涉外郵件的社交禮儀主題
標題不要空白,但也不能冗長,要體現文章的內容和重要性;壹封信盡量只圍繞壹個主題,不要壹封信講很多東西,方便以後整理;
回復對方郵件時,可以根據回復的內容更改標題,不要壹大串的re和re,容易給人留下隨意不嚴謹的印象。
敬禮和問候
恰當地稱呼收件人,然後拿起天平。當妳知道對方的名字時,妳可以這樣稱呼:親愛的先生/女士【姓】;不知道姓名的稱呼:親愛的先生/女士。
開頭結尾都有問候。
最簡單的開始方式是什麽?嗨?,寫在最後?最誠摯的問候?還是?真心?、 ?最誠摯的問候?、 ?最美好的祝願?、 ?親切的問候?、 ?致敬?、 ?妳真誠的
主體
郵件的正文應該簡潔明了。如果具體內容較多,只需對正文進行簡要介紹,然後單獨寫壹個文件作為附件進行詳細說明。
文字要通順、清晰、準確、明了;最好不要讓人拉滾動條看完妳的郵件;在壹封郵件中給出完整的信息,最好在壹封郵件中把所有的相關信息都講清楚、講準確。兩分鐘內不要再發信了。什麽?補充?還是?更正?那樣的郵件,會讓人很反感。
為了避免拼寫錯誤,妳最好打開拼寫檢查器。在發送郵件之前,壹定要自己仔細閱讀,檢查書寫是否流暢,拼寫是否有錯誤。
合理提示重要信息,但不能過多,否則會使人註意力不集中,影響閱讀;對方用什麽語言交流,我們就用什麽語言。有些外國人中文很好,會用中文發郵件。這個時候也要用中文。選擇易於閱讀的字號和字體;
結束簽名
每封郵件最後都要簽名,這樣對方才能清楚的知道發件人信息。
在郵件末尾加上簽名文件是很有必要的,這也是宣傳妳公司的壹種方式。簽名文件可以包括諸如姓名、職位、公司、電話號碼、傳真號碼、地址等信息。,但也不應該太多。只要在上面放壹些必要的信息,對方需要更詳細的信息自然會聯系妳。
涉外郵件社交禮儀中的註意事項妳要知道英文符號的習慣:
稱呼後面用逗號(,);英語裏沒有停頓。用逗號(,)替換應該使用暫停的地方;英語中,有人說後面是逗號和引號,結尾符號放在引號裏;如果兩個句子之間加連詞and/or/for/but,中間用逗號;英語中沒有書名,當句子中有書籍、雜誌、電視劇等名詞時,用斜體表示;
附件
如果郵件有附件,應在正文中提示收件人檢查附件;附件文件要用有意義的名稱命名,最好能概括附件內容,便於下載後收件人管理;正文應簡要說明附件的內容,尤其是有多個附件時;附件數量不應超過4個;如果數量多,就要打包壓縮成壹個文件;如果附件是特殊格式的文件,應在正文中說明打開方式,以免影響使用。
結束簽名
每封郵件最後都要簽名,這樣對方才能清楚的知道發件人信息。雖然妳的朋友可能會從發件人那裏認出妳,但是不要給妳的朋友設計這樣的工作。
簽名信息不要太多。
有必要在電子郵件末尾添加壹個簽名文件。簽名文件可以包括諸如姓名、職位、公司、電話號碼、傳真號碼、地址等信息。,但信息不要太多行。妳只需要在上面放壹些必要的信息,對方需要更詳細的信息自然會聯系妳。
引用壹句話作為妳簽名的壹部分是可行的,比如妳的座右銘或公司口號。但是要分清接受者和場合,記得要得體。
不要只使用壹個簽名文件
簽名文件應該針對內部、私人和熟悉的客戶進行簡化。過於正式的簽名文件會疏遠對方。可以在OUTLOOK中設置多個簽名文件,靈活調用。
簽名文件文本選擇
簽名文件文本應選擇與主文本匹配的文本,包括簡體、繁體或英文,以避免出現亂碼。字體大小壹般比文字字體小。
提醒對方檢查
郵件發出後,要及時給對方打電話或發短信。沒有人會守在電腦前查收郵件,所以提醒對方註意查收也是必不可少的,有助於及時解決問題。
回復涉外郵件社交禮儀須知
及時回復郵件
收到別人的重要郵件後,往往需要馬上回復對方。這是對他人的尊重,最理想的回復時間在2小時以內,尤其是壹些緊急重要的郵件。
立即處理每封電子郵件需要很多時間。對於壹些低優先級的郵件,可以在特定時間處理,但壹般不要超過24小時。
如果事情比較復雜,不能及時給壹個確切的答復,至少應該及時給個答復吧?是的,我們正在努力。我們壹有結果就會回復。。不要讓對方久等,記住:及時回復,哪怕只是確認收貨。
如果是出差或休假,要設置自動回復功能,提醒發件人,以免影響工作。
做有針對性的回復
在回復中回答問題時,最好將相關問題復制到回復中,並附上答案。不要用簡單,太直白了,要做必要的解釋,讓對方壹勞永逸的明白,避免重復溝通浪費資源。
回復不得少於10字。
對方給妳發了壹封很長的郵件,妳真的只回了壹封?什麽事?、?對嗎?、?謝謝?、?已經知道了?等待話語是非常不禮貌的。不管怎樣,補上10字,以示尊重。
不要多次回復同壹個問題的討論,也不要建高樓。
如果發件人和收件人對同壹個問題回復三次以上,只能說明溝通不暢,解釋不清。這時候要通過電話等方式溝通,再做判斷。電子郵件有時不是最好的交流方式。
對於比較復雜的問題,多個收件人頻繁回復並發表意見,郵件級別越高,會導致郵件太長,讀起來很笨拙。這時候就要總結前面討論的結果,刪減瘦身,突出有用的信息。
區分回復和全部回復(區分個人回復和全部回復)
如果只需要壹個人知道的,就單獨回復他。
如果妳對發件人的要求做出了結論性的回應,妳應該重新回復,讓所有人都知道;不要要求對方幫妳完成。
如果不清楚發件人提出的問題,或者有不同意見,應該單獨和發件人溝通,不要在所有人面前壹直來來回回和發件人討論。討論完了再告訴大家。不要經常給老板發結果不確定的郵件。
點擊?全部回復?三思而後行!
主動控制郵件。
為了避免不必要的回復和資源浪費,可以在正文中指定壹些收件人進行回復,也可以在文末加上下面這句話:?完成了嗎?、?不需要任何操作?、?僅供參考,無需回復?。
正確使用發送、抄送和密件抄送
區分收件人、抄送人和密件抄送人(區分收件人、抄送人和秘密發件人)
接受這封郵件所涉及的主要問題的人應該回復它。
CC的人只需要了解壹下就可以了。CC的人沒有回復郵件的義務。當然,如果CC的人有建議,可以回復郵件。
而密件抄送是秘密投遞,也就是收件人不知道妳發給了密件抄送。這可以用在非常規的情況下。
收件人和抄送中收件人的排列應遵循壹定的規則。比如按部門;根據職位級別從高到低或從低到高。適當的規則有助於改善妳的形象!
只給需要信息的人發郵件,不占用別人的資源。
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