行政文員是指在行政上幫助處理事務的人，要求獨立操作計算機，掌握常用英語口語，有較好的英語閱讀和寫作能力。下面對行政文員的崗位職責和必備能力進行介紹。
行政文員的崗位職責
1.負責公司各類會議的通知、會務服務，負責除總經理室會議之外的各類會議紀要。
2.負責公司各類文件打印及發放。
3.負責公司信件的整理和保管。
4.負責法定代表證書、委托書、介紹信的管理。
5.負責公司每周工作簡報、月工作計劃的收集、打印、發放及督辦工作。
6.負責員工名片統計、發放工作。
7.負責總經辦的文化建設工作。
8.完成領導臨時交辦的工作。
行政文員應具備的能力（1）良好的表達能力和溝通能力
表達能力好壞是判斷於能否說明自己的觀點，並盡可能的讓對方接受。而溝通能力高與低是判斷於能否理解別人的話語，且通過交流與對方達成壹定的***識。表達和溝通是不同的兩個方面，行政人員必須要具備的兩方面能力。
（2）凡事記錄的好習慣
行政工作來講，壹般都會很繁瑣，負責的大小事務都很多。俗話說得好，好記性不如爛筆頭。在工作中，如果能夠做到凡事記錄的好習慣，那麽在工作中就會減少因遺忘、忘記而造成事情的拖延、甚至“未完成”。
（3）良好的禮儀和修養
現代企業開始講究辦公禮儀、接待禮儀、餐桌禮儀等等，而這些禮儀都與行政人員有聯系。在工作中，禮儀的表現如何，可能會影響到妳的職業前程；同樣，也間接地反映出壹個人的修養。而修養，其實是個人魅力的壹部分。
（4）創新能力
將創新能力列入行政人員應具備的基本素質中，關鍵壹點考慮：企業是在變化中發展、在發展中變化的。作為企業的壹名行政人員，在工作中會涉及到企業政策、制度的修訂和執行。如果要做好“修編”、“執行”上的工作，創新思考是必不可少的。