二000年十壹月
1 範圍
本範圍規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列和標識規則。
本標準適用於國家各級行政機關制發的公文。其他機關公文可參照執行。使用少數民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。
2 引用標準
下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。本標準出版時，所示版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。
GB/T 148-1997 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸
3 定義
本標準采用下列定義。
3．1 字 word
標識公文中橫向距離的長度單位。壹個字指壹個漢字所占空間。
3．2 行 line
標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為壹基準行；公文標準以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為壹基準行。
4 公文用紙主要技術指標
公文用紙壹般使用紙張定量為60g/m2-80g/m的膠紙印刷紙或復寫紙。紙張白度為85%—90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值為7.5—9.5。
5 公文用紙幅面及版面尺寸
5．1 公文用紙幅面尺寸
公文用紙張采用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB/T 148。
5．2 公文頁邊與版心尺寸
公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm
公文用紙訂口（左白邊）為：28 mm±1mm
版心尺寸為：156 mm×225mm（不含頁碼）
6 公文中圖文的顏色
未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。
7 排版規格與印裝要求
7.1 排版規格
正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，壹般每面排22行，每行排28個字。
7.2 制版要求
版面幹凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。
7.3 印刷要求
雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100％，紅色油墨應達到色譜所標Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。
7.4 裝訂要求
公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書 間的距離為3mm~5mm；無壞釘、漏釘、重釘，針腳平伏牢固；後脊不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無毛茬或缺損。
8 公文中各要素標識規則
本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。
置於公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。
8.1 眉首
8.1.1 公文份數序號
公文份數序號號是將同壹文稿印制若幹份時每份公文的順序
編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1號。
8.1.2 秘密等級和保密期限
如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角
第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用”★”隔開。
8.1.3 緊急程度
如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角
第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
8． 1。4 發文機關標識
由發文機關全稱或規範化簡稱後加”文件”組成；對壹些特定
的公文可只標識發文機關全稱或規範化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發文機關標識上空2行向下依次標識（見圖三）。
發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但壹般應小於22 mm×15mm(高×寬)。
聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。
8．1．5 發文字號
發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識
下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角“[ ]”括入；序號不編虛位（即1不編為O01），不加“第”字。
發文機關之下4mm處印壹條與版心等寬的紅色反線。
8．1．6 簽發人
上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全角冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。
如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽
支人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序
依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後壹個簽發人姓名
處在同壹行並使紅色反線與之的距離為4mm。
8.2 主體
8．2．1 公文標題
紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分壹行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。 8．2．2 主送機關
標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後壹個主送機關名稱後標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。
8．2．3 公文正文
主送機關名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。
8．2．4 附件
公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿字體字標識“附件”，後標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼 (如“附件：1．×××××”)；附件名稱後不加標點符號。附件應與公文正文壹起裝訂，並在附件左上角第l行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前後標識應壹致。如附件與公文正文不能壹起裝訂，應在附件左上角第l行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附件(或帶序號)。
8．2．5 成文日期
用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”；成文日期的標識位置見8．2．6。
8．2．6 公文生效標識
公文生效標識是證明公文效力的表現形式。它包括發文機關印章或簽署人姓名。公文生效標識有以下兩種情況，壹種是單壹發文機關如何標識公文生效標識，另壹種是聯合行文的機關如何標識公文生效標識。
8．2．6．1 單壹發文印章
單壹機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成 文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文l行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。
當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；
當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。
8．2．6．2 聯合行文印章
當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3MM。
當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，並使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最後壹排如余壹個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最後壹排印章之下右空2字標識成文時間。
8．2．6．3 特殊情況說明
當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處壹面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。
8．2．7 附註
公文如有附註，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。
8．3 版記
8．3．1 主題詞
“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，後標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。
8．3．2 抄送機關
公文如有抄送機關，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後壹個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。
8．3．3 印發機關和印發日期
位於抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占l行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空l字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。
8．3．4 版記中的反線
版記中各要素之下均加壹條反線，寬度同版心。
8．3．5 版記的位置
版記應置於公文最後壹面(封四)，版記的最後壹個要素置於最後壹行。
9 頁碼
用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下壹行，
數碼左右各放壹條4號壹字線，壹字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以後的頁不標識頁碼。
10 公文中表格
公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置於表的左下角，雙頁碼置於表的左上角，單頁碼表頭在訂口壹邊，雙頁碼表頭在切口壹邊。
公文如需附A3紙型表格，且當最後壹頁為A3紙型表格時，封三、封四(可放分送，不放頁碼)應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最後壹頁(封四)上。
11 公文的特定格式
11．1 信函式格式
發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發文機關酌定；發文機關全稱下4mm處為壹條武文線 (上粗下細)，距下頁邊20mm處為壹條文武線(上細下粗) ，兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。首頁不顯示頁碼。發文機關名稱及雙線均印紅色。發文字號置於武文線下1行版心右邊緣頂格標識。發文字號下空l行標識公文標題。如需標識秘密等級或緊急程度，可置於武文線下l行版心左邊緣頂格標識。兩線之間其他要素的標識方法從本標準相應要素說明。
11．2 命令格式
命令標識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊
緣20mm，下邊緣空2行居中標識令號；令號下空2行標識正文；
正文下空1行右空4字標識簽發人簽名章，簽名章左空2字標識簽發人職務；聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。在簽發人簽名章下空1行右空2字標識成文日期。其他要素從本標準相關要素說明。
11．3 會議紀要格式
會議紀要標識由“××××××會議紀要”組成。其標識位
置同8．l．4，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準相關要素說明。
12 式樣
A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1；公文首頁版式見圖2；
上報公文首頁版式見圖3；公文末頁版式見圖4；聯合行文公文末
頁版式1見圖5；聯合行文公文末頁版式2見圖6。
(摘自中國標準出版社《國家行政機關
公文格式》GB／T9704壹1999)
附件：條文釋義
1 範圍
本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標識規則。
本標準適用於國家各級行政機關制發的公文。其他機關公文可參照執行。
使用少數民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。
本章規定了標準的內容範圍、適用範圍和特定範圍。
(1)內容範圍
內容範圍只涵蓋國家行政機關公文（以下簡稱“公文”）格式中的紙張要求、印制要求、公文各要素的排列順序和標識規則，並不是公文格式的全部範圍。對公文格式的完整要求應是把《國家行政機關公文處理辦法》中對公文格式的要求與本標準結合起來學習。
(2)適用範圍
本標準適用於國家各級行政機關的公文，其他機關、企事業單位的公文可參照執行。所謂參照執行的含義是可以結合自己的實際執行。
(3)特定範圍
《辦法》規定，少數民族自治地區公文可以同時使用少數民 族文字。由於少數民族文字的字體、字型和書寫習慣與漢字不同，執行本標準在某些地方可參照本標準另行規定。
2 引用標準
GB／T 148—1997 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸
在本標準中引用的國家標準GB／T 148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》，主要規定了印刷、書寫和繪圖紙的幅面尺寸，在壹般的公文用紙中，主要是采用印刷紙和書寫紙。由於該標準是根據國際標準ISO 218等同采用過來的，因此其中的紙張幅面尺寸完全與國際標準壹致。在A系列紙型中，公文用紙的紙型為A4型，即幅面尺寸為210mm×297mm，並規定各裁邊的誤差為土 3mm。因此GB／T 9704壹1999《國家行政機關公文格式》中規定的公文用紙幅面尺寸的依據就是GB／T 148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》。
3 定義
本標準采用下列定義。
3．1 字 Word
標識公文中橫向距離的長度單位。壹個字指壹個漢字所占空間。
3．2 行 line
標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7／8倍的距離為壹基準行；公文標題以2號字高度加2號字高度7／8倍的距離為壹基準行。
在本標準中為確定公文中各項要素的位置，就需要對公文的縱向和橫向的定位給出統壹的規定。為此，對於公文的橫向描述形式就是“字”，縱向描述就是“行”。在這兩項定義中，“字”指的就是漢字的橫向距離。壹“行”的概念(除2號標題外)指的是3號字高度加其7／8倍的距離。因此在標準中所指的壹行就是壹個固定的數量單位。由這兩個定義可以把公文中橫縱坐準確地將公文中的任何壹個要素加以定位。
4 公文用紙主要技術指標
公文用紙壹般使用紙張定量為60g／m壹80g／m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85％壹90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值為7．5—9．5。
由於公文的特殊地位，壹方面要考慮其外觀嚴肅、莊重，另壹方面更要考慮其頻繁使用和作為檔案長期保存的要求，因此對公文用紙的技術指標必須作出相應的規定。
公文用紙的質量為60g／M2—80g／m2的膠版印刷紙或復印紙，是綜合考慮了公文用紙的經濟性和美觀性。經濟條件相對差壹些的單位可以采用紙張質量不低於60g／m2的膠版印刷紙，壹般公文用紙可以采用70g／m2的膠版印刷紙。對於壹些使用高檔印制設備的單位可以采用紙張質量不高於80g／m2的膠版印刷紙或復印紙。這種相對靈活的規定避免了壹刀切的做法，各使用單位可根據自己的情況具體掌握，只要不低於下限或不高於上限均是符合標準的。
公文用紙紙張白度是根據與A等書寫紙和膠版印刷紙相關的國家標準和行業標準關於紙張白度的指標，進行分析總結得來的。紙張白度如果過低，看上去紙張較黑，如同報紙壹般，很不莊重；紙張白度過高，反光度加大，看上去晃眼，特別是在晚間，紙張白度過高，對視力影響很大，時間長了很不舒服。
橫向耐折度≥15次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆，必須保證壹定的柔韌性。因為很多公文需要在較多的層次傳閱流轉，如果公文用紙過脆，沒看幾次紙張就發生斷裂，使公文不能完整地保存，將直接影響公文效力的發揮。
不透明度≥85％是為了保證公文不使用透明度過高的紙張。如果公文用紙的透明度過高，在正反兩面所印的文字就會出現相互洇透，看上去文字很花很亂，導致印制質量不高，影響公文的閱示傳看。這也是公文用紙的壹項重要指標。
pH值為7．5—9．5是根據國家檔案局制定的行業標準DA／T 11壹1994《文件用紙耐久性測試法》中的相關規定確定的。
這項行業標準規定，存檔時間在200年以上的壹般耐久紙，其用紙的pH值應為7．5—9．5。出於公文將作為檔案長期保存和使用的需要，因此有必要對此項指標加以規定。
5 公文用紙幅面及版面尺寸5．1 公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB／T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB／T 148。
5．2 公文頁邊與版心足寸
公文用紙天頭(上白邊)為：37mm±lmm
公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm
版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)
本標準改變了我國公文用紙長期以來壹直沿用的16開型，而將公文用紙的幅面尺寸改為國際標準紙型A4型。作出這項規定應該說是在進行大量調查研究和對改變公文用紙紙型將對我國相應工業系統產生何種影響作調查和分析的基礎上得出的。
作出這項重大改變主要是基於以下三方面的考慮：
(1)采用國際標準已成為國際範圍公文用紙的普遍趨勢
國際標準化組織(ISO)早在1975年就制定了書寫紙(書寫用紙即日常的辦公用紙)的規格標準，即ISO 262：1975，其主要內容就是規定了書寫用紙的規格為A4型 (2l0mm×297mm)。這種紙型由於充分考慮了人體工效的作用，即可容納較多的信息，又大小適中，讓使用者感覺比較舒適。目前常用的復印機、打印機、計算機、傳真機等基本上是以A4型標準作為基本紙型的。
鑒於A4型紙是國際標準的紙型，因此得到各國和各國際組織的廣泛應用，其公文用紙大多是采用A4型紙。國際會議也無壹不是采用A4型紙作為會議文件用紙。在修訂該標準的過程中，修訂工作小組專門對許多國家和國際組織正式公文的公文用紙情況進行了調查，在所收集到的公文範例中，無壹不是采用A4型紙作為公文用紙。
(2)我國已基本具備采用國際標準A4型公文用紙的條件
我國在1987年和1988年分別等效ISO 6716和ISO 216制定了我國國家標準GB／T 788和GB／T 148。但考慮到我國的實際情況，在這兩項標準中，還規定了我國自己的標準16開型。隨著國際標準A4型的普及，各國普遍將A4型紙作為公文用紙和書寫用紙，同時各種辦公自動化設備具備處理A4型紙的功能，使A4型紙在我國作為書寫紙和圖書雜誌用紙已是大勢所趨。為此GB／T 148和GB／T 788已作了修訂，明確規定國際標準A系列作為書寫紙和圖書雜誌開本尺寸，這也為我國公文用紙采用國際標準A4型，使我國公文用紙與國際標準接軌奠定了基礎。
(3)淘汰16開型紙的必要性及基本條件分析
長期以來，我國在公文用紙方面壹直沿用16開型。這種紙型標準實際是日本早期用的標準。現今日本已不再使用該種紙型。
用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利於與各國政府或國際組織進行公文交往。16開型紙作為公文用紙還有壹個弊端是其本身無統壹規格，還有用B5型紙與l 6開型紙混用的。紙型規格的不壹，導致有的政府文件的前後頁大小不壹，公文質量受到影響，也不嚴肅。而國際標準A4型規格比較嚴格，無論在哪裏
買到的A 4型紙其誤差不會超過lmm，可保證文件用紙紙型的統壹。因此淘汰l 6開型公文用紙紙型，采用國際標準A4型作為
公文用紙是十分必要的。
將公文用紙由l 6開型改為國際標準A4型，是我國公文用紙的壹場革命性轉變。從目前了解到的情況看，我國的印刷設備制造企業已完全能夠生產制造符合國際標準A系列的印刷設備，並將逐步淘汰舊式生產設備。而且目前使用中的復印機、打印機、輕印刷機，絕大部分都是以A4型作為基本紙型，很多政府部門的文印設備也逐步進行了更新，可以印制A4型公文。
目前，淘汰16開型紙，采用A4型紙作為公文用紙的時機已經基本成熟。所以在《國家行政機關公文處理辦法》和《國家行政機關公文格式》國家標準中都明確規定公文用紙規格壹般采用國際標準A4型。
6 公文中圖文的顏色
未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。
公文在壹般情況下，除了發文機關標識、眉首的反線和發文機關印章為紅色外，其余部分均為黑色。為避免在本標準後面各章條的敘述重復，在此作總體規定。
7 排版規格與印制裝訂要求
7．1 排版規格
正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，壹般每面排22行，每行排28個字。
7．2 制版要求
版面幹凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過lmm。
7．3 印刷要求
雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BLl00％，紅色油墨應達到色譜所標Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。
7．4 裝訂要求
公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各l／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm壹5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；後背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±lmm，四角成90度，無毛茬或缺損。
長期以來，我們的公文缺乏壹個較為系統的印刷和裝訂規範。因此壹些公文在印制和裝訂時由於不知道或不清楚有哪些統壹要求，使得公文印制和裝訂不規範，質量差，也不嚴肅。所以在修訂標準時將公文印制和裝訂的要求規定下來，主要目的是使從事公文印制和裝訂的同誌能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國家行業標準的。
(1)在標準中給出排版規格是保證公文行數和字數的統壹。此規定，是為解決上述經常出現的問題而采取的必要措施。在正常壹面滿排公文正文的情況下，應按照這壹規定執行。但如果遇到下壹面將有可能出現空白頁時，就需要調整某壹面的字數和行數，以保證下壹面有公文的正文內容。這種情況就屬特殊情況。所以在標準中規定的壹般情況是相對特殊情況而言的。
(2)在標準中給出制版要求，是保證采用制版印制公文的部門在制版過程中能夠有壹可操作的規定，以保證公文印制質量，減少不合格公文的出現。
(3)在標準中給出印刷要求，是保證公文在印刷過程中的質量控制。關於印刷制品的質量標準是有很多指標的，在此標準中僅給出最基本和最通用的壹些印刷技術指標；這些指標只要認真對待是很容易實現的。值得提出的是，為使今後公文在油墨的色譜上能夠基本達到壹致，在標準中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標，只要按標準中給出的油墨色譜來印制公文，就可以基本保證公文的顏色的相對壹致。
(4)在標準中給出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質量控制。由於公文的特殊作用和為保證公文的長期保存，對公文在裝訂方面作出統壹規定是十分必要的。在我們的調查中發現，壹些公文在裝訂時不規範，散頁明訂的現象普遍，壞釘現象時有發生，釘鋸的釘位也很不規範，因而導致公文掉頁現象出現，直接影響公文的完整性。本標準將公文的裝訂要求加以規定，就是對形成公文的最後壹道工序嚴格把關，以保證公文的質量。
8 公文中各要素標識規則
本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。 置於公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。
本標準將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，是采用了具有多年從事公文處理工作實踐經驗的同誌的建議而確定的。其中“眉首”、“版記”兩個概念在公文印制行業已多年使用，“主體”是本標準提出的新概念。之所以這樣劃分，是為敘述方
便，更重要的是這三個部分各有其特點，具有相對的獨立性，界
限比較明顯。眉首的特點是位置相對固定，掌握了本標準對眉首
所合各要素位置的規定，就可以設計文件的“紅頭”部分(具體設計方法後文介紹)。
主體的特點是位置經常變動，依公文內容的長短而定。由於
公文實質性的內容均在此部分，稱之為“主體”有其道理。
版記的特點是位置要依公文主體的構成而定。由於按本標準的規定公文要雙面印刷，版記的位置有壹個位於哪壹面的問題； 如果公文有附件，版記還有壹個是放在正文後還是放在附件之後的問題。因此版記有必要作為壹個單獨部分加以敘述。
用壹個形象的比喻，眉首可稱之為公文的“頭”，主體稱之為公文的“身”，版記稱之為公文的“腳”。把公文各要素分為“頭”、 “身”、“腳”三部分，既便於從總體上掌握其聯系，又便於對其進行“解剖”，掌握其區別。這是本標準對公文結構劃分提出的新觀點，也是本標準在結構上的最大特點。
8．1 眉首
8．1．1 公文份數序號
公文份數序號是將同壹文稿印制若幹份時每份公文的順序編
號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上
角第l行。
並不是所有的公文都需要編制份數序號。《辦法》規定帶有密級的公文要編制份數序號。如果發文機關認為有必要，也可對
不帶密級的公文編制份數序號，如國務院文件都編有份數序號。
編份數序號的目的是準確掌握公文的印制份數和分發範圍和對象。當文件需要收回保管或銷毀的時候，就可以對照份數序號掌
握其是否有遺漏或丟失。發文機關根據份數序號可以掌握每壹份
公文的去向。因此，發文機關在發文和收文機關在收文時，都要
登記份數序號。
本標準規定編制份數序號用阿拉伯數碼，對編幾位未作規定。
壹般來說，應根據公文的份數來決定編幾位，但至少應不少於兩
位，即“1”編為“01”，如果單編“l”，會使人不知其意，以為是誤印上去的。對份數序號，有的是用印號機手工在成文上加蓋，有的印刷?/cn>
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