（壹）運用電子數據是審計工作信息化的集中體現。AO系統的應用是計算機審計的主要方面，是審計信息化建設的關鍵內容。隨著我國信息化事業的發展，會計信息化的日益普及和成熟，使審計工作的環境、對象、範圍以及線索等審計要素隨之發生了變化。傳統的審計工作方法已經無法適應時代的要求，促使審計部門信息化建設步伐加快，計算機審計的力度也越來越大。AO系統的應用是審計工作信息化和創新的集中體現，是促進提高審計工作水平的壹個重要手段，充分利用計算機審計，為全面提升審計監督質量發揮重要作用。
（二）電子數據采集能提高審計工作的效率。我們在審計過程中涉及的被審計單位財務軟件越來越多，如何有效的采集被審計單位的電子數據，是利用AO系統進行計算機審計工作的關鍵步驟。要實現計算機審計，就必須研究如何采集被審計單位的電子數據。另外，如果不能采集到真正的審計數據，則會得出錯誤的審計結果。由於電子數據的采集是計算機審計的關鍵步驟，因而必須保證能采集到被審單位完整的數據，並保證數據的壹致性與可操作性，轉換成所需的格式到AO系統，才能使計算機審計發揮應有的作用，提高審計工作的持續性、有效性和全面性。利用數據采集和轉換的優勢進行審計分析，可以極大地提高審計的及時性，從而能全面、有效地協助審計部門達到所期望的審計目的。利用電子數據采集使審計過程的大部分工作實現自動化，從而可以減少人力、物力、財力的投入，提高審計工作的效率，降低審計成本。
二、電子數據采集的方式方法
我局從2005年開始加大了審計信息化建設的力度，安裝並應用了2005版的AO系統，也取得了明顯的成效。2006年度實行的審計項目，從編寫審計日記到審計報告的形成都通過AO系統實現計算機審計。財務和業務電子數據的采集是開展計算機審計的前提和基礎。AO系統的采集和轉換有兩種：壹是財務備份數據采集轉換，二是數據庫數據采集轉換。在這裏筆者要討論的是財務備份數據采集中總結的壹些方法。
（壹）尋求軟件公司幫助。
由於審計人員對財務軟件了解不多，往往不清楚該軟件的備份數據是存放在電腦的哪部分。而被審計單位財務人員很多也是不清楚財務軟件賬套備份數據存在哪裏，甚至不會備份也不會導出電子數據。因此，建議通過咨詢熟悉該軟件的軟件公司人員，讓審計人員和被審單位財務人員盡快的知道賬套備份數據的存放位置及如何備份和采集數據等。
（二）正確識別常規軟件備份數據格式。
選擇正確的軟件備份數據格式是運用AO系統采集電子數據的前提，而審計人員往往對被審計單位財務軟件的備份數據是什麽文件格式不甚了解，在運用AO采集電子數據的過程中遇到很多困難。筆者對所接觸到的部分普遍常用的軟件，如何正確識別備份數據格式和成功采集電子數據作壹個歸納。
1.我們審計過程中，最常遇到的是被審計單位使用金蝶軟件，大多數的鄉鎮財政所和不少行政事業單位都使用金蝶6.2或金蝶7.0版本。在我們實際的數據采集中發現，金蝶的備份文件“**.AIB”，常常無法成功采集和轉換。而使用金蝶的拷貝文件“**.AIS”，通常都能成功采集和轉換。所以在應用的過程中，我們要註意讓被審計單位提供需要年度的金蝶拷貝文件“**.AIS”，選擇正確的年份，就能成功采集到我們需要數據。
2.審計中遇到有不少單位使用的是立成2000版本，因為我們的AO系統轉換模板中沒有此版本，所以我們從金審網站下載並在AO系統中安裝了立成2000的數據轉換模板。同時，要轉換立成2000的數據，還必須要安裝SQL Server的數據庫軟件。立成2000的財務數據備份必需要按月依次備份，將同壹年12個月備份的數據放在同壹個文件夾，采集轉換時選中需要年度的文件夾即可，轉換模板會自動選擇轉換12個月的數據。在應用過程中，首先我們要安裝立成2000的轉換模板，其次要註意讓被審計單位提供按月備份的整年數據。
3.在審計中，我們也遇到了很多事業單位和企業使用博科會計軟件，發現AO系統的博科5.1拷貝文件轉換模板對壹些單位的賬套備份數據無法采集轉換。經過研討和咨詢軟件公司得到，原來使用博科網絡版在沒有安裝博科小財政導出口的情況下是無法轉換的。於是我們通過電子信箱要來了博科小財政導出口插件，交由被審計單位按軟件公司的說明安裝，並了解清楚了不會影響被審計單位的正常使用軟件，如以後不需要可以卸載也不會影響正常使用。安裝後備份需要年度的數據，並必須在備份數據的電腦上解壓縮，標清年度和單位，然後交給我們采集轉換，使用相應的模板就能成功取得需要的數據。如果是博科行政事業版的，我們只要直接查找博科的賬套備份數據庫存放位置，需要導出的文件格式壹般是“**.mdb”。選擇需要年度，使用模板就可以導出需要的數據。
4.我們還常遇到使用用友7.21版本的被審計單位，由被審計單位按要求備份年度數據，我們只要選擇備份數據文件夾中的“zw.MD”文件，使用AO系統相應的轉換模板，就能成功采集和轉換數據。
三、電子數據采集的幾點建議
（壹）加強對審計人員的培訓。電子數據的采集要求審計人員具有復合型的知識結構，不僅要掌握財會、審計知識，還要掌握壹定的信息技術知識。我們在實踐過程中也遇到的了不少不能妥善解決的問題，如：安易3.11版本，雖然AO中有安易3.11的轉換模板，也按要求使用了未壓縮備份文件，但沒有成功。分析原因可能是該被審計單位使用的軟件是量身定做的，常規的模板不能識別。NC990軟件，AO中沒有該軟件轉換模板，通過安裝降龍990會計核算軟件（8.2）備份數據後轉換，卻發現采集的被審計單位的電子數據不完整，沒有年初數，只有當年度發生額等等。類似不能解決的困難不少，可見雖然目前審計人員都接受了壹些計算機知識培訓，但壹般多是初級程度的培訓，如文字處理、電子表格等。而大部分審計人員並不懂得對會計軟件的操作、數據庫軟件的操作和電子數據的格式分析等相對專業性較強的計算機技術知識。因此，在實施計算機審計進行電子數據的采集時，需要對審計人員做進壹步的培訓，以適應審計工作的需要。而且我們必須不斷學習和進步，正確認識自身存在的不足。加強對會計軟件的學習和了解，探索AO系統應用中電子數據的采集方法，特別是使用數據庫軟件對電子數據進行采集及對被審計單位業務數據的采集轉換的使用等等。
（二）財政部門應規範財務會計軟件應用。目前被審計單位的財務軟件五花八門品種繁多，有的單位甚至幾本賬使用不同的財務軟件。由於使用的財務軟件各不相同，其導出的電子數據格式也不同，導致賬套備份數據在轉換到AO系統時，需要先安裝相應的轉換模板，雖然目前的AO系統中的轉換模板已經能包含較多的財務軟件，但有些單位的財務軟件過於陳舊或量身定做，有些單位的財務軟件AO系統中沒有轉換模板，而使審計部門無法成功采集數據。而審計部門的財力和人力有限，自行研發轉換模板也存在困難，因此，建議地方財政部門對行政機關和事業單位的財務軟件進行規範化管理，有選擇的指導他們使用常規的幾種軟件並及時更新。
（三）審計機關成立電子數據采集小組。在有條件的審計機關，挑選若幹計算機專業人員和審計業務骨幹成立壹支電子數據采集小組，對壹些無法采集的財務軟件或采集來的數據無法導入或導入後數據不完整的賬套備份數據，運用計算機專業知識和審計骨幹的經驗分析，使采集小組雙方發揮各自的優勢，進行分析和探討，嘗試運用數據庫軟件或引進他人開發的軟件導入正確的數據。在人力和財力允許的條件下，甚至可以自行研發新的轉換模板，使相應的財務軟件備份數據能成功采集和導入AO系統。