采購是餐飲經營管理中的重要環節，物資采購工作只有嚴格按照壹定的流程進行，才能降低物資成本、加速資金周轉及提高經濟效益。采購流程主要包括以下幾個環節：
1、采購計劃
嚴格審批采購計劃手續，是采購管理的關鍵。
編制物資需求計劃：無論屬於餐飲店的哪個部門，都應編制物資需求計劃，於每月月末報下月份物資需求計劃，並交財務進行成本控制審核，然後再報送財務經理、主管副總審批，最後經由總經理批準後轉采購員。
填寫倉庫補充申購單：倉庫需要補充材料時，倉庫保管需提出申請，填寫物品申購單，交財務進行成本控制審核，然後再送財務經理審批，最後報總經理批準後轉采購部。
零星物品的申購：壹些零星物品的申購，由其使用部門提出申請。使用部門負責人根據庫存情況審核簽字，然後送財務經理、主管副總審批，最後報總經理批準後轉采購員。
食品原材料申購：食品原材料批量采購采取足期補給的辦征，由餐飲部報申購計劃，然後交財務進行成本控制審核，再送財務經理、主管副總審批，最後報總經理批準後轉采購員。
鮮活原料的申購：廚房每天所需的鮮活原料，由廚師長、餐飲總監簽字後，於每天晚班前轉采購員。
2、采購物資的擇商
擇商、報價：所有申購計劃或申購單轉給采購員後，采購員要具體針對申購計劃、申購單上的采購物資進行擇商、確認和報價。
所有采購物資的擇商、確認和報價，必須由采購部在充分掌握市場行情的條件下擇優確定，使用部門有權了解所需物品的價格和提出質疑，並把所掌握的供應廠商及購物意向主動通報采購部，由其選定質優、價廉、服務好的供應廠商。
業務洽談：采購人員收到自己分管的申購單後，要做認真歸納和分類整理。對其中有疑問的地方要及時與部門經理、總監和申購部門溝通。確認無誤後，再按照要求時限盡快找到至少三家以上的供應廠商進行業務洽談，對比篩選後，擇優確定報價，填人申購單，並填好總金額、供應廠商名稱後，送財務經理、主管副總審批，最後經總經理批準後，由采購員進行采購。
及時註明優惠信息：供應廠商的優惠、折扣、贈送、回扣等必須歸餐飲店所有，采購員在報價中必須註明。
鮮活原材料的詢價：鮮活原材料的價格受市場影響浮動較大，財務人員應每周去做壹次市場詢價，根據市場價格和采購價格對比作出分析，上報主管副總、總經理。
3、采購物資的審批
采購物資只有在審批手續齊全後，才能實施購買。
采購非入庫物資：采購非入庫物資時應由部門提出申請，部門總監或經理簽字後送財務進行成本控制審核。根據各部門“物品需求計劃”對申購物資計劃進行審核簽字後，送財務經理，主管副總審批，最後送總經理批準後，再轉采購員進行采購。
采購入庫物資：采購入庫物資由倉庫保管員根據用量及庫存量提出申請，經使用部門經理簽字後交財務進行成本控制審核，根據各部門“物品需求計劃”及庫存量對申購物資計劃進行審核簽字後，送財務經理、主管副總審批，最後報總經理批準後，再轉采購員進行采購。
采購原材料：采購原材料由各廚房於每日下午3點前報次口原材料采購單，由廚師長、餐飲總監簽字後報采購部。采購員根據采購單，通知各供貨商準備原材料，並要求於次日上午9點前準時到貨。
4、采購物資的驗收和運輸
把好物資驗收關，對不符合采購申請單內容的物資壹律拒收或補辦手續。
倉管員驗收：不管是采購人員自購還是供應商送貨，貨到餐飲店後，壹定要經過倉管員驗收，絕不允許采購人員或供應商直接將貨物交與所需部門。
幾個部門同時驗收：各項進貨均由倉管員、采購員、使用部門授權人按審批手續齊全的申購單進行驗收，每次到貨需幾方同時驗收，根據申購單核對貨物的品名、規格、價格、質量、數最、金額是否壹致，所有進貨均應過磅點數。根據合同或小樣驗收:進貨物品如有合同或小樣，應根據合同標準和封存小樣進行驗收。
驗收不入庫物資：驗收不入庫物資，根據審批手續齊全的采購單，倉管員與使用部門授權人同時收貨，按照采購單上的要求對物品的質量、數量、價格進行嚴格把關驗收，驗收合格後，倉管員開具“收貨記錄”並註明采購單號，由倉管員、供貨商、部門授權人同時簽字確認。
驗收人庫物資：:驗收人庫物資，根據審批手續齊全的采購單，倉庫保管員收貨，按照采購單上的要求對物品的質量、數量、價格進行嚴格把關驗收，驗收合格後由保管員開具“收貨記錄”並註明采購單號，由保管員、供貨商同時簽字確認。
驗收食品原材料：驗收食品原材料，按照開好的“收貨記錄”(為了方便收貨，“收貨記錄”是按“采購單”事先填制好的)，收貨員與廚師同時收貨，對原材料的質量、數量、價格進行嚴格把關，驗收合格後收貨員、廚師長、供貨商同時簽字確認。
拒收：所有進貨若發現與申購單內容不符的，收貨員或倉管員有權拒收，並及時上報，對計劃外急購物資應補辦手續，每日把驗收過程中出現的問題留存資料，為下次同類貨物和同類供貨商的驗收提供依據。
5、特殊采購物資
采購技術性強的物資：對壹些技術性強或有特殊要求的采購物資，采購員可以邀請有關部門相關人員會同購買或授權有關部門相關人員購買。
采購緊急物品：壹般采購物品在7天前、緊急物品在24小時前由各申購部門按照申購程序辦理中購。若確實有個別緊急需求，須經有關領導批準後，由所需部門自行購買，在有關授權人的監督下收貨，於次日及時補辦申購、審批、收貨手續。
6、采購物資的結算方式
物資驗收後，以“收貨記錄”作為結算依據，結算方式壹律采用定期支付的方式，特殊情況可支付現金，如青菜、農副產品供貨商可根據情況特殊處理。