如何收集整理電子郵件、錄音錄像、手機短信、照片作為

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目前在項目中，很多報價文件、談判變更、函電都是通過郵件、QQ文件進行談判，相關電子資料成為證明相關事實的唯壹證據。此外，照片、錄音、視頻、手機短信也是施工過程中常見的能夠反映事實的證據材料形式。

電子郵件的收集和整理

在構建過程中，最常見的電子數據證據是電子郵件。電子郵件可以作為證據，但電子郵件的證明效力需要結合電子郵件證據的形成過程、是否經過公證、電子郵件的內容、電子郵件收發人的身份、與其他證據的對應關系等綜合考慮，法院不壹定認可。

主要原因包括:第壹，電子郵件本身的證明力較弱。電子郵件從總承包商控制的計算機中獲取。從技術角度來說，總承包商在提取郵件證據時完全可以對郵件內容進行修改和編輯，所以業主往往會質疑郵件的真實性。所以壹般情況下，需要對電子郵件證據進行公證。第二，互通郵件的對方身份不明確。電子郵件的發送者和接收者通常是匿名的。如果總承包商在使用電子郵件證據時無法證明對方的身份和權限，業主很可能會聲稱自己沒有發過這樣的電子郵件，只是總承包商註冊了壹個電子郵件賬號，偽造了證據。正是因為以上原因，如果總包方只提供了壹份孤立的郵件證據，而業主並不認可這份郵件證據，僅靠這份郵件證據是很難獲得法院支持的。

但電子郵件畢竟是施工過程中雙方信息交流的主要平臺，也是證據材料的主要形式。電子郵件的內容基本能反映業主和總承包商對建設項目的相關意思表示，是壹種法定的證據表達形式。因此，總承包商應向法院提交與本案相關的電子證據，以支持自己的訴訟請求。提交電子郵件證據時，需要註意以下事項:

首先，使用電子郵件公證或認證，通過公證人員或認證人員對電子郵件進行必要的審查，可以在壹定程度上提高電子郵件證據的可靠性和證明力。根據《電子郵件鑒定實務守則》，鑒定人在鑒定電子郵件的真實性時，應采取以下步驟:(1)了解電子郵件的形成過程；固定安全郵件；根據相關技術方法，搜索和恢復存儲在硬件設備上的電子郵件及其他相關文件和數據；檢查並分析郵件的真實性。另外，電子郵件公證也是壹種法律手段。當然，由於工程案件涉及的證據復雜，公證鑒定費用低，我們可以考慮在第壹輪證據提交中只提交電子郵件本身。如果失主不認可證據的真實性，或者對於特別重要的證據，會采取公證鑒定的方式。

其次，除了提交電子郵件，總包還應積極尋找其他證據材料，如業主的信件、錄音、手機確認短信等。，以證明電子郵件中記錄內容的真實性。

最後，在處理電子郵件證據時，還應註意以下事項:壹是要註意電子郵件證據的保留和備份。第二，對於壹些重要事項，總包盡量同時采用紙質郵件的方式處理，避免只使用郵件。第三，總承包商如要通過電子郵件與業主溝通，應在與業主的合同或信函中確定雙方指定的官方郵箱和郵箱聯系人，並使用官方郵箱進行溝通，避免使用QQ等個人郵箱。第四，總承包商通過電子郵件與業主溝通時可以使用電子簽名。電子簽名技術是解決計算機網絡中信息傳輸的壹種安全機制。理論上，帶有電子簽名的電子郵件證據可以保證“簽名”後的電子郵件內容的完整性，當事人不能否認其“簽名”，因此帶有電子簽名的電子郵件具有更強的證明力。第五，總承包商與業主通過郵件溝通後，要及時打印出郵件，按時間順序進行整理，保持壹致性，為以後的建設工程索賠打好證據基礎。第六，總承包商在打印電子郵件時，應註意電子郵件截圖的完整性，確保打印的電子郵件能完整顯示電子郵件的發件人、正文及所有附件。

word格式的電子文檔

總包商發給業主的以word形式打印的信件或會議紀要不能單獨作為證據。因為word文檔是計算機上的文字處理應用程序，是通過電子技術生成的，以數字形式存儲在磁盤、光盤、存儲卡等各種電子設備載體中。Word文檔非常容易被篡改、偽造、銷毀或破壞。數據或信息被人為篡改後，如果沒有副本或圖像文件進行比對，很難發現和判斷。因此，當總承包商僅以word形式提交信函或會議紀要時，往往會遭到業主和監理的質疑，聲稱word文檔是事後打印的，並非原版，很難得到法院的支持。

對策:第壹，總承包商要註意保留發給業主的word文檔的簽收記錄，可以作為證明word文檔真實性的間接證據。第二，總承包商通過電子郵件將word形式的文件發送給業主時，可以使用電子簽名或公證，增強word文件的可靠性和證明力。再次，由於word文檔容易被篡改，總承包商在保存信函或會議紀要時，應盡量使用紙質、PDF等方式。第四，word文檔雖然容易被篡改，證明力較弱，但屬於民事訴訟法規定的電子證據範疇，內容涉及建設工程施工。總承包商在建設工程索賠中以word形式提交信函或會議紀要，有助於澄清相關事實，支持自己的觀點。

音像資料

錄音錄像資料是利用特定的設備和技術手段，在特定的環境中對音頻和視頻進行同步記錄。錄音錄像具有很強的可擦性和重復性，其內容容易被篡改，而秘密錄制的錄音錄像可能涉嫌侵犯對方合法權益。因此，在收集和保存錄音錄像資料時，應特別註意的事項包括:

第壹，盡量使用具有CD軌數字加密功能的同步直錄設備，獨立錄制，以硬盤作為錄制設備的同步存儲。由於光盤本身具有不可人為編輯的物理特性，可以作為第壹原始證據，硬盤僅用於同步獨立備份，既保證了作為證據第壹存儲介質的原始光盤的真實性和身份認定，又防止了光盤被切換，同時避免了硬盤異步轉光盤過程中的修改嫌疑和視聽證據地位的喪失。

第二，盡量找壹個安靜不受打擾的地方錄音錄像，保證更好的錄音錄像效果。

第三，在錄音錄像過程中，要註意通過談話說明時間、地點，明確每個說話人的身份和與事實的關系，說話時盡量使用全名，重點放在對事實的敘述、承認或否認上，而不是糾纏在法律責任的爭論上，以增強錄音錄像證據的關聯性和公信力。

四是錄音錄像完成後，要註意保存錄音錄像資料的原始載體，不得擅自修改、編輯或移動錄制的音頻文件至電腦硬盤、光盤等存儲設備，以防錄音錄像證據存疑，失去證明力。

第五，必要時可以請公證處對錄音過程進行公證，以保證錄音證據的合法性。

短報文

手機短信作為證據材料，在收集和保存時應註意，包括:

壹、總包商應提前在與業主的合同或信函中確定雙方正式指定的聯系人及聯系電話(手機)，使用官方電話(手機)進行溝通，避免使用個人電話(手機)；在使用私人手機短信的情況下，要註意收集短信收發時間、短信收發與案件當事人的關系等相關信息。

第二，保存手機短信時，要確保短信的位置沒有改變，發送(接收)的信息壹直在發送(接收)框中。

第三，要及時打印出短信內容、發送方(接收方)、發送方(接收方)時間、存放地點等相關信息，以保持壹致性。

第四，在打印手機短信時，要保證手機短信內容的完整性，包括短信的所有內容，以及短信的發送人和時間。

第五，必要時可以申請手機短信的鑒定公證。此外，由於短信不適合單獨作為認定案件事實的依據，需要用其他證據進行補強，因此總包方也應積極尋求其他證據，如業主的信函、錄音、郵件等。，通過證據的相互印證，強化短信的證明力。

數碼照片

收集和保存數碼照片時的註意事項包括:

首先，安排熟悉數碼影像技術及其設備的工作人員進行拍攝。

第二，盡量選擇像素更高的數碼相機，根據不同的需求采用不同的文件格式和文件大小，保證圖像質量。

第三，拍數碼照片時，要註意由遠及近的環環相扣。“遠”景數碼照片應反映整體輪廓、整體工程(或整體現場)，“近”景數碼照片應反映局部整體(或現場)，最後著重於具體待證事項。

第四，數碼相機記錄的圖像格式和圖像內容不應在相機上輕易改變。在條件允許的情況下，可以保留拍攝用數碼相機的原存儲卡、獲取的照片和數碼攝影器材。

五是對原始拍攝取得的數碼照片證據，應立即備份存儲卡內的原始影像資料，由記錄人、現場相關人員和保管人簽字確認姓名、日期和背書相關信息，然後封存，納入檔案；對復制提取的數碼照片證據，要及時標註提取時間、來源、提取過程、使用方法、提取人員，以證明數碼照片證據的真實性。

第六，在對數字圖像進行分析、測量、增強和恢復時，壹定要保證所采用的數字圖像處理技術是科學可靠的，處理圖像時最好使用專業的圖像處理軟件和系統。操作人員必須記錄圖像處理軟件、圖像處理方法和生成最終圖像的必要程序，如記錄圖像保存的日期和時間、存儲人員等；記錄用於處理圖像的程序和用於顯示是否使用了有效程序和方法的技術，以及程序的每壹步如何影響圖像內容，並允許重復該程序以獲得類似結果；圖像編輯和處理的記錄應在操作人員和監督人員簽名、日期和簽署相關信息後保存。

第七，如果條件允許，可以及時將照片證據刻錄在光盤上。案件的名稱和性質、案件發生的時間和地點、照片數量、拍攝者、制作人、記錄時間、歸檔和封存時間等。應在記錄盤上註明，並由技術人員和檔案人員蓋章簽字。

最後，電子證據材料的數碼照片也應與其他證據材料形成證據鏈，通過證據的相互印證，強化數碼照片的證明力。