1.主題:
1)郵件壹定要註明主題:第壹，能讓收件人容易閱讀，做好優先級；二是避免被當做垃圾郵件攔截或刪除；
2)主題明確、簡潔，與內容相關:便於保留；方便收件人進行優先排序；避免被攔截或刪除；
3)“*”或“！”適用於特別重要或緊急的郵件。符號，以及“緊急”壹詞；
4)最好只參考壹個話題的郵件，以備日後參考；
5)回復郵件時，根據回復內容適當更改標題；
6)註意:請務必檢查主題是否通暢，是否有錯別字；
2.收件人:可以用“必須給予回復”來區分；註意:壹定要盡量減少收件人數，對方郵箱地址準確，仔細核對，避免漏收；如果能按部門或崗位排序就更好了；
3.抄送:可以用“需要知道這件事”來區分，比如妳的直屬領導需要知道項目的進展；註意事項與接受者相同；
4.密件抄送:密件抄送收件人可以看到妳的郵件發送給誰，抄送給誰，收件人和抄送人看不到密件抄送；通常情況下，密件抄送並不常用。如果妳是中層，妳需要跨部門溝通協調壹些事情，同時妳需要妳的上司知道，但同時妳需要妳的下屬跟進這件事情的進展。很明顯，收件人是跨部門同事，抄送人需要既是妳的上司，又是妳的下屬，但放在壹起不太合適，妳可以選擇加密，抄送給妳的上司，僅此而已；
5.地址:
1)格式:郵件開頭要寫收件人，第壹行大寫；
2)地址:如果知道對方的確切位置，寫“* *經理”就可以了；如果不知道不熟悉的人的確切位置，但知道對方的性別，可以直接寫“先生/女士* *”；如果是同行或者同輩，可以直接直呼其名，這樣可以更親切壹些。如果有多個收件人，可以用“每個人”；註意，在英文商務郵件中，不熟悉的人或地位高於自己的人直接用英文名字稱呼自己是不合適的，用全名稱呼也是不禮貌的。使用先生、女士或博士的頭銜更安全。
6.問候語:格式:在稱呼之後，填寫兩行。，如“妳好”或“妳好”；結尾寫“工作好運”是常有的事。如果是長輩，就要用“這個敬禮”。註意，在非常正式的場合，應該完全使用標準的信函格式。“祝願”和“真誠”是下壹行末尾或新壹行開頭的兩個空格，而“順利”和“敬禮”寫在新壹行的頂上。
7.文本:
1)要求:內容清晰，主題明確，語言流暢；主要說明為什麽，什麽，什麽時候，需要做什麽，結果是什麽；
2)註意事項:a .壹封郵件要說明完整的事件；b、內容較多時，可以用1、2、3等段落描述清楚，保證每壹段都簡短扼要；c、根據溝通內容，可以用數字表格或圖片輔助講解；d、對於需要強調的內容，可以用加粗的字體和顏色標註來說明，但註意適度，不要過多；e、中文常用宋體或新宋體，英文使用Verdana或Arial字體，字號為5號或10號，商務郵件盡量避免使用文具；f、如果郵件有附件，需要在郵件正文中註明；g、多使用禮貌用語，如“請”、“謝謝”；h、壹定要檢查，不要有錯別字；
8.結尾:呼應前面問候語的結尾即可，註意格式(參考文獻6)。
9.簽名:
1)收件人可以清楚的知道發件人；
2)簽名可以包括姓名、職位、公司、電話號碼、傳真號碼、地址等信息。，但信息壹般不超過4行，文字選擇與文字匹配，字號壹般小於文字字體；
3)可以加壹句簡短的座右銘或公司口號，但不是必須的；
10.配件:
1)如果郵件有附件，提示收件人檢查正文中的附件。如果有多個附件，需要在正文中說明，如數量、附件名稱、內容等。
2)附件以準確描述附件內容的方式命名。數量超過四個時，需要根據郵箱設置打包壓縮文件並發送不超過內存的郵件，否則單獨發送；
3)如果附件以特殊格式存儲，請標註打開方式，以免影響使用效果；
11.轉發:首先確定是否需要轉發郵件；轉發郵件需有相應的說明或解釋，如“請領導批準”、“請協助辦理”；對於已經反復溝通回復過幾次的郵件，需要對郵件內容進行整理、總結、解釋後再轉發；12.關於群發:根據郵件類型，群發通常用於通知、邀請、分享。通常發送的主體是人力資源部或者主管(通知)和總經理辦公室(公文)，所以要確保妳的郵件適合群發，不要占用收件人的時間和資源；
12.回復:
1)區分“回復”和“回復全部”:如果只有壹個人需要了解某件事，只需單獨回復壹個人即可；如果對發件人的要求做出結論性回應，回復全部；如果對發件人提出的問題有疑問或不清楚，可以通過電話或與發件人面對面溝通的方式回復郵件，不要在郵件中重復回復，給他人造成不必要的麻煩；
2)回復郵件問題時，最好將相關問題復制到回復郵件中，然後附上答案；
3)重要緊急郵件通常需要在2小時內回復；對於壹般的郵件，也需要在24小時內回復。如果事情比較復雜，壹時沒有結果，也需要及時回復“郵件已收到，正在處理中，會盡快回復結果”。及時回應是非常必要的。
如果是出差或休假，可以設置自動回復功能，提醒發件人，以免影響工作；
4)壹收到郵件就回復，讓發件人知道這件事，是非常必要的。尤其是當發件人在郵件中說“收到請回復”時，除非妳是領導，最好不要直接回復“已讀”或“已讀”，至少需要10字，體現了壹種尊重。
註意:
1)避免在周壹和周五發送重要郵件；如果是特別重要緊急的郵件，壹定要口頭或電話通知郵件的關鍵人，以免影響工作進程；
2)再次註意禮貌用語；
3)避免長篇大論；
4)沒有錯別字，沒有錯別字，沒有錯別字。