電子文件如何管理

檔案的本質屬性是原始記錄性，這種原始記錄性壹方面表現在檔案的內容上，另壹方面表現在檔案的形式上，如，當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案具有法律憑證的作用。但是在在OA辦公自動化系統中，電子文件的原始性卻很難得到體現。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定，電子文件能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等等，已經成為檔案界的新課題。 依據國家有關標準，結合本單位的實際情況，從檔案管理的基本規律和計算機技術的特點出發，制訂歸檔電子文件管理辦法是當務之急。制訂壹個包括電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、利用、統計、保護等內容的管理辦法，以確保真實、有效地把好歸檔電子文件的質量檢驗關，從歸檔電子文件的特點出發研制歸檔電子檔案管理系統軟件。 制訂管理辦法要註意的問題 電子文件的存儲載體問題。電子文件的存儲載體有多種，如，磁帶、磁盤、光盤等。光盤與磁帶、磁盤相比，其特點是：記錄密度高、存儲量大；非接觸式記錄和信息讀取方式；數據傳輸率高；存取速度快；易保存。因有保護層，信息讀出為無接觸式的，不存在讀取磨損，所以盤片不易損壞。根據這些特點，目前使用光盤作為電子文件歸檔的載體比較合適。盡管它的標準不夠完善，但隨著技術的發展，相信在不久的將來，有關光盤的標準會陸續出臺。所以在當前選擇光盤作為電子檔案存儲載體最為合適。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。在條件允許時，及時將軟磁盤更換為光盤載體長期保存。 紙質檔案與電子檔案長期並存在保持壹致的問題。兩種不同載體檔案的特點，可概括為兩句話：紙質檔案便於長期永久保存，而利用較不方便；電子檔案便於利用，但難於永久保存。鑒於這種局面，兩種載體檔案會在壹定時期內長期並存。普遍做法是“雙套制”，即在保存電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質文件保存。兩種載體檔案並存特別要註意兩種檔案的壹致性，在電子檔案著錄、編號、簽署、更改、更新時更應註意保證電子檔案與紙質檔案對應相符。 電子文件的安全問題。壹是電子文件歸檔時，把屬於壹般性的電子文件，轉換成各種平臺都能使用的文本文件的格式，以不變應萬變，消除由於技術演變所帶來的影響。特殊格式電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的瀏覽軟件。二是使用“只寫壹次式光盤加背書”方式制作歸檔原件，確認其內容信息的原始性。歸檔前電子文件內容的原始性由歸檔人負責，歸檔後的原始性由檔案室負責，為了分清責任，最理想的辦法是雙方在不可更改的載體上簽字，而這種光盤的同壹處刻錄軌跡只能寫入壹次，這就是“只寫壹次式光盤加背書”。也可以只讀光盤、電子簽名、數字水印、隱形條碼、數字時間印章法等來確認電子文件內容信息的原始性。三是在網絡環境中，可采用壹種既能確認發件人身份，又能保密保安全的“公用密鑰數字簽名技術”。還可采用防火墻技術、網絡安全檢測、大眾身份認證系統、數據加密技術等措施來保證網絡安全。當然這都很難達到徹底的安全。四是利用中的安全措施：設置分級查詢權限密碼並定期或不定期地更改，屬於保密範圍的信息內容的復制拷貝更要嚴格控制。系統對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，並自動進行相關的記錄，作為利用工作查證的依據。而且利用系統應有較強的容錯能力，避免由於誤操作所帶來不可挽回的損失。 電子文件的鑒定問題。壹是入口關，即在檔案部門接受電子文件是要檢驗每個文件能否被正常讀出、打開或運行；有無感染計算機病毒；內容是否完整，是否與歸檔移交清單或文件機讀目錄相壹致等。二是定期檢查關，即對歸檔後的電子文件建立定期檢查的制度，數據類電子文件檢驗能否被正常讀出，程序類電子文件檢驗能否被正常運行。對於磁性載體壹般應每兩年、光盤每四年進行壹次抽樣機讀檢驗，抽樣率不少於10％；對於磁性載體每四年拷貝壹次，並建立對電子文件的檢查、維護、拷貝等操作過程進行登記制度，避免發生人為的誤操作或重復勞動。轉儲後的載體與原載體同樣編號保存。三是利用關，即在平時提供利用時，壹旦發現有文件損壞或感染計算機病毒，立即要對該載體內存儲的所有文件進行檢驗，及時采取措施修復損壞的文件。還要註意更新殺病毒軟件。 同時，還要把電子文件歸檔與電子檔案管理所需要的計算機系統軟件的開發和硬件的配合納入到下壹階段檔案室檔案管理系統的建設規劃中去，為接受電子文件做好物質和精神準備。