個人離職時，需要提交離職申請。經單位批準後，由單位出具解除勞動合同的證明，並到社保處辦理勞動關系轉移或終止手續。職工與單位簽訂勞動合同，單位有人事檔案管理權限的，單位必須免費為職工辦理和保管人事檔案。如果單位沒有人事檔案管理權限，員工應在與單位簽訂勞動合同後，將人事檔案委托當地人才中心管理。
相關說明
人事檔案是我國人事管理制度的重要特征。它們是個人身份、教育、資格等的證明。它們與個人工資、社會勞動保障和組織關系緊密掛鉤，具有法律效力，是記錄人生軌跡的重要依據。
記載壹個人主要經歷、政治面貌、道德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據、參考的作用。個人定級為正式員工、申請職稱、辦理養老保險等相關證明時都需要檔案。
2020年4月，北京出臺新政策，為農民建立人事檔案。