撰寫郵件有三種方式：寫郵件、回復郵件、轉發郵件。
三種方式各有所長，但在撰寫格式方面都壹至分為四點：收件人，抄送，主題，內容。
壹、收件人
1.確認傳送訊息的對象，並將人數降至最低。
2.傳送電子訊息之前，確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾和笑話。
二、抄送
1.在必要和確定的情況下，抄送給相應需要知道進展情況的人員(比如項目經理)。
2.壹般情況下不要給普通客戶抄送。
3.確認抄送訊息的對象，並將人數降至最低，以免造成不必要的困擾和笑話。
三、主題
電子郵件壹定要註明主題，因為有許多網絡使用者是以主題來決定是否繼續詳讀信件的內容(網絡的世界什麽都有 廣告最討厭但是帶來的收入是相當可觀的 呵呵)。
此外，主題要明確、精練與內容相關，表達出對方需要了解的信息，而且可以區分對同壹事物的不同信息。讓人壹望即知，以便對方快速了解與記憶。
四、內容
在線溝通講求時效，所以電子郵件的內容力求簡明扼要，並求溝通效益。壹般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時都可以省略。但稱呼，正文，結束，落款/簽名四點要盡量完整。
1、稱呼
1)如果有收件人的姓名的話,可以讓對方感覺更加友好。
2)若知道對方的性別可以用：XX先生、XX小姐、XX女士
3)如果知道對方的身份可以用：XX總經理、XX經理、XX董事長、X總、X董、X經理
2、正文
正 *** 到主題明確，語言流暢，內容簡潔。在撰寫正文時還應註意以下幾點，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。
1)在撰寫英文信函時,只對壹兩個詞進行大寫以示強調,全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時候，只對部分以示強調的詞采用加粗等方式。
2)不要在信件中發泄不滿,應面對面的解決。
3)回復信件時,有必要加上部分的原文,以方便對方了解回信內容。
4)若摘錄的原文很長,應先把回復內容放到前面,原文內容在後,
5)在收件人明白其意時,才可使用俚語或縮寫。
6)如果有附件，應該在正文處說明附件的內容和用途;
3、結束
1)如果可提供好的選擇,應在結尾處提出。
如: 請您考慮，有任何需要咨詢，請電話或EMAIL聯系我.
2)最好的結尾要著眼未來：
如：希望我們能夠達成合作
3)結尾應顯示誠懇：
如：感謝您抽空洽談
4、落款/簽名
目前，有不少網民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事，鑒於此，在商務郵件中應該有落款/簽名，以示身份。...>>
問題二：商務預約的郵件怎麽寫 如何寫英文電子郵件
壹、文法上
1、切忌主客不分或模糊
例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.”
應改為：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We決定呀, 不是report.)
2、句子不要淩碎
例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about pliance. 應該連在壹起.
3、結構對稱,令人容易理解.
例子: The owner questioned the occupant’s lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.
應改為: The owner questioned the occupant’s lease intentions and ink alterations of the contract.
4.單眾數不要搞亂,不然會好刺眼,看不舒服.
例如: An authorized person must show that they have security clearance.
5.動詞主詞要呼應. 想想這兩個分別:
1）.This is one of the public-relations functions that is underbudgeted.
2）. This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted.
6.時態和語氣不要轉變太多.看商務英語已經是苦事,不要浪費人家的精力啊.
7.標點要準確.
例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment.
改為: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.
8.選詞正確. 好像affect和effect, operative和operational等等就要弄清楚才好用啦.
9.拼字正確. 有電腦拼字檢查功能後,就更加不能偷懶.
10.大小寫要註意.非必要不要整個字都是大寫,除非要罵人
例如: MUST change to OS immediately. 外國人就覺得不禮貌和喝令人壹樣. 要強調的話,用底線,斜字,粗體就可以了.
問題三：商務寫作：商務郵件開頭怎麽寫 通常商務交流中的書信書寫格式分為四種，每壹種都有其突出的地方，而選擇用哪種格式則看寫信人的愛好了。
Modified-Block Letter Format
In this format each typed element - except the date and the signature
block - begins at the left-hand margin. The date may be backspaced from
the right margin point to align at the right margin; it may be
centered, or it may begin at the center. The most attractive placement
of the date, however, may depend on the letterhead design.
這種格式下，書信的排版，除了日期和簽名部分，都從左邊空白處開始，沒有空格，段段之間空行。日期可以放在最右邊，也可以放在中間，自成壹行。最吸引人的寫日期的地方，其實應該根據書信擡頭的設計而定。
問題四：英文商務郵件同時發給兩個人，怎麽寫稱呼 應該是電子郵件吧.
如果妳只是抄送給其中壹個人的話,那妳就寫主要收件人的名字.
如果是兩個人的話,可以把兩個人的名字都寫上去.例如 dear XX and XX
或者妳可以直接寫 dear all
問題五：商務預約的郵件怎麽寫 商務預約的郵件文體介紹
人員出訪，常常需要事先與要見面的人或公司進行預約。這類預約e-mail 較易寫，只要做到清楚、簡潔、禮貌就行。它壹般包括下列內容：
(1)請求約會並說明原因。
(2)建議確切的約會時間和地點等。如果妳的時間比較充裕，預約時可給出妳可接受的時間由對方決定。
(3)請對方答復並進行確認。
回復這類電子郵件可分為接受和拒絕兩種。接受的內容壹般有：表明來信收悉;表示接受;重述具體時間、地點等;表達希望會晤或感謝的心情。拒絕的內容壹般包括：表明來信收悉;說明拒絕的原因;致歉。
當要變更預約時，應說明變更的原因，同時致歉。
問題六：英語的商務郵件怎麽寫 Dear all，（頂格寫）
（空壹行）
We are going to have a meeting about the arragement of our pany's opening ceremony. The details are as below:（第壹句話清晰明了的交代事件，不多說壹句浪費任何人的時間。）
(分段再空壹行，還是頂格寫）
1.時間
2.地點
3.主持及參加人員
（重要信息這樣分點寫可以大大節約妳在工作中的同事們的時間，又交代得很清楚）
Thanks and Best Regards（這樣的祝語任何人通用）
姓名
部門
聯系方式
（註：格式上沒行都是頂格寫，分段就空壹行，內容應簡潔明了，表達到位。）
問題七：商務郵件結束語怎樣寫 這個原來是 中國書信禮儀 中的問候祝頌語。現在的人也很少用筆寫信了，即使寫信或者寫電子也很少使用這些文言詞了，壹般也就是“恭祝身體健康，萬事如意”之類的祝賀語。
在以前的書信中經常會看到“X祺”，“X安”，“X福”，“X禧”，“X吉”之類的祝福，比如“商祺”，“文祺”，“近祺”，“籌安”，“德安”，“客安”，“冬安”，“財安”，“曼福”，“年禧”，“新禧”，“春禧”等等。
關於祝頌的方式也根據對象的輩分和尊卑有關，如給長輩寫信壹般用“敬請福安”，“敬頌崇祺”，同樣給上級寫信壹般用“恭請”，“敬請”，“祗請”等，給平輩寫信壹般“即請大安”，“順祝商祺”，給晚輩用“順問”即可。
有好多的詞讀起來真的好拗口，中國作為禮儀之邦，文化果然博大精深啊~~;) 雖然拗口,但是現在的職場禮儀中偶而還有人用.
問題八：英文商務書信的基本格式 From: X X X
To: X X X
Date: X X X
Subject（主題）:
Dear Ms. Cunningham:
You and y揣ur pany have been remended to us by Charles Lewis of East Asia Building Material Supplies. Charles mentioned that your pany provides high quality goods and services at a reasonable cost, and I am writing to inquire about establishing business cooperation between you and my pany, China Merchandise pany.
China Merchandise pany is one of the largest international exporters of Chinese goods. We have clients throughout the world, especially in the United States. Chinese ornamental merchandise represents one of our most popular products. As such, we would appreciate it if you could send us your latest sales catalog for our review. We believe that establishing business cooperation with Ornamental Decorations and Supplies will be mutually beneficial for your pany and ours.
I look forward to receiving your catalog and doing business with you in the future.
Sincerely yours,
Mai Yang
Manager
常用表達方式
說明如何了解對方，請求提 *** 品信息：
We recently learned about your pany through our market research, and are writing to request a catalogue and price-list for merchandise available from your store.
介紹自己的實力：
We are a Chinese export pany with clients around the world.
請求實質性磋商：
I will contact you within a week to schedule an appointment.
這個只是個例子
如果妳需要對方快速回信妳可以在信的末尾寫上I'm looking forward to hearing from you
需要註意的是總體格式壹般都是靠左頂格寫，如上，無需和中文書信壹樣空兩格，這是目前最流行的格式...>>
問題九：急求商務郵件範文 1.請求建立商業關系
We have obtained your name and address from Aristo Shoes, Milan, and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us. We have been importers of shoes for many years. At present, We are interested in extending our, range and would appreciate your catalogues and quotations. If your prices are petitive we would expect to transact a significant v膽lume of business. We look forward to your early reply. Very truly yours
從米蘭Aristo鞋類公司取得貴公司和地址，特此修函，祈能發展關系。多年來，本公司經營鞋類進口生意，現欲擴展業務範圍。盼能惠賜商品目錄和報價表。如價格公道，本公司必大額訂購。煩請早日賜復。此致
2.回復對方建立商業關系的請求
Thank your for your letter of the 16th of this month. We shall be glad to enter into business relations with your pany. In pliance with your request, we are sending you, under separate cover, our latest catalogue and price list covering our export range. Payment should be made by irrevocable and confirmed letter of credit. Should you wish to place an order, please telex or fax us.
本月16日收到有關商務關系的來函，不勝欣喜。謹遵要求另函奉上最新之出口商品目錄和報價單。款項煩請以不可撤銷保兌之信用狀支付。如欲訂貨，請電傳或傳真為盼。此致敬禮
3.請求擔任獨家代理
We would like to inform you that we act on a sole agency basis for a number of manufacturers. We specialize in finished cotton goods for the Middle eastern market: Our activities cover all types of household linen. Until now , we have been working with your textiles department and our collaboration has proved to be mutually beneficial. Please refer to them for any information regarding our pany. We ......>>