公文，全稱公務文書，是指行政機關、社會團體和企事業單位在行政管理活動或處理公務活動中產生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規範的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體。 什麽是公文？自古以來定義甚多，眾說紛紜，見仁見智。取其***識，公文乃公務活動的產物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。換言之，公文是各級各類國家機構、社會團體和企事業單位在處理公務活動中有著特定的效能和廣泛的用途的文書，它能夠超越時空的限制，為國家管理提供所需的信息。公文處理是圍繞公文形成並產生效力的整體過程，它涉及了國家機關和社會組織的各級各類人員。認識公文的特點、內涵是寫好公文的先決條件。 廣義公文的指稱範圍包括機關、團體、企事業單位的各種文件、電報、報表、會議文件、調查資料、記錄、登記表冊等。 狹義公文的指稱範圍包括通用公文和專用公文。
特點
第壹、公文的制作者是依法成立的組織。 第二、公文具有特定效力，用於處理公務；公文具有行政機關賦予的特定的效能和影響力。 第三、公文具有規範的結構和格式，各種類型的公文都有明確規定的格式，而不是像私人文件那樣主要靠各種“約定俗成”的格式。 公文區別於其它文章的主要特點是公文是具有法定效力與規範格式的文件。 公文，也稱公務文件，是在社會活動中直接形成和使用的具有規範體式和法定效用的信息記錄，其區別於圖書、情報、資料等事物的個性點主要有：①由法定作者制發；②具有法定的現實執行效用；③具有規範的體式；④履行法定的程序。
作用
第壹、領導和指導作用。 第二、行為和規範作用。 第三、宣傳和教育作用。 第四、聯系和知照作用。 第五、依據和憑證作用。
秘密等級
按秘密等級劃分，公文可分為絕密公文（絕密件）、機密公文（機密件）、秘密公文（秘密件）、內部公文（內部件）、國內公文（國內件）、公開公文（公開件）。 絕密件，指內容涉及最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害的公文。 機密件，指內容涉及重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的公文。 秘密件，指內容涉及壹般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害的公文。 內部件，指內容不涉及國家秘密，但不宜對社會公開，只限在機關單位內部運轉的公文。 國內件，指內容不涉及國家秘密，但不對國外公布只在國內公開發布的公文。 公開件，指內容不涉及國家秘密，可直接對國內外公開發布的公文。
種類
2001年實行的《國家行政機關公文處理辦法》對“公文”種類是這樣規定的： 第九條 行政機關的公文種類主要有：
（壹）命令（令） 適用於依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。
（二）決定 適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
（三）公告 適用於向國內外宣布重要事項或者法定事項。
（四）通告 適用於公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。
（五）通知 適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。
（六）通報 適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。
（七）議案 適用於各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。
（八）報告 適用於向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。
（九）請示 適用於向上級機關請求指示、批準。
（十）批復 適用於答復下級機關的請示事項。
（十壹）意見 適用於對重要問題提出見解和處理辦法。
（十二）函 適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。
（十三）會議紀要 適用於記載、傳達會議情況和議定事項。
國家行政機關公文格式
本標準根據國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理辦法》的有關規定對 GB/T 9704－1988進行修訂。本標準相對GB/T 9704－1988作如下修訂：
（1）將原標準名稱《國家機關公文格式》改為《國家行政機關公文格式》；
（2）刪去原標準中的引言部分；
（3）刪去原標準中與公文格式規定無關的壹些敘述性解釋；
（4）對公文用紙的幅面尺寸作了較大調整，將國際標準A4型紙作為用紙紙型；刪去國內16開型紙張的相應說明；
（5）對公文用紙的頁邊尺寸作了較大的調整；
（6）不設各標識域，而按公文眉首、主體和版記三部分各要素的順序依次進行說明；
（7）增加了公文用紙的主要技術指標；
（8）增加了印刷和裝訂要求；
（9）增加了每頁正文行數和每行字數以及各種要素標識的字體和字號；
（10）增加了主要公文式樣。
本標準中所用公文用語與《國家行政機關公文處理辦法》中的用語壹致。
本標準為第壹次修訂。
本標準由國務院辦公廳提出。
本標準起草單位：中國標準研究中心、國務院辦公廳秘書局。
1 範圍
本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標識規則。
本標準適用於國家各級行政機關制發的公文。其他機關公文可參照執行。
使用少數民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。
2 引用標準
下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。本標準出版時，所示版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。
GB 148－1977 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸
3 定義 本標準采用下列定義。
3.1 字 Word
標識公文中橫向距離的長度單位。壹個字指壹個漢字所占空間。
3.2 行 line
標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為壹基準行。
4 公文用紙主要技術指標
公文用紙壹般使用紙張定量為60g/m2~80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85％~90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值為7.5~9.5。
5 公文用紙幅面及版面尺寸
5.1 公文用紙幅面尺寸
公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB/T 148。
5.2 公文頁邊與版心尺寸
公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm
公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm
版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）
6 公文中圖文的顏色 未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。
7 排版規格與印制裝訂要求
7.1 排版規格 正文用3號仿宋字，壹般每面排22行，每行排28個字。
7.2 制版要求 版面幹凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。
7.3 印刷要求 雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色沒墨應達到色譜所標Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。
7.4 裝訂要求 公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm~5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；後背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。
8 公文中各要素標識規則 本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置於公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。
8.1 眉首
8.1.1 公文份數序號
公文份數序號是將同壹文稿印制若幹份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。
8.1.2 秘密等級和保密期限
如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。
8.1.3 緊急程度
如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1行；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
8.1.4 發文機關標識
由發文機關全稱或規範化簡稱後面加“文件”組成；對壹些特定的公文可只標識發文機關全稱或規範化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。
發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等於或大於22mm×15mm。
聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文著頁顯示正文。
8.1.5 發文字號 發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔 〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。
發文字號之下4mm處印壹條與版心等寬的紅色反線。
8.1.6 簽發人 上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全角冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。
如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後壹個簽發人姓名處在同壹行並使紅色反線與之的距離為4mm。
8.2 主體
8.2.1 公文標題 紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分壹行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
8.2.2 主送機關 標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後壹個主送機關名稱後標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。
8.2.3 公文正文 主送機關名稱下壹行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。
8.2.4 附件 公文如有附件，在正文下壹行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，後標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱後不加標點符號。附件應與公文正文壹起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前後標識應壹致。如附件與公文正文不能壹起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文序號並在其後標識附件（或帶序號）。
8.2.5 成文時間 用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“○”；成文時間的標識位置見8.2.6。
8.2.6 公文生效標識
8.2.6.1 單壹發文印章 單壹機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm~4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。 當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上； 當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。
8.2.6.2 聯合行文印章 當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。 當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最後壹排如余壹個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最後壹排印章之下右空2字標識成文時間。
8.2.6.3 特殊情況說明 當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處壹面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。
8.2.7 附註 公文如有附註，用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括號標識在成文時間下壹行。
8.3 版記
8.3.1 主題詞
“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，後標全角冒號詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。
8.3.2 抄送 公文如有抄送，在主題詞下壹行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全角冒號；回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後壹個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。
8.3.3 印發機關和印發時間 位於抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。
8.3.4 版記中的反線 版記中各要素之下均加壹條反線，寬度同版心。
8.3.5 版記的位置 版記應置於公文最的壹頁，版記的最後壹個要素置於最後壹行。
9 頁碼 用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下壹行，數碼左右各放壹條4號壹字線，壹字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以後的頁不標識頁碼。
10 公文中表格 公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置於表的左下角，雙頁碼置於表的左上角，單頁碼表頭在訂口壹邊，雙頁碼表頭在切口壹邊。 公文如需附A3紙型表格，且當最後壹頁為A3紙型表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）就為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最後壹頁（封四）上。
11 公文的特定格式
11.1 信函式格式 發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發文機關酌定；發文機關全稱下4mm處為壹條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為壹條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法從本標準相應要素說明。
11.2 命令格式 命令標識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識標識令號；令號下空2行標識正文；正文下壹行右空4字標識簽發人簽名章，簽名章左空2字標識簽發人職務；聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。在簽發人簽名章下壹行右空2字標識成文時間。分送機關標識方法同抄送機關。其他要素從本標準相關要素說明。
11.3 會議紀要格式 會議紀要標識由“×××××會議紀要”組成。其標識位置同8.1.4，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準相關要素說明。
行文規則
為了確保公文迅速而準確地傳遞，避免行文紊亂，《辦法》第13條、第14條指出：“行文應當確有必要，註重效用。行文關系根據隸屬關系和職權範圍確定。”具體的行文規則有： (1)下行文規則 ①政府各部門依據部門職權可以互相行文和向下壹級政府的相關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，壹般不得向下壹級政府正式行文。 ②部門之間對有關問題未經協商壹致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。 ③上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另壹上級機關。 ④向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。 (2)上行文規則 ①“請示”應當壹文壹事；壹般只寫壹個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。 ②“報告”不得夾帶請示事項。 ③壹般不得越級請示和報告。 ④除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。 ⑤受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。 (3)聯合行文規則 ①同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下壹級政府可以聯合行文； ②政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文； ③政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文； ④政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。 (4)其他行文規則 ①屬於部門職權範圍的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應明確主辦部門。須經政府審批的事項，經政府同意也可以部門行文，文中應註明經政府同意。 ②屬於主管部門職權範圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。