如何正確處理電子檔案與紙質檔案的關系

檔案利用的價值，在於檔案原始屬性的真實性。這種原始屬性表現在檔案的利用的需求內容上和檔案利用的需用求形式上。紙質檔案利用需求的原始屬性，始終有草稿與印稿之分，有正本與副本的差異。正是如此，紙質檔案利用的需求體現檔案原始記錄性和憑證作用的內容與形式特征的特點。如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等表現出原始性，而具有法律憑證的作用。電子檔案利用需用求的原始屬性，其從電子文件起草、修改、印發到形成電子檔案都在計算機上進行，要體現檔案利用的原始記錄性特征已不復存在。正是電子檔案易於修改和改動後可以不留任何痕跡的特點，對其原件的界定難於實現；由於電子檔案的內容不僅易於變化，而且失去了固定的形式。電子檔案往往可在電子計算機存儲器上或轉換成硬拷貝保存或復制轉發送，無法區分其中哪個是“原件”和“復制件”，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案界的壹系列新課題。

無論是電子檔案還是紙質檔案其目的就是要充分發揮檔案的利用，兩者都是為社會的利用者提供服務的。電子檔案利用與紙質檔案利用的需求，受其自身的職業、素質和愛好等的不同而顯現出千差萬別。因此，檔案利用需求的社會性，體現在具有廣泛的社會作用和社會價值。檔案利用需求的社會作用，在於實現信息資源社會***享和促進社會進步的歷史進程中，電子檔案利用與紙質檔案利用都發揮著積極的作用。檔案利用的社會價值，在於檔案利用信息資源的原始記錄性，都為將來的工作提供了借鑒