郵件也是體現壹個人職業素養的時候，所以郵件中的語言和格式需要註意。我整理了商務人士發郵件應該註意的禮儀細節。歡迎欣賞並向他們學習。
首先，關於主題
主題是收件人了解郵件的第壹信息，因此需要勾勒和使用有意義的主題行，以便收件人快速理解郵件內容並判斷其重要性。
1.標題不要留白，這樣最沒禮貌。
2.標題要短，不要長，不要讓outlook用它來顯示妳的標題。
標題要真實地反映文章的內容和重要性，避免使用模糊不清的標題，如“來自王老師”
壹封信盡量只圍繞壹個主題，不要壹封信講很多東西，方便以後整理。
5.使用大寫字母或特殊字符(如“*！”)酌情。)來突出標題，引起收信人的註意，但要適度，尤其不要隨便用“急”字。
6.回復對方郵件的時候，可以根據回復的內容換個標題，不要再壹堆了。
第二，關於稱呼和問候
1.恰當地稱呼收件人，然後拿起天平。
在郵件的開頭寫上收件人的地址。這不僅是禮貌，也是明確提醒壹個收件人，這封郵件是給他的，要求他給予必要的回復；在有多個收件人的情況下，您可以發送給所有人。如果對方有職務，要按職務稱呼對方，如“X經理”；如果不清楚自己的職位，就照常稱呼“X先生”、“X小姐”，但要先確定自己的性別。
不熟的人不要直接稱呼自己的英文名，也不要稱呼比自己級別高的人。直呼每個人的全名也是不禮貌的。不要用“親愛的xxx”讓大家看著眼熟。
2.郵件的開頭和結尾最好都有問候語。
開頭寫壹個“嗨”，中文寫壹個“妳好”；在結尾，用中文寫“最誠摯的問候”和“祝妳好運”是很常見的。
俗話說“有禮貌不奇怪”。有禮貌總是好的。即使郵件中有不對的地方，對方也能坦然對待。
第三，發送電子郵件文本
1.電子郵件文本應該簡潔流暢。
郵件的正文應該簡潔明了；如果具體內容很多，只需簡單介紹正文，然後單獨寫壹個文檔作為附件進行詳細說明。
文字要通順，用簡單的詞和短句，表達準確清晰，避免晦澀難懂的句子。最好不要讓人拉滾動條看完妳的郵件，千萬不要學唐僧。
2.註意郵件的語氣。
根據收件人與自己的熟悉程度和層級關系；無論郵件是內部的還是外部的，都要選擇合適的語氣來討論，以免給對方造成不適。
請尊重對方，謝謝之類的。語句應該經常出現。
郵件很容易轉發給別人，所以評論別人的觀點壹定要謹慎客觀。“郵件門”是壹個深刻的教訓！
3.為了清晰起見，電子郵件的主體應該使用諸如1234這樣的列表。
如果事情比較復雜，最好用1，2，3，4分幾段解釋清楚。保持每段簡短不長，沒人有時間仔細閱讀妳的長篇大論。
4.在壹封電子郵件中提供完整的信息。
最好在壹封郵件裏把所有相關信息說清楚，說準確。兩分鐘後不要再發“補充”或“更正”郵件，會讓人很反感。
5.盡量避免拼寫錯誤和錯別字，註意使用拼寫檢查。
這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文郵件，最好開啟拼寫檢查功能；如果是中文郵件，註意拼音輸入法帶來的智障同音字。在發送郵件之前，壹定要自己仔細閱讀，檢查書寫是否流暢，拼寫是否有錯誤。
6.合理提示重要信息
不要總是用大寫字母、粗體斜體、彩色字體、放大字體來提示壹些信息。合理的提示是必要的，但是過多的提示會讓人註意力不集中，影響閱讀。
7.合理運用圖片、表格等形式幫助解釋。
對於很多帶有技術介紹或者討論性質的郵件，很難簡單的用文字形式描述清楚。如果妳結合圖表來解釋，收件人壹定會稱贊妳的體貼。
8.不要總是用像:)這樣的笑臉字符，在商務信函中顯得輕浮。商務郵件不是妳的情書，所以:)最好慎用。只在壹些確實需要強調某種輕松氣氛的場合使用。
四。附加
1.如果電子郵件有附件，應該提示收件人檢查文本中的附件。
2.附件文件要用有意義的名字命名，不允許用只有外星人才能理解的文件名。
3.正文應簡要說明附件的內容，尤其是當有多個附件時。
4.附件數量不應超過4個。當數量很大時，應該打包壓縮成壹個文件。
5.如果附件是特殊格式的文件，應在正文中說明打開方式，以免影響使用。
6.如果附件太大(不超過2MB)，要分成幾個小文件分別發送。
五、語言和漢字編碼的選擇
1.僅在必要時使用英文郵件。
英文郵件只是交流的工具，不是用來炫耀和鍛煉英語的。如果收件人中有外國人，應使用英文郵件溝通；如果收件人是其他國家和地區的中國人，也要用英語交流。由於中文編碼的問題，您的中文電子郵件在其他地區可能會出現亂碼。
2.尊重對方的習慣，不要主動發英文郵件。
如果對方和妳的郵件是中文的，請不要自作聰明給他發英文郵件；如果對方用英文給妳發郵件，不要用中文回復。
3.對於壹些信息性或重要的郵件，建議使用中文。妳很難保證妳的英語表達水平或者收件人某個人的英語理解水平有問題，會影響郵件所涉及問題的解決。
4.選擇易於閱讀的字體大小和字體。
中文使用宋體或新宋體，英文使用Verdana或Arial，字體大小為5號或10號。這是最適合在線閱讀的字體大小和字號。不要使用奇怪的字體或斜體，最好不要使用背景信紙，尤其是公務郵件。
不及物動詞結尾簽名
每封郵件最後都要簽名，這樣對方才能清楚的知道發件人信息。盡管妳的朋友
朋友可能會從發送方認出妳，但不要給朋友設計這樣的工作。
1.簽名信息不要太多。
有必要在電子郵件末尾添加壹個簽名文件。簽名文檔可以包括諸如姓名、職位、公司、電話號碼、傳真號碼、地址等信息。，但信息不宜太多行，壹般不超過4行。妳只需要在上面放壹些必要的信息，對方需要更詳細的信息自然會聯系妳。
引用壹句話作為妳簽名的壹部分是可行的，比如妳的座右銘或公司口號。但是要分清接受者和場合，記得要得體。
2.不要只使用壹個簽名文件。
簽名文件應該針對內部、私人和熟悉的客戶進行簡化。過於正式的簽名文件會疏遠對方。可以在OUTLOOK中設置多個簽名文件，靈活調用。
3.簽名文檔的文本應選擇與簡體、繁體或英文文本相匹配的文本，以避免出現亂碼。字體大小通常應小於文本字體。
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