在《高效能人士的七個習慣》中提出
要事第壹
他認為從本質上看，我們對時間的使用方式不外乎以上四種。
? 這張表告訴我們“緊急”意味著必須立即處理，比如電話鈴響了。緊急之事通常都顯而易見拖延不得；也可能較討好、有趣，卻不壹定很重要。
重要性與 目標 有關，凡有價值、有利於實現個人目標的就是要事。壹般人往往對燃眉之急立即反應，對當務之急卻不盡然，所以更需要自制力與主動精神，急所當急。
? 在時間管理矩陣中，第壹類事物既緊急又重要，需要立即處理，通常被稱為危機或問題。有人覺得，這類事故會消耗大部分的時間和精力，他們整天都在處理危機，滿腦子都是問題，忙於應付各種緊迫任務。結果造成壓力大、精疲力盡、被危機牽著鼻子走、忙於收拾殘局。
如果妳過分註重第壹類事務，那麽它們的範圍就會變得越來越大，最終占據妳全部的時間和精力。這就像是沖浪壹樣，來了壹個大問題，把妳從沖浪板上打到水裏，妳好不容易重新爬上去，但是下壹個問題又來了，於是妳又重重的摔了下去。
有些人每天都在應付各種各樣的回題，疲於奔命、因此只能借助第四類即不重要也不緊急的事務來逃避現實，稍微放松壹下。在這些人的時間管理矩陣中，他們把90％的時間花在第壹類事務上，而余下的10％中的大部分則用在第四類事務上，用在第二和第三類事務上的時間則少之又少，幾乎可以忽略不計。這就是大部分時間精力都用於處理危機的人所過的生活。
? 還有壹些人將大部分時間花在緊急但並不重要的第三類事務上，卻自以為在致力於第壹類事務。他們整天忙於應付自認為十分重要的緊急事件，殊不知緊急之事只是別人的要事，對別人重要，對自己就不壹定了。 結果就是急功近利、被危機牽著鼻子走、被視為巧言令色、輕視目標和計劃、認為自己是受害者，缺乏自制力、人際關系膚淺，甚至破裂。
有些人幾乎將所有的時間都用在第三和第四類事務上，可以說他們過的是壹種不負責任的生活。結果是完全不負責任、被炒魷魚、基本生活都需要依賴他人或社會機構。
? 高收能人士總是避免陷入第三和第四類事務，因為不論是否緊急，這些事情都是不重要的，他們還通過花費更多時間在第二類事務來減少第壹類事務的數量。便重第二類事務的結果是生活在願景、遠見、平衡、自律、自制、很少發生危機。
? 第二類事務包括建立人際關系，撰寫使命宣言、規劃長期目標、防患於未然等，人人都知道這些事很重要，卻因尚未迫在眉睫，反而避重就輕。
? 按照彼得德魯克的觀點，高效能人士的腦子裏裝的不是問題，而是機會。他們不會在各種各樣的問題上浪費時間和精力，他們的 思維定式是預防型 的，總是能夠做到防患於未然。當然，他們也有真正意義上的危機和緊急事件需要馬上處理，但是這類事件的數量相對來說很少，他們能夠平衡產出和產能的關系，將時間和精力集中在重要但是並不緊急的事務上，即第二類事務，完成這些活動能夠提高個人的處事能力。
? 因此，不論大學生、生產線上的工人、家庭主婦、抑或企業負責人，只要能確定自己的第二類事務，而且即知即行，壹樣可以事半功倍。在時間管理領域稱之為帕累托原則：以20%的活動取得80%的成果。
若要專註於要務，就得排除次要事物的牽絆，此時 需要有說“不”的勇氣 。人各有誌，各有優先要務。必要時，應該不卑不亢地拒絕別人，在緊急與重要之間，知道取舍。
自我管理四步驟：
以第二類事務為中心的日程安排需要以四項關鍵步驟：（感覺與易效能的理論不同，他采用的是自上而下的壹個處理過程）
1、確認角色 第壹步就是要寫出妳自己的關鍵角色。如果妳還沒有認真思考過這個題，那麽可以把自己想到的先記下來。作為壹個個體，妳有屬於自己的各種角色。妳可以先寫下自已在家庭中的角色：丈夫或妻子、父親或母親、兒子或女兒等。然後，寫下自己在工作中的角色，列舉自己想要持續投入時間和精力去做的壹些事情，還可以將自己在其他社區事務中的角色也寫出來。
妳不必想得太復雜，好像在確立終身誌向壹樣，只要考慮自己下壹周的角色和任務，記下這七天時間裏需要專註的領域即可。
2、選擇目標? 第二步就是思考下壹個周計劃妳最想做壹兩件要事，作為妳選定的目標。這些目標中壹定要有幾個第二類事務，最好讓這些短期目標與使命宣言中的長期目標相關聯。即使妳還沒有撰寫個人使命宣言，也可以根據自己的感覺來判斷每個角色中哪些事情是比較重要的，並為每個角色確立壹或兩個目標。
3、安排進度? 第三步是為每壹項目標安排具體的實施時間。如果妳的目標是起草自己的個人使命宣言，那就不妨在星期天安排兩個小時專門做這件事情。通常星期天（或根據自己的信仰、生活方式、工作安排選擇其他某個適當的時間）是進行個人思考和制訂個人成長計劃（包括周計劃）的理想時間，因為這時候妳有充足的時間思考、反省，尋求靈感，並根據各項原則和價值觀來審視自己的生活。
如果妳給自已定的目標之壹是通過鍛煉增強體質，那麽就可以安排壹周三到四天，每天壹小時的鍛煉，當然也可以每天鍛煉，以確保達到既定目標。有些目標可能必須在工作時間完成，有些要等到孩子們都在家的星期六才能實現。現在妳知道我為什麽說周計劃比日計劃好了吧？
確認角色並制定目標後，妳就可以把每項任務分配到壹個星期中某個具體的日子去做了。或者將它列為壹項重要活動，或者列為壹個特別約會。妳也不妨查看壹下自己的年歷和閱月歷，看壹下是否有什麽事先定好的約會，並根據自己的既定目標確定這些約會是否重要。如果妳決定履行這些約定，那麽就為他們安排具體的時間，如果妳認為它們無關緊要，那麽取消就好。
4、每日調整 使用這種也以第二類事物為中心的周計劃之後，妳就會發現原來的每日計劃變成了每日調整，解根據突發事件、人際關系的意外發展及嶄新機會對每天的要務安排進行適當調整。
當妳每天早晨審視自己壹天的日程安排的時候，妳會看到，由於內心的平衡，自己已經為角色和目標進行了合適的優先排序。這種日程安排是靈話的，是右腦運作的結果，是建立在自己對個人使命的認識的基礎上的。
妳也可以運用第三代時間管理方法中的A、B、C或者1、2、3來為每天的事務排序。在周計劃的框架下，這種按重要性優先排序的方法可以讓每天的事安排有所側重。
但是如果在為這些事務進行排序之前，不知道具體的事務同個人使命之同的關系，不清楚這些事務同人生各個領域的平衡之間的關系，那麽優先排序只能是徒勞無益。
授權（委托）――高效能的秘訣。
授權是提高效率和效能的秘訣之壹，可惜壹般人多吝於授權，總覺得不如靠自己更省時省事。
二、易效能提倡做要事是從下而上執行的
葉武濱
? 我們怎樣才能讓我們應該關註到的要事出現在我們面前呢？那就要通過將我們收集到的各種事務按照重要緊急分類處理，當所有事件都這樣被主次排序之後，我們就可以找到自己的要事。在這個過程中我們需要進行以下幾步工作。
首先我們需要找到自己人生的原景和目標，也就是這壹生我們要到達哪裏。
但對於這個問題，只有極少的人可以在很年輕的時候就給出答案，絕大多數的人在剛進入社會甚至很多年之後都無法給出答案，因為願景和目標需要我們有足夠的社會經歷和心路歷程，而且社會經歷和心路歷程並不以時間論。當我們沒有足夠的經驗時，任何倉促的答案都是有待商榷的，所以這不是壹蹴而就的事情。既然這樣，那為什麽還要首先提到呢？因為人生的願景和目標是我們生存在這個世界上的意義，雖然無法立刻得到答案，但並不意味著我們就可以不去關註它，不去尋找它，我們重視它，卻不心急找到它。
? 我們有沒有方法可以更快地找到它呢？許多人寄希望於通過諸如價值觀、性格類型等從上到下的方式來找到最終的答案，但這種從上到下的方式也是以我們的經歷和心路歷程為基礎的，而經歷和心路的成長就需要我們關註當前的道路，從下到上地慢慢尋找。
? 通過“收集”將各種我們可能關註的事務都置於我們的視野範圍內，然後通過整理將收集來的不完善信息完善並分門別類進行管理，再通過不斷的檢視來發現自己的人生遠景和目標。那如果短時間內我們無法發現自己的人生願景和目標怎麽辦呢？這時，我們就可以把自己的視野從人生的終點拉近壹些，10年？10年不行就3年，3年不行就1年！甚至拉到當前工作中最重要的目標上。 第二步我們需要根據自己當前能夠確定的人生願景和工作重心，先刪除壹些和自己沒有關聯的事務。
? 其實這個世界上99．99％的事情都與我們無關，我們決定不了也影響不到，而那不到0.01％的事情才值得我們留意用心，比如本職工作、家庭，當我們刪除大量的無關事項後，就會發現我們的清單上會少很多待處理事項。
第三步就需要我們對剩下的事務進行重要緊急的、重要非緊急的、非重要緊急的和非重要非緊急的分類，將自己的80％的精力集中在重要的事情上，另外20％的精力分配給非重要的事情。
? 圖窮匕見比喻事情發展到最後，真相或本意就會顯露，那時妳才會發現什麽才是自己真正需要的而非想要的東西。
葉老師在100講中講到：
什麽是自下而上？
那我今天首先來舉壹個例子：
假設妳是壹個機場管制塔上的指揮官，妳首先會關心什麽呢？
我相信妳壹定會首先關心對妳來說最緊急最重要的事情，那也就是跑道上的飛機以及天上的即將要下降的飛機。
壹個即將下降，壹個即將起飛，這個事妳首先要管控，如果妳不管控這部分，妳就會出很大的亂子。
同樣，妳的生活中也有很多近期的緊急的事件。
那什麽是近期呢？近到眼前。
遠期就是遠到今天壹天，再遠就是遠到未來。
壹個塔臺的指揮官，除了能夠看到跑道和天空的飛機，這部分如果他已經掌控了，已經能夠處理了，他就能管控到在機場停機坪上的那些正在準備的飛機：機身有沒有問題，油加滿了嗎......
當然他是通過系統、通過員工、通過團隊去處理的。
以及天上未來幾十分鐘要降落的飛機情況，這是他管控的第二層。
如果跑道以及停機坪以及天上更遠的飛機都能夠獲得掌控，那他就會考慮更遠的：壹個小時、兩個小時之後......那他管控的面就會更大。
他要知道未來機場上空的天氣，以及周邊高速公路的堵車情況......
假設他是北京塔臺的指揮官，他要看到廣州的飛機有沒有飛過來，以及各個城市，甚至全世界各地飛過來的飛機，究竟會怎麽樣，會引發暴增嗎？
那人生也是這樣，妳必須首先管控當天對妳來說是緊急並重要的事務，當妳把這些消滅掉，然後妳就有機會去做重要不緊急的。
所以我們為了能夠讓自己活在《高效能人士7個習慣》的作者提及的：我們要去做第二象限---重要不緊急的事，那我們首先要去處理重要並緊急的事情。
當然還有緊急不重要的事我們可以丟棄不做或者通過委托，所以這個大的架構我們要先建立。
不能說我們只關註重要不緊急，我們把重要緊急的丟掉，這不可能，妳也做不到，所以我們的焦點是要想辦法如何去解決掉重要緊急的事務。
那我們現在來談壹談如何做眼下重要緊急的事務以及緊急不重要也就是緊急的事務，如何快速把它們消滅掉？
我們談到執行可以有4個方案：
第壹、妳完成它；
第二、妳推遲它；
第三、妳可以委托；
第四、妳可以刪除掉。
這就是4D原則，第壹個“D”是Do（做），第二個"D"是defer（推遲），第三個“D”是Delegate（委托），第四個“D”是Delay（刪除）。
眼下對妳來說哪些是相對比較重要的妳就要去執行，相對不重要不緊急的妳就推遲，那個重要性不夠的，妳可以委托，那真的是不重要的，妳就刪除掉。
所以這是壹個分類。
那妳如何能夠快速地對事情進行分解，妳就要結合我們之前課程所講到的：
妳要把妳大腦裏的事務收集到妳的工作欄當中，這個工作欄指的是什麽呢？
這個工作欄指的是妳的紙筆或者手機的app，無論是安卓、蘋果都有大量的這樣的app，我們後續的課程會做壹些推薦。
那今天妳可以先試試看：妳把大腦裏的所有事物用壹張紙寫下來。
當妳能夠把它們寫下來，妳才有機會去做4D的分類。
如果妳不能把它們寫下來，留在妳的大腦裏，可能有很多是更遠期的事情，有的可能是妳過去的事情，有的可能是妳的點子，當妳不能把它們寫下來，妳就無法專註去處理眼下的這些緊急或者重要的事。
妳也就沒辦法把這些處理完去處理未來重要不緊急的事務。
所以，我們今天的總結是兩個關鍵：
第壹、妳要把所有大腦裏的內容收集下來；
第二、妳在分類之後就可以做到4D，也就是：執行、推遲、委托、刪除。