進出口備案的辦理流程通常包括以下步驟：
1、到商務局申請備案，並領取《對外貿易經營者備案登記表》。
2、到所在區縣工商局變更經營範圍，增加“貨物進出口、技術進出口、代理進出口”，並到所屬區縣公安局指定的地點申刻報關專用章。到所屬區縣管轄海關辦理備案登記的相關手續，並領取《中華人民***和國海關進出口貨物收發貨人報關註冊登記證書》。
3、到省級出入境檢驗檢疫局辦理註冊備案登記，並領取《自理報檢單位備案登記證書》。
4、向中國電子口岸申請聯合審批，取得入網許可，購IC卡、讀卡器、操作系統，從而成為中國電子口岸正式會員。到省級外匯管理局?申請外匯賬戶開立、出口核銷備案。
根據企業進出口岸的不同，可能還需要到所屬地海關辦理異地備案關封。具體流程和所需時間可能因地區和具體情況而異。
綜上所述，海關進出口備案需要準備壹系列的資料以確保業務的順利進行。除了企業的基本證件如營業執照、稅務登記證等，還需要提供申報人員的身份證明和授權委托書。此外，合同、發票、裝箱單、提單等與進出口貨物相關的資料也是必不可少的。對於特殊商品如食品、藥品、化妝品等，需要提供額外的檢驗檢疫證明文件。
法律依據：
《中華人民***和國海關法》
第十條
報關企業接受進出口貨物收發貨人的委托，以委托人的名義辦理報關手續的，應當向海關提交由委托人簽署的授權委托書，遵守本法對委托人的各項規定。
報關企業接受進出口貨物收發貨人的委托，以自己的名義辦理報關手續的，應當承擔與收發貨人相同的法律責任。
委托人委托報關企業辦理報關手續的，應當向報關企業提供所委托報關事項的真實情況；報關企業接受委托人的委托辦理報關手續的，應當對委托人所提供情況的真實性進行合理審查。