關於email禮儀
郵件主要功能
1、使所有參與方對於所討論的論題、事實根據和結論，以及達成的***識壹目了然，並保持跟進直至工作完成。
2、能準確及時地記錄事項進程、討論內容以及行動細則，並充當了作為每個工作項目歷史檔案的功。
3、充當意見不和、起爭端時的證明。Email能幫人關註於事實而不是感受，或其他個性和工作風格上的差異，並以合理的方式解決意見不和以及爭端。
〖關於郵件擬訂、發送原則〗
?原則：尊重他人時間。
?在 職場 交往中要尊重壹個人，首先就要懂得替他節省時間。表現在電子郵件方面就是：只把有價值的信息最快、最直接地提供給需要的人。
〖關於郵箱名字〗
?如果妳不用於職場，不用於商務信函，妳的郵箱名字叫阿貓、阿狗、土肥圓、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之類的?隨妳叫什麽都可以!但是用於正式商務交流，就不行。如果沒有公司統壹的郵箱，自己的QQ、163等免費郵箱不管是發工 作文 件還是投遞簡歷，我建議將郵箱顯示名設置成自己的名字。因為發送正式商務文件，壹定不要讓收件人猜猜妳是誰。
〖關於主題〗
?發送郵件要擬訂壹個主題，讓收件人看標題就明白妳要將說什麽內容。當然也便於郵件分類保存後的搜索、查閱。主題如此重要，建議：
?1、不要空，也不要空洞。比如，有人投簡歷時要麽空起，要麽?簡歷?二字，這對收件人來講起不到任何提醒作用;
?2、要簡潔，不要很長壹段話才能表示 ，更不要直接把正文寫在主題欄裏;
?3、要真實反應郵件主題的重要性，不要隨便使用緊急標識;
?4、壹封郵件壹個主題，不要大雜燴;
?5、千萬不要出現錯別字;
?6、回復郵件太多次時最好修改主題，防止?RE：RE：RE：?這樣疊加蓋樓。
〖關於稱呼和問候〗
?郵件的開頭應當稱呼和問候收件人，第壹是提醒本郵件是面向他/他們的;第二稱呼和問候能夠體現壹個人的修養和職業素養。建議：
?1、恰當地稱呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往來郵件，有職務壹般按職務尊稱，如李總、劉經理、王工之類的;如果沒有或不知道的，可以稱呼先生/女士，搞不清楚性別可以稱呼?老師;如果面向多人發郵件，可以稱呼各位同事、各位領導。如果是西方郵件，按西方商務函電規矩進行。
?2、郵件的開始結尾壹般都有問候，簡單來說?妳好!?、?您好!?大家好!?就可以了。 出國 留學 網提醒您，結尾壹般簡單來說用?祝順利、平安、安好，頌 商祺之類的就可以。
〖關於正文〗
?正文很關鍵，基本要求是簡明扼要、行文通順。
?1、根據自己與收件人的熟絡程度、等級關系，郵件對內還是對外，選擇恰當的語氣和語言，防止造成誤解;
?2、用簡單詞匯和 句子 把要描述的內容敘述清楚、表達清晰，最好不要出現晦澀難懂的語句。
?3、如果具體內容確實很多，正文最好只做摘要介紹，單獨寫文件作為附件進行詳細描述。
?4、如果必要，正文用序號列表，以示清晰明確;合理利用表格、圖片輔助闡述更加直觀。
?5、壹封郵件交待完整信息，不要在發出郵件後又想起事情沒交待完再發郵件補充，標以更正、補充，容易引人反感。
?6、盡量避免錯別字或拼寫錯誤。
?7、合理提示重要信息。重要信息要特別提示，但提示切忌沒有重點，更不要滿篇都是紅色、加粗、斜體的提示，恐影響收件人閱讀郵件。
?8、選擇合適的字體，不要太大，也不要太小。同時郵件中壹般不要使用：)之類的笑臉字符。因為在商務郵件特別是對外郵件中，這樣的字符顯得有些輕佻。
〖關於附件〗
1.如果郵件帶有附件，應在正文裏面提示收件人查看附件
2.附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載後管理
3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時
4.附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成壹個文件
5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用
6.如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發送。
〖關於個性簽名〗
每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然妳的朋友可能從發件人中認出妳，但不要為妳的朋友設計這樣的工作。
1.簽名信息不宜過多
電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，壹般不超過4行。
2.不要只用壹個簽名檔
對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過於正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。
3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號壹般應選擇比正文字體小壹些。
發送郵件時要註意的禮儀
1、及時回復email。
收到他人重要郵件後，即可回復;理想回復2小時內(緊急重要郵件)。不是每封郵件都立即處理，占用時間太多，對於壹些優先級低的郵件可集。
復雜郵件不能及時確切回復時，不要讓對方苦苦等待，及時做出相應，哪怕只是確認壹下收到了並正在處理等。
2、針對性回復。
當回復問題列表郵件時，應把問題單抄上，並逐壹附上答案。進行必要闡述，讓對方壹次理解;避免反復交流，浪費資源。
3、回復認真對待
對方發來壹大段郵件時，回復字數不能過少，?是的?、?對的?、?好的?、?收到?、?謝謝?等字眼，非常不禮貌。
4、不要同壹問題蓋高樓。
如果RE太多，說明交流不暢，沒說清楚。此時應電話溝通後在做判斷。
5、較復雜問題，多個收件人頻繁回復發表看法後，應立即對討論結果小結，刪減瘦身，突出有用信息。
6、區分Reply和Reply All。
如果只需壹人知道，Reply;如果發信人提出的要求需要有結論，Reply All。
如果妳對發件人提出的問題不清楚或有不同意見，不要當著所有人的面不停的RE，應於發件人單獨溝通，有結果後再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。
7、主動控制郵件往來。
8、避免將細節性討論意見發給top Manager，特別是可以預見的top Manager不能深入了解的業務細節。