(壹)要符合客觀實際。
公文是用來指導工作和處理事務的文章，壹定要真實。事實要真實可靠，數字要準確，結論要實事求是，方法要實用。也就是說，公文內容必須從實際出發，符合客觀實際和工作規律。這就要求制作人要深入實際，調查研究，切實掌握新情況，分析研究新問題，同時要精通自己的業務，具備相關知識，避免說“外行”話。禁忌不具有操作性和指導性。上下兩面都厚，上面怎麽提，下面還在講，照抄，對基層沒有指導意義。缺乏針對性和具體可操作性，讓人不知如何操作。這樣就會失去文件的指導意義。
(二)要真實反映客觀情況。
客觀反映情況(報告、調查報告)，有好消息也有壞消息。不僅要反映成績，更要反映問題，尤其是存在的問題和對策，尤為重要，對領導的科學決策會起到很大的作用。
(3)嚴格註意處方。
公文的撰寫和修改必須及時迅速，不得有拖延和積壓。有些緊急要求有明顯的時間要求。超過時限就是拖延，拖延會影響公文的效力。要解決公文寫作時間過長的問題，就要給領導留壹些審閱的時間。因此，寫作者應該有強烈的責任感、時間觀念和效率。
(4)言簡意賅，簡短易懂。
為了實用和受歡迎，避免在標題中使用標語語言。公文提倡短，宜短不宜長。不要混揉，不要搞繁文縟節，不要亂用文言文。妳要直截了當，說實話，不要神神秘秘的玩文字遊戲，語言要通俗易懂，讓老百姓、部門、群眾都能看得懂，知道怎麽做。
(5)新穎、新鮮、獨特。
雖然公文是板著臉跟人說話。但是，調查報告和新聞故事也可以靈活地寫在標題中，讓壹些平衡的、修辭性的問題作為標題，也能讓人想讀，效果會更好。引用古文和名句，會提升文章的文采，顯得自然流暢。年度工作總結要有新鮮感，其特點、經驗、不足都要分析透徹。盡量選擇醒目、簡潔、生動、易記、朗朗上口的標題，標題中最好能體現出文中最精彩的地方。