2. 建設工程檔案是建設工程的有機組成部分。建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄,在建設工程施工之前,建設工程檔案就開始產生並積累。在項目開工建設前已經形成並積累的文件被稱為建設工程準備階段文件,項目經費落實和項目預算編制、概要設計、招投標、及項目具體實施的根本依據。而項目預算、概要設計、招投標產生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據。如果把這壹個文件積累過程從建設工程中剔除,建設工程是根本無法成立,也是無法開展的。在建築材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前,必須要經送檢合格才能使用,這些檢測文件材料是非常重要的依據。在建築材料使用進程中,應該根據指令實施,如用什麽標號水泥,怎麽配比,用量多少等,在實施中還有旁站監督記錄和檢測記錄,出現了問題還有調整指令和變更說明等等,這些都需要工程資料來指導。
3. 建設工程檔案直接反映建設工程質量的好壞。建設工程質量關系到人民的生命財產安全,因此,質量問題是重中之重,建設檔案的管理好壞也直接影響到工程質量的好壞,隨著建設工程項目廣泛實施和現代科學管理思潮的發展,對建設工程質量有了嚴格的定義,即建設工程質量是指工程滿足業主需要的,符合國家法律、法規、技術規範標準、設計文件及合同規定的特性綜合。相信在檔案管理的前提下,工程質量也會更加得到重視。
工程資料管理是為工程資料的填寫、編制、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等相關工作。主要是對文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等。
照片檔案應符合以下要求：
（1）主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；
（2）能體現工程竣工後的外觀、設計特色、地理位置；
（3）以傳統感光材料為載體的照片需報送底片、正片（照片）；
（4）使用數碼相機拍攝，其影像不能進行後期加工,光學分辨率不得小於400萬有效像素（不允許插值）。
歸檔文件的質量規定
1 凡合同、協議等文件材料均應為正本（即必須有各方代表符合規定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復印件歸檔）。
2 施工技術記錄、工程簽證單、試運記錄、材料半成品試驗單、設計修改通知單（含工程聯系單）等表格和數據均應用70g以上的白色書寫材料書寫並原件（如表式為復印件，數據雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。
3 調試措施，方案和報告等均應為油印件或激光打印機打印件，不能用復印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。
4 主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件（不能用復印件）歸檔。
5 書寫規定
（A） 書寫字跡工整，圖樣清晰。
（B） 書寫墨水應為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書寫。
（C）文件書寫格式應用橫行排列，文件段落，章節編排，按有關文件編寫要求；漢字簡化應符合國家頒發的有關規定。
6 書寫材料的大小尺寸應規範,裝訂邊空白間距應為25mm，裝訂邊空白間隙內不能進行書寫和留有信息。
法律依據
《建設工程質量管理條例》
第十六條 建設單位收到建設工程竣工報告後，應當組織設計、施工、工程監理等有關單位進行竣工驗收。
建設工程竣工驗收應當具備下列條件：
（壹）完成建設工程設計和合同約定的各項內容；
（二）有完整的技術檔案和施工管理資料；
（三）有工程使用的主要建築材料、建築構配件和設備的進場試驗報告；
（四）有勘察、設計、施工、工程監理等單位分別簽署的質量合格文件；
（五）有施工單位簽署的工程保修書。
建設工程經驗收合格的，方可交付使用。
第十七條 建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集、整理建設項目各環節的文件資料，建立、健全建設項目檔案，並在建設工程竣工驗收後，及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案。