通報由文首、正文、文尾構成。
1.文首。
文首包括標題和主送機關。
（1）標題。
通報的標題大多采用由發文機關、主要事由、文種組成的三項式標題，也有個別通報的標題省略發文機關，只采用後面兩項。
表揚、批評性通報標題的事由部分有兩種寫法：
①壹種是在介詞“關於”後寫“表彰”“表彰獎勵”或“批評”“處理”“處分”等字，後面再加上所要表彰或批評的對象（單位或個人）的名稱。
②壹種是在所要表彰的對象名稱後，用壹短句對被表彰或批評對象的基本情況、事實、性質等加以概括。
情況類通報標題的事由部分，壹般要在介詞“關於”後概括所發生的事實情況及性質，再加“情況”兩字。
（2）主送機關。
指定下發單位的通報要寫明主送機關名稱。普發性通報和在機關內部公開張貼的通報則不寫主送機關。
2.正文。
不同類型的通報其正文的寫作方法也不相同，下面分別進行介紹。
（1）表彰、批評性通報
表彰性通報和批評性通報的正文壹般由4個部分組成：
①概述事實：采用概括敘述的方式，介紹先進人物、先進集體的行動及其效果，或者概述錯誤事實或現象。這部分的寫作要求簡明扼要、完整清晰。
②分析評價：主要采用議論的寫法，對先進事跡的性質和意義進行分析和評價；或者分析錯誤事實的性質，指出該種做法的危害。評價性的文字要註意措辭的分寸感和準確性，不能出現誇飾的現象。
③作出決定：表彰性通報要提出表彰方式，寫明給予何種獎勵；批評性通報要依據錯誤事實，以有關規章為準繩，作出恰當的處理決定。
④提出希望、要求、號召：表彰性通報要有針對性地希望有關方面向先進單位或個人學習，***同做好工作。批評性通報應提出告誡或重申紀律，希望有關單位和個人從錯誤事實汲取教訓，改進工作。表彰、批評性通報通常以此部分作為結尾，以體現發文目的。