。
4、獎懲相關人員，妥善解決遺留問題。
二。會議紀要:會議名稱、時間、地點、規模、參會代表人數、主要議題、參會上級領導、會議主持人、領導報告或講話要點、對會議的基本評價和落實要求、會議決議和今後工作安排。
三。會議紀要要求:
1，以科學的績效評價標準為導向。
2、逐項檢查
3.總結經驗教訓，探索規律。
4.聚焦重點。
5.壹分為二，以激勵為主。
6.總結召開會議的簡單程序和制度。
四。會議總結工作程序:征求意見，準備工作稿，向領導匯報會議結論，總結定稿，打印歸檔，組織全體人員進行總結。
動詞 （verb的縮寫）撰寫新聞文章的註意事項:
1，及時2，準確反映會議精神3發布前必須審核。
不及物動詞影響會議效果的原因:
1，會議的必要性
2.準備工作的質量
3.會議的責任劃分
七。會議評估標準:
1、目標2、會議時間3、參加會議人員的狀態和收獲4、會議服務評價5、實際會議費用、會議成本評價6、再次召開相同會議時，繼續推進撰寫和維護事宜。
八。設計會議評估表需要考慮的因素:
1，表格長度
2、填寫的難度
3.提出的問題
4、調查問卷的方式
5、分析數據的方式
三級秘書——《企業管理》復習提綱
第壹節接待
1，對外接待原則:
不卑不亢，依法辦事，內外有別，尊重個人，女士優先，入鄉隨俗。
2、協議順序5種排列:
1，國家或地區的拉丁字母。
2、客人的具體身份和職務。
3.客人到達的具體時間。
4.客人告知他們來訪的具體時間。
5，沒安排。
3、協議順序確定步驟:
確定方案= = =提前通知= = =按照禮賓順序安排座次、名次、出場順序。
4.安排涉外歡迎儀式的步驟:
確定歡迎人員=準備歡迎物品=見面時註意禮儀=送行前參觀=安排送行儀式。
5、見面和見面的區別。
6.安排涉外會議和會談的工作程序:
約定=告知對方相關事宜=準備(背景資料、會場布置、人員安排)=會面=結束。
7、對外宴請的原則
8.西餐禮儀:正餐前的準備，西餐的座次安排，進出餐桌的禮儀，正餐時餐具的使用和禮儀，西餐的飲酒禮儀。
9.接待禮儀:邀請接待、自助晚餐禮儀、接待禮儀。
10.送禮要求:各國禁忌，送禮禮儀(送禮和收禮)。
11.挑選禮物的註意事項:
與收件人的關系
闡明送禮的原因
了解收件人的特征
經濟約束
第二節辦公環境管理
1，辦公環境的類型:
在家工作，遠程辦公，虛擬辦公室，臨時辦公桌，彈性工作時間，兼職，合同工，交叉工作，項目團隊。
2.不同辦公模式的類型、管理方法和特點(見教科書圖表)
3.導致辦公方式改變的原因:成本、交通問題、科技發展、人力資源的靈活運用、企業間的競爭、企業組織結構的變化、社會環境的寬松。
4.辦公室布局的類型:
開放:容易溝通，便於交流；缺點:房間容易產生噪音，比如聲音，打電話等等，影響他人。
封閉式:便於保證工作的保密性。
5.合理的辦公室布局的作用:形成高效的工作流程，有利於員工的工作分配和工作的順利完成。
7.設計辦公室結構和布局需要考慮的因素:人數、面積、組織結構和辦公場所的分類、組織運作的性質或內容、部門之間的工作聯系、辦公室的間隔方式、走廊、樓梯和通道的布置、設計的靈活性。
第三節辦公室日常事務管理
1，改善辦公室日常事務工作流程的基本思路:
重新排列= = =修改= = =替換= = =合並= = =簡化
2、工作流程的基本步驟:
定義= = =評估= =分析= =改進= =實施
3.緊急情況的類型:火災、受傷、疾病、炸彈威脅或恐慌。
4、處理突發事件的原則:
1，快速反應，控制事態發展；
2、以人為本，保護公眾利益；
3.公開透明，真誠面對公眾；
4，重塑形象，處死後再生。
1.當事故發生時，秘書應填寫事故記錄表；如果有人在事故中受傷，每個參與者都應填寫壹份工傷報告表，其中的主要信息應包括:填寫表格的人、事故參與者、事故證人、填寫表格的人的簽名和日期。註意不要有傷情鑒定師。
5.事故記錄表:記錄事故發生的時間、地點、名稱、事故或疾病詳細情況，便於日後總結教訓、判斷責任。
內容:時間、地點、人員、見證人、過程、填寫人簽名。
工傷報告表記錄了受傷人員的基本信息、事故發生的時間和地點、受傷的詳細情況、采取的行動和急救處理情況。
6、突發事件預防措施:
以書面形式確定緊急處理程序。
進行培訓
張貼相關應急程序
實施應急模擬演練。
明確界定各級管理人員的任務和職責。
確保配備相關設備資源，並定期檢查更新。
應對措施:
準備清晰的書面緊急處理程序。
培訓所有人員。
清楚地展示相關的應急程序。
進行應急模擬演練，以測試編寫的程序。
明確員工的職責
確保工作場所中有經過緊急處理培訓的人員。
確保配備相關設備，並定期檢查和更新。
7.處理緊急事件的工作流程:
及早發現，立即報告，保護現場= = =查明問題原因= = =成立臨時指揮中心= = =控制源頭，止於問題根源= = = =召開新聞發布會。
8.秘書監督的特點:復雜性、原則性、時限性和權威性。
9、檢驗工作應堅持的原則:
實事求是、主動作為、分級實施、及時有效、監督與副手相結合。
10，監督方式:書面、電話、專題、會議、調研。
11.上級交辦事項督辦程序:交辦= =立項= =登記= =移交= =承辦= =督促= =檢查= =完成報告= =審核= =歸檔= =備案。
12、調查、催促技巧:與信息工作相結合，與調查研究工作相結合，堅持歸口辦理，分級負責，堅持反饋制度。
13.監理工作註意事項:實事求是，授權監理，要求時限，辦實事，謙虛謹慎。
14、工作計劃的種類、制定方法、內容、要求和註意事項
15，制定工作計劃的工作程序:
衡量機會= =確定目標= =確定計劃工作的前提條件= =擬定可行方案= =評估備選方案= =選擇方案= =擬定子方案= =準備預算。
16，承諾期的內容、體系和意義。
17.辦公室工作評價的意義:提高工作效率，明確組織架構，促進員工承擔責任，有助於控制和監督。
18、辦公室工作目標管理流程:
建立完整的目標體系= =設定目標= =組織實施= = =檢查評估。
19，辦公室工作考評:量化目標考評，質量目標考評。
第四節辦公用品管理
1.獲得設備使用權的方式:購買和租賃。
2.政府采購的主體:采購代理機構和供應商。
主要方式:公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單壹來源。
3、辦公用品和設備采購程序:
申請采購= =審批，保障資金= =邀請招標，選擇供應商= =簽訂供貨合同= =入庫= =支付貨款。
4.制定采購預算計劃的原則:真實性、重點性、目標相關性和經濟合理性。
5.編制采購預算的壹般程序:確定預算的核算基數= =進行市場調研= =確定采購產品的類型和型號價格= = =編制預算方案= = =征求意見，完善方案。
6.預算方法:傳統預算方法和零基預算方法。
舉例:作為秘書，妳如何控制和監督辦公用品？
答:首先，為了控制庫存，我們必須確定庫存卡片，即確定最高庫存、最低庫存和再訂購數量。
二、加強辦公設備和耗材的庫存管理和監督，要求采購卡、出貨卡、庫存卡三證壹致。購物卡記錄所有收到的信息；發貨卡是壹張申請領料單，記錄發放物品的數量；庫存卡片是每次物品的庫存余額，代表物品在庫存中的實際數量。
第三:最後，①查看庫存物品的申請單和庫存卡，了解各部門和個人對物品的使用情況；②定期查看庫存記錄卡，了解庫存項目的項目、最高和最低庫存數量以及再訂購數量；③核對實際庫存，將庫存中實際存放的物品余額與卡片上的余額進行對比，看是否有出入，目的是防止浪費和被盜。
第五節信息管理
1.信息發展的特征:多樣性
2.信息開發的類型:
信息發展:簡報
二級信息開發:索引、編目和摘要
信息發展的三次飛躍:時事通訊和調查報告
4.信息匯編的類型:動態、建議、經驗、問題和預測。
5.信息開發的工作程序:
確定主題=分析信息材料=選擇信息開發方法(收集法、歸納法、深度法、連橫法、集中法、轉化法、圖標法。
)=選擇信息開發形式=信息產品形式
6.信息利用的特點:周期性、規律性、廣泛性和有效性。
7.信息利用的工作程序:
熟悉信息內容=確定利用需求=確定信息利用方式服務=獲取信息=提供信息。
8.信息反饋的特點是針對性、及時性和連續性。
9、信息反饋的形式:
正反饋和負反饋；
垂直反饋和水平反饋信息；
反饋前和反饋後
10，信息反饋工作程序:
明確目標= =選擇信息反饋的方法= =獲取反饋信息= =處理和分析反饋信息= =傳遞反饋信息= =使用反饋信息。
11，信息反饋的主要功能是
1.檢查和調整信息傳輸的基本依據
2.決策的重要依據
3.提高信息質量的可靠保證
三級秘書——撰寫和處理公文的復習提綱
第壹節需要編寫的文件
通告是壹種官方文件，宣布社會所有相關方應遵守或知曉的事項。也是各級機關、企事業單位、社會團體常用的資料性公文。
限制性通知
通知通知
標題+正文+簽名+撰寫日期
公告和通告的區別:
1.範圍不同，公告大於公告；
2.公告事項不同，公告比通知更重要；
3.發布者不同的，由國家行政機關或者權力機關發布公告。
通報是表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況的文件。
表彰通報
批評通報
傳達通知
標題+發送機構+正文(+附件)+簽名+撰寫日期。
通知和通知的區別:
1.通報是獎勵和警示文件，通報沒有意圖；
2.屬於同壹個公文，通知重在傳達精神，通報重在議題；
3.通知壹般不是強制性的，通知是。
決策是壹種命令式寫作。它是對重要事項或重大行動作出安排，獎勵有關單位和人員，改變或取消下級機關作出的不適當決定的正式文件。
指揮決策
知情決定
標題+發送機構+正文(+附件)+簽名+撰寫日期。
1.不要只用“語言(決定)”作為標題。
2.謹慎使用“決策”
請示批復函是不同下級機關之間對審批事項的(並列)公文請示和批復。
回信
標題+主送機關+正文+簽名+撰寫日期
1，選語言準確。請示和答復用於下級機關。請示是寫給上級的，批復是寫給下級的。
2、把握語言的分寸
交易文件
計劃是各級機關、企事業單位、社會團體和個人為未來壹定時期的活動制定目標、內容、步驟、措施和完成期限的壹種事務性文件。
按內容劃分
按範圍劃分
按照時間（計算、查找等）
按性質和功能可分為文章格式和表格格式。
基於文章的計劃結構:標題+正文+結尾
1，政策先行，為指導思想
2.從本部門的實際出發。
3.語言簡潔明了
總結是所有企業、組織和個人通過對過去階段工作的回顧、分析和研究，找出經驗教訓，得出規律性認識，用以指導今後工作的事務性文件。
綜合摘要
主題摘要
(其他分類省略)
標題+正文+結尾
1，正確的指導思想
2.堅持實事求是
3.總結有規律的東西。
4.區分輕重緩急，突出重點
5.語言簡潔準確
工作報告
特點:個性、真實、流行
標題+標題+正文+簽名+撰寫日期
實事求是，突出特色，語言簡練。
演講稿是演講者在公開場合為表達自己的觀點或闡明某些事情而事先寫好的文稿。
按場合劃分
根據說話人的身份
根據演講的目的
根據演講內容進行劃分
開頭+正文+結尾
1，口齒清晰，吐字準確，註意抑揚頓挫。
2.內容有針對性
3.觀點清晰，主題明確。
4.語言要通俗生動。
商務文件市場調研報告是對市場調研獲得的信息進行整理，得出結論，提出合理的行動建議後撰寫的書面報告。
根據調查的範圍和方法，有綜合調查報告和專題調查報告；
按目的、作用、內容，有情境、事件、經歷、調查報告。
標題+前言+正文+結尾
1.深入調查，充分掌握材料
實事求是
招標文件又稱招標規範，是招標人利用投標人之間的競爭優勢，對投標人進行優選的資料性文件，是為了招募承包商或合作者而對招標的有關事項和要求作出的解釋和說明。
簡單分類。
特點:清晰性、競爭性、具體性、規範性。
標題+正文+結尾
1.做好調查研究，掌握市場信息，進行測算，科學合理地評估資金；
2.語言簡潔，文字準確，要求文字、數據、圖表準確。
投標書又稱“投標函”，是招標人為了中標，根據招標人的要求訂立合同的具體建議，是提供給招標人的備選方案文本。
特點:針對性、現實性、契約性。
標題+正文+結尾
1.明確招標要求，實事求是，不弄虛作假，語言簡潔，語氣謙和。
第二節收發文件的處理
壹.文件審查
概念:對文件草案從內容到形式的全面檢查和修改。
審計要求:對發現的問題逐壹糾正；壹般問題直接修改；重大變更，具體協商。
審計工作程序:
1，定義審計範圍
2、確定是否需要書寫。
3.查看文檔的內容
4、檢查文字表達
5、檢查文件樣式
6.檢查文件是否得到適當和完整的處理。
第二，擬議的文件
理念:對文件的處理提出初步意見，供領導審閱時參考。
對擬議文件的要求:
1，熟悉政策法規
2、熟悉職責範圍和業務情況。
3、熟悉程序和規定。
4、提出的意見應符合規定和實際。
5.提出的意見應當準確、及時、簡潔。
提議的工作程序:
1，明確擬辦範圍
2.閱讀文件的內容
3、提出建議意見
三。單據的承諾
概念:是根據文件要求或領導指示，結合工作實際情況，對文件進行詳細處理的工作。
意義:是公文處理的關鍵環節，是解決具體問題的階段，是檢驗工作質量和效率的重要標誌之壹。
承諾要求:
1，認真理解提出和認可的意見。
2.文件的承接應優先考慮。
3.溝通的內容涉及之前的回執，需要查找或閱讀相關文件作為承接回復的參考。
4、已進行和處理的文件，以及明確的清理和說明。
5.已完成和待處理的文件應分開保存。
承擔工作的程序:
1，了解文檔內容
2、研究批辦的意見
3.做出具體處理。
第四，文件提醒
理念:就是監督檢查文件的辦理情況，讓承辦單位按照文件的時限及時辦理。
提醒的要求:
1.提醒過程中發現問題及時匯報。
2.填寫提醒記錄表。
提醒的工作程序:
1，確定提醒範圍
2、確定催辦方式(電話、發函、走訪、邀請承包商匯報)
3、提醒
第三節文件管理
壹.檔案的利用
概念:是開發並直接提供文件以滿足用戶需求的工作。分為提供檔案利用和利用檔案兩個概念。
要求:
依法開展，及時主動開展，不斷改進服務方法和手段，掌握本單位近期重點工作和重大活動。
文件利用的工作程序:
1，熟悉存儲
2.分析利用率需求。
3、選擇使用文件的方式
4.獲取文件
5.提供文件
第二，檔案參考資料的編纂
概念:是檔案部門或人員根據壹定的主題和保存的檔案，綜合整理出的供人們參考的檔案材料的加工品。
編制要求:真實、準確、典型、實用、保密。
編寫工作程序:
1，確定編檔參考資料類型(大事記、組織沿革、統計資料收集、會議介紹、科技成果介紹、企業年鑒、企業歷史)。
2.收集檔案材料
3、要寫
第三，電子文件的管理
概念:電子檔案是在計算機中形成的具有參考價值的社會活動原始記錄。
特點:非手工識字
對電子技術和設備的依賴
信息與載體的可分性
信息的* * *享受
各種信息載體的整合。
分類:
根據電子檔案的現有形式
根據電子文件的功能
電子文件產生的環境
根據電子文件的屬性，電子文件按照產生的方式分為不同的類型。
管理要求:真實性、完整性和可讀性
工作程序:
1，電子文件的收集和積累
2.電子文件的歸檔
3、電子文件的保管
4.昨天使用的電子文件