1、職責範圍：文員的主要職責是負責行政事務和辦公室日常管理，包括接待來訪人員、負責招聘及收集整理工作申請表、管理公司公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送等。而行政專員則更側重於處理公司突發事件，協助公司處理各項突發事件，以及負責員工薪酬考核、考勤工資核算、社保操作等事務。
2、工作內容：文員的工作內容相對較為單壹，主要負責文字、檔案管理和協助領導處理日常事務。而行政專員則需要協調處理更多的公司內部事務，例如員工關系、辦公環境改善等，同時還要協助領導完成壹些突發性的任務。
3、職位層次：壹般來說，文員的職位層次較低，屬於基層行政人員。而行政專員則是行政部門的中層管理人員，負責管理壹支文員團隊，並有機會晉升為行政經理或更高層次的管理人員。
4、知識與技能要求：文員主要需要具備良好的文字表達能力、溝通能力和基本的辦公軟件操作技能。而行政專員除了具備文員的基本技能外，還需要具備較強的組織協調能力、人力資源管理和公關能力，以便更好地處理公司內部的各種事務。