電子簽名和加密技術，電子簽名技術的實現需要使用到非對稱加密（RSA算法）和報文摘要（HASH算法）。
非對稱加密是指用戶有兩個密鑰，壹個是公鑰，壹個是私鑰，公鑰是公開的，任何人可以使用，私鑰是保密的，只有用戶自己可以使用，公鑰和私鑰是對應關系。用戶可以用對方的公鑰加密信息，並傳送給對方，對方使用自己的私鑰將密文解開。公私鑰是互相解密的，而且絕對不會有第三者能插進來。
報文摘要利用HASH算法對任何要傳輸的信息進行運算，生成128位的報文摘要，而不同內容的信息壹定會生成不同的報文摘要，因此報文摘要就成了電子信息的“指紋”。
有了非對稱加密技術和報文摘要技術，就可以實現對電子信息的電子簽名了。 文檔電子簽名軟件是壹種電子蓋章和文檔安全系統，可以實現電子蓋章(即數字簽名)、文檔加密、簽名者身份驗證等多項功能。對於簽名者的身份確認、文檔內容的完整性和簽名不可抵賴性等問題的解決具有重要作用。
使用數字證書對Word文檔進行數字簽名，保證簽名者的簽名信息和被簽名的文檔不被非法篡改。簽名者可以在簽名時對文檔簽署意見，數字簽名同樣可以保證此意見不被篡改。
軟件應嵌入Word環境，集成為應用組件，使用簡便，界面友善。操作生成的數字簽名和意見以對象方式嵌入Word文檔，直觀明了。
軟件還應支持多人多次簽名，每個簽名可以在文檔中的任意位置生成，完全由簽名者控制。
軟件避免采用宏技術，從而避免因用戶禁用宏而導致軟件失效。
數字簽名使用的數字證書可以存儲在智能卡和USB電子令牌之類的硬件設備中，這些存儲介質自身有安全性高、攜帶方便等特點，進壹步提高了系統的安全性。
在企業中，對於往來的需審批的重要文檔，必須保持其安全、有效，並要求留下審批者的意見及簽名，如果采用傳統的方法如傳真，勢必造成大量的掃描文件需要存儲，且不好管理，而電子簽名在安全體系的保證下，將為文檔管理的效率帶來顯著的提高。由此看來，采用先進的IT技術，能推動我們的辦公無紙化進壹步的向前發展。