什麽是備用金?
企業有些部門平時的零星支出比較多，如果消費壹次就申請壹次費用，流程冗雜，效率低下。備用金制度可以在壹定程度上解決這壹問題：由企業撥給部門壹定的金額，由專人管理，部門的開銷從這份金額裏預支，消費後報銷。這部分撥來的金額就是備用金，每次報銷完後要補充金額，回到最初的數值。
根據企業的管理制度不同，備用金制度主要分為定額備用金制度和非定額備用金制度。如果部門或員工經常消費的金額是差不多的，那麽企業可以使用定額備用金制度，該額度必須是經過事先核定的符合實際的;如果部門或員工的零星支出較多，金額不定，可以制定非定額備用金制度。
怎麽管理備用金?
備用金的管理分兩個方面，壹個是保管管理，壹個是借支管理。根據實際情況，lolo總結了以下幾個方面的管理要點。
保管管理的內容包括：
1.適用範圍：規定哪些部門、哪些業務是備用金支出範圍，不在該範圍內的采取銀行轉賬等支付方式，可參考國務院《現金管理暫行條例》：
現金管理暫行條例
2.使用金額：使用備用金的部門或員工，采用定額備用金制度還是非定額備用金制度?
3.保管人：備用金須由專人保管，定期清查盤點，逐月結清，防止挪用或濫用;對報銷部門或員工提交的消費憑證，保管人要進行嚴格審核，妥善保管相關憑證;
4.匯報：備用金保管人應每月編制備用金支出壹覽表或報表報送財務部負責人，及時反映備用金使用情況。
借支管理的內容包括：
1.借款前：使用備用金的部門或員工在借支備用金前，應填寫“備用金借款單”，註明借款金額和業務說明，如果有特殊情況的可以報上級部門或經理批準;
2.報銷時：部門或員工在消費後應取得合格有效的發票，及時報給備用金管理人員以補充備用金金額。
實際報銷的賬務處理
例如，由於行政部經常采購，每月有多筆零星支出，年12月，深空網給行政部設立了備用金賬戶，額度為1000元，由出納員管理。1月，行政部的小王找維修公司維修了空調，支出550元。取得維修公司開具的發票後，小王報給了出納。
1.設立備用金賬戶：
借：庫存現金1000貸：銀行存款1000借：其他應收款--備用金1000貸：庫存現金1000
2.如果采用定額備用金制度，借支額度為500元，所以小王個人墊付了50元。取得發票後報銷，會計做賬，出納及時補充備用金：
預借時：借：其他應收款--備用金500貸：庫存現金500
報銷時：借：管理費用500其他應付款--小王50貸：其他應收款--備用金500庫存現金50
補充備用金時：借：其他應收款--備用金500貸：庫存現金500
3.如果采用非定額備用金制度，小王申請了550元的備用金，維修完成後取得發票報銷，會計做賬，出納及時補充備用金：
預借時：借：其他應收款--備用金550貸：庫存現金550
報銷時：借：管理費用550貸：其他應收款——備用金(行政科)550
補充備用金時：借：其他應收款--備用金550貸：庫存現金550