壹、打制訂艙單
1. 訂艙單用下貨紙根據貨主提供的委托單制作。需要填制的項目有：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY 、POR、MARKS＆NOS、QUANTITY、DESCRIPTION OF GOODS、GROSS WEIGHT IN KILOS、MEASUREMENT、TOTAL。
2. 打制完上述內容後，註明運輸條款。在訂艙單的右上角打上代理人的電話、傳真，並加蓋代理人方章，送至配載的船公司。
註意：
1.單證必須齊全。
貨主必須提供的單據有：合同副本（售貨確認書、形式發票Proforma Invoice1作為數量化的報價。 2.作為銷售確認。 3.讓買方憑以申請輸入許可、外匯許可和開立信用證）、正本裝箱單至少壹份、正本發票至少壹份、正本出口收匯核銷單，出口貨物如需海關監管條件還必須提供相應證件。
2.如果貨主提供的單據已繕制好，可以從以下方面審核：
A、合同、委托與裝箱單、發票上顯示的尺碼、重量是否壹致。
B、合同、委托與裝箱單、發票上顯示的金額以及幣種是否壹致（合同金額不小於發票金額）。
C、合同、委托與裝箱單、發票上顯示的發票號是否壹致。
D、合同、委托與裝箱單、發票上顯示的合同號是否壹致。
E、正本單據不許有任何塗改。
F、合同不能是手寫，否則用打字機重新繕制。
3.如果貨主提供的單據空白，可按下列項目繕制：
A、裝箱單主要填制的內容為麥頭、發票號碼、合同號、裝貨港、卸貨港、品名、規格、數量、毛重、凈重。
B、發票主要填制的內容為嘜頭、合同號、發票號、裝貨港、卸貨港、貨物描述、數量、單價、總價。
二、轉報關單據
接到船公司集港通知後，取回下貨紙。在集港前壹天下午3時前，電話同港務局貨運科做集港計劃，制下貨小條（壹式三聯）。
A、轉至報關行的單據有，裝箱單、發票、合同、委托報關協議、報關單、下貨紙、聯系單（壹式兩聯）、海關監管條件涉及的證件，上述單據各1份。
B、編號為1、2、3的單據必須由貨主提供。
C、委托報關協議（副本也可以），用規定格式加蓋出口單位公章，填上相應內容。
D、下貨紙。在前述訂艙單的基礎上，在相應的位置補充船名、航次、提單號，貨物描述需用中文加以標識，報關只需提供裝貨單收貨單留底聯，每壹聯的右上角都應加蓋代理人方章。下貨紙裝貨單應蓋有該條船船代的簽章。
E、聯系單。聯系單是代理人與報關行聯系的單據，上面列明代理人轉給報關行何種單據及份數，將單據轉至報關行前，應填好壹式兩聯的聯系單，單據轉至報關行後，其中壹聯應有報關行相關人員的簽字，以備存檔。
F、合同、裝箱單、發票、報關單、許可證、商檢證轉至報關行前應有留底。
三、確認提單
A、繕制提單前應註意貨主有無特殊要求，壹般情況下，貨主都會在委托中註明。
B、如要求在提單中顯示"SHIPPED ON BOARD"簽單時，應註意上、下簽章（其中之壹應簽在SHIPPED ON BOARD 旁邊）。
C、如果涉及倒簽、預借，應事先與船公司確認好是否能接受，如果可以接受，應填制好保函傳真給貨主，讓其加蓋公章，返回後再由代理人提供給相關船公司。
意見如下：
A. 如貨代代理報關或接受委托報關，則需提供正本出口收匯核銷單，否則，貨代則不需要貨主的出口收匯核銷單。
B. 發票的金額可以大於合同的金額。因為進出口合同中普遍存在溢短裝條款，除非合同中無此條款或客戶L/C中明確規定如實際走貨金額大於合同金額則拒付。
3. 船公司壹般不做拼箱貨,是由專門的拼箱公司操作,將各個貨主的貨物拼在壹個櫃再向船司定艙.拼箱公司和船司定艙是以CY-CY的條款,而貨主與拼箱公司定的是“CFS-CFS”“LCL-LCL”條款.船司只出具壹套提單給拼箱公司,不會出具多套以“CFS-CFS”條款的提單給直接客人,拼箱公司再簽發自己公司的貨代單給客人.故拼箱貨無船東單可言,只能默認拼箱公司所簽發的提單為船東單。拼箱公司的提單上所載的目的港代理壹般是該公司自己的代理，而不是船公司的。
艙單
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艙單是由船公司或船代繕制，如果放的是H B/L，SHIPPER可以不壹樣，簡單的講，它有兩個功能：
1.當壹條船截載或開船後，船公司根據客戶最後確認的提單內容制作艙單，最重要的是有關貨物的描述（件數、重量、品名等），然後以EDI形式傳給海關，發貨人最後退稅時，貨物報關內容必須與艙單壹致，否則無法退稅。如出現這種情況，要麽改報關單，按艙單內容退稅,這種情況簡單壹些；要麽改艙單，很麻煩，需要壹大堆單據並交納壹定費用，再經過SHIPPER、報關行、船公司、船代層層蓋章，最後以紙面形式提交到海關更改。
2.就是船公司隨船的貨物數據，可以理解為船公司內部的壹份提單，在船到目的港時需要據此向目的港海關申報貨物情況，它的貨物描述必須與提貨人持有的提單壹致，否則收貨人在目的港難以清關、提貨。
提貨單(delivery order)
提貨單是收貨人憑正本提單或副本提單隨同有效的擔保向承運人或其代理人換取的、可向港口裝卸部門提取貨物的憑證。
附:提單種類
已裝船提單 shipped or board b/l 指承運人向托運人簽發的貨物已經裝船的提單。
收貨待運提單或待運提單 received for shipping b/l 指承運人雖已收到貨物但尚未裝船時簽發的提單。
直達提單 direct b/l 指貨物自裝貨港裝船後，中途不經換船直接駛到卸貨港卸貨而簽發的提單。
聯運提單或稱轉船提單 through b/l 指承運人在裝貨港簽發的中途得以轉船運輸而至目的港的提單。
多式聯運提單 mt b/l 指貨物由海上、內河、鐵路、公路、航空等兩種或多種運輸方式進行聯合運輸而簽的適用於全程運輸的提單。
班輪提單 liner b/l 班輪是在壹定的航線上按照公布的時間表，在規定的港口間連續從事貨運的船舶。班輪可分定線定期和定線不定期兩種。
租船合同提單 charter party b/l 壹般指用租船承運租船人的全部貨物，船東簽給租船人的提單，或者並非全部裝運租船人的貨物，而由船東或租船人所簽發的提單。
記名提單 straight b/l 只有提單上指名的收貨人可以提貨的提單，壹般不具備流通性。
指示提單 order b/l 通常有未列名指示(僅寫order)，列名指示(order of shipper 或order of consignee**company;order of **bank)。此種提單通過指示人背書後可以轉讓。
不記名提單 blank b/l或open b/l 提單內沒有任何收貨人或order 字樣，即提單的任何持有人都有權提貨。
清潔提單 clean b/l 貨物交運時，表面情況良好，承運人簽發提單時未加任何貨損、包裝不良或其他有礙結匯的批註。
不清潔提單 foul b/l 貨物交運時，其包裝及表面狀態出現不堅固完整等情況，船方可以批註，即為不清潔提單。
包裹提單 parcle receipt 或 non-negotiable receipt 適用於少量貨物、行李或樣品等。
最底運費提單或稱起碼提單 minmum b/l 運費未到運價本規定的最低額，而按規定的最低運費計收。
並提單 omnibus b/l 或combined b/l 不同批數的貨物合並在壹份提單上，或不同批數的相同的液體貨裝在壹個油艙內，簽發幾份提單時，前者叫並提單，後者叫拼裝提單。
分提單 saparate b/l 壹批貨物，即同壹裝貨單的貨物，可根據托運人的要求分列2套或2套以上的提單。
過期提單 stale b/l 出口商向銀行交單結匯的日期與裝船開航的日期距離過久，以致無法於船到目的地以前送達目的港收貨人的提單，銀行壹般不接受這種提單。
出口外匯核銷單”
指由國家外匯管理局制發，出口單位和受托行及解付行填寫，海關憑此受理報關，外匯管理部門憑此核銷收匯的有順序編號的憑證（核銷單附有存根）。
步驟
壹、開戶 出口單位初次申領出口收匯核銷單（以下簡稱“核銷單”）前應當憑以下材料到外匯局辦理登記：
1、單位介紹信、申請書；
2、外經貿部門批準經營進出口業務批件正本及復印件；
3、工商營業執照副本及復印件；
4、企業法人代碼證書及復印件；
5、海關註冊登記證明書復印件；
6、出口合同復印件；
7、外商投資企業應帶外商投資企業批準證書原件及其復印件。
另外，在辦理時，應確保電子口岸IC卡已經激活。
外匯局對上述材料審核無誤後為出口單位辦理登記手續。
二、領單
出口單位在開展出口業務前、憑單位介紹信、出口核銷員證（現為開戶單位印鑒卡）來外匯局領取核銷單。出口單位向外匯局申領核銷單時，應當當場在每張核銷單的“出口單位”欄內填寫單位名稱或者加蓋單位名稱章。核銷單正式使用前加蓋單位公章。
核銷單自領單之日起兩個月以內報關有效。出口單位應當在失效之日起壹個月內將未用的核銷單退回外匯局註銷。
出口單位填寫的核銷單應與出口貨物報關單上記載的有關內容壹致。
三、報關
出口單位持在有效期內、加蓋出口單位公章的核銷單和相關單據辦理報關手續。
四、送交存根
出口單位辦理報關後，應當自報關之日起60天內，憑核銷單及海關出具的貼有防偽標簽、加蓋海關“驗訖章“的出口報關單、外貿發票到外匯局辦理送交存根手續。
五、核銷
出口單位應當在收到外匯之日起30天內憑核銷單、銀行出具的“出口收匯核銷專用聯”到外匯局辦理出口收匯核銷。
六、出口外匯核銷單丟失如何處理：
（1）核銷單狀態為“未用”,則企業和外管局均可以在電子口岸系統上做“掛失”操作；
（2）核銷單狀態為“已用”,則企業需聯系外管局做“掛失退稅聯”操作。
掛失後的核銷單不能繼續使用
七、已用出口收匯核銷單掛失及出口收匯核銷單退稅聯補辦方法：
（壹）審核資料
1、加蓋單位公章的出口單位申請書；
2、未退稅證明或補稅證明（已核銷的提供）；
3、出口單位已核銷清單和出口收匯核銷單退稅聯（已核銷情況下提供）。
（二）審核原則及註意事項
1、審核原則
（1）對於已報關出口未辦理核銷手續的核銷單遺失的，外匯局應通過“中國電子口岸出口收匯系統”對核銷單退稅專用聯進行掛失處理，出口單位收匯核銷後，外匯局在三個工作日內為其簽發“出口收匯核銷單退稅專用聯補辦證明”並加蓋出口收匯核銷監管業務章；
（2）已辦理核銷手續遺失核銷單退稅聯的，外匯局應審核稅務部門簽發的未退稅證明或補稅證明同時，查實該筆核銷單確已核銷，通過“中國電子口岸出口收匯系統”對核銷單退稅專用聯進行掛失處理，外匯局在三個工作日內為其簽發“出口收匯核銷單退稅專用聯補辦證明”並加蓋出口收匯核銷監管業務章。
2、註意事項
核銷單在“中國電子口岸出口收匯系統”中的海關使用狀態應為“已用”。
（三）辦理程序
1、由出口單位提出申請經外匯局核準；
2、三個工作日內辦理。
轉關分進口轉關和出口轉關：
貨物由進境地入境後，向海關申請運往另壹個設關地點（指運地）、辦理進口海關手續，叫進口轉關；
在境內壹設關地點（啟運地）辦理出口海關手續，後運往出境地、由出境地海關監管放行，叫出口轉關。
舉例：
貨物在蘭州，直接在蘭州報關，因為蘭州不是關境，必須經關境才能完成出關手續，所以該批貨物就作為海關監管貨物運到指定的關境出關（比如天津），貨物到天津後，經天津海關驗證運輸工具、關封和蘭州海關提供的轉關資料，核實無誤後放行，這就是出口轉關。
反過來，貨物從天津上岸，經買方申請要求轉到蘭州報關，經海關批準同意，作為轉關貨物運到蘭州，等貨物到達蘭州後在蘭州海關報關。這就是進口轉關。
清關（Customs Clearance）即結關，是指進口貨物、出口貨物和轉運貨物進入或出口壹國海關關境或國境必須向海關申報，辦理海關規定的各項手續，履行各項法規規定的義務；只有在履行各項義務，辦理海關申報、查驗、征稅、放行等手續後，貨物才能放行，貨主或申報人才能提貨。同樣，載運進出口貨物的各種運輸工具進出境或轉運，也均需向海關申報，辦理海關手續，得到海關的許可。貨物在結關期間，不論是進口、出口或轉運，都是處在海關監管之下，不準自由流通。