統壹計劃,分頭行動,統壹指揮
區域統籌性的固資盤點因為涉及到多點多地同時進行盤點,其特點是,範圍大、顆粒度小、時間要求嚴格、總部統壹管控,分散執行。因此在傳統模式下,沒有信息化處理盤點任務的手段,工作會非常耗時耗力。
行政行家固資管理模型提出的“統壹計劃,分頭行動”的管理策略很好地解決了這壹難題。
第壹:統壹計劃
行政行家要求管理者首先制定詳細的盤點計劃,規定好需要盤點的地區範圍、資產範圍、責任人等,然後再由系統在指定時刻統壹觸發不同層級、不同範圍的盤點工單,並自動下發。
第二:分頭行動
此時,多位接到工單的負責人會收到由其負責的、在此次計劃之內的盤點任務。隨後配合基於空間的快速固資盤點,即可迅速完成盤點任務。
第三:統壹指揮
總部實時監督查看工單執行情況、固資盤點進度、盤點結果。隨時發起多輪復查、抽查等操作。隨時導出盤點報告。提高效率的同時,極大提高了準確性,降低了管理難度。
使用超高頻技術,輕松急速盤點
資產盤點作為固資管理的重點工作,壹直以來都是固資管理者工作的難題所在。尤其資產數量大,分布廣的情況下,總部統壹規劃和推動的統籌盤點工作,更是需要耗費大量的人力物力。對於仍然停留在以傳統固資管理系統為工具的階段的企業來說,盤點仍然需要大量依靠人力,成本之高可見壹斑。
行政行家超高頻急速盤點技術,使用超高頻標簽標記固定資產,在固資盤點時使用智能掃描終端進行“散步式”盤點。配合先進智能的終端App,自動完成核對確認等重復性工作,可快速完成大範圍的統籌盤點。能夠極大提升盤點效率,降低人力、物力成本,是解決固資盤點難題的絕佳方案。
同時,超高頻固資管理技術依靠其快速盤點能力,可以進行小範圍頻繁盤點,結合以空間為管理單元的固資管理模式,以計劃性的快速小範圍盤點,監測資產的異常變動,即可實現對固定資產的,經濟實用的精細化管理。
自助盤點——讓信息多跑路,人員少跑腿
對於分布範圍廣,各點所分布的固定資產數量又較少的情況。如果使用傳統的固定資產盤點手段的“查看,登記”的策略,對盤點人員來說,是非常大的工作量。
行政行家提供的固定資產自助盤點功能,讓資產使用者在盤點任務剛剛開始,即可接到自助盤點任務的通知。通過登錄小程序,掃碼,拍照,壹鍵上傳,即可完成名下資產的盤點,且盤點結果真實可靠,讓盤點工作的執行難度大大降低。真正實現了“信息多跑路,人員少跑腿”。
化解賬實不符,解決後顧之憂
傳統的固定資產概念來源於財務管理,固定資產的判定通常按照采購價格來判定:超過2000元即可劃定為固定資產,不足兩千者作為辦公家具或易耗品管理。
但實際的固資管理工作中,我們通常把能夠長期反復使用的物品都作為固定資產來管理。比如辦公家具,通常單價較低,但能夠長期反復使用,應作為固定資產納入管理。
這就導致了可能出現的賬實不符問題。因為以上的管理策略所產生的記錄,與財務系統的記賬並非壹對壹關系,因此單個低值固定資產的報損、報廢等信息,通常難以反饋到財務系統中。而這就為將來的審計工作買下隱患。
行政行家為了解決這壹難題,引入了“財務資產”的概念,在財務資產與實物資產之間建立強連接,能夠在固定資產的全生命周期管理過程中始終維持賬實互通。
例如:財務記賬中將200把椅子作為壹條記錄登記;這條記錄將作為“財務資產”被同步到行政行家固資管理系統中;管理人員可以在這條“財務資產”下,添加200條椅子的實物固定資產記錄。
財務記賬與固定資產登記之間的強連接,使固定資產管理工作中的賬實不符難題得到解決,解除了盤點工作的後顧之憂。
信息化最重要的意義,是在統壹行動時,很好地解決了溝通和信息傳遞的困難。
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