1、提交原海員證辦理公司提供的海員證繳銷單和解除合同證明的復印件；
2、如果到期的原海員證是本單位辦理的，還需提供舊證的原件；
3、提供個人護照的復印件；
4、提供其他相關材料。
海員證的有效期限：
1、海員證的有效期通常為五年；
2、海員證到期後，持證人需要進行更新或換發；
3、有效期內，海員證持有者應確保證件信息的準確性和最新性；
4、海員證過期可能影響持證人的職業資格和工作安排。
綜上所述，海員證換新的辦理流程包括提交原海員證的繳銷單和解除合同證明的復印件，若原證由本單位辦理則需舊證原件，同時需提供個人護照復印件及其他相關材料。
法律依據：
《中華人民***和國海員證管理辦法》
第十二條
海員證有效期將滿時，海員需到境外執行任務，應由海員的所在單位或派出單位按本辦法規定的程序提前到原頒發機關重新申請辦理海員證，並將原海員證交回頒發機關。
第十三條
海員在境外執行任務時海員證有效期屆滿，應由海員所在船船長出具書面報告，到中國駐外國的外交代表機關、領事機關或者外交部授權的其他駐外機關申請辦理海員證延期手續。所延期限最長不得超過三個月。有效期不足二年的海員證，不得辦理延期手續。
《中華人民***和國海員證管理辦法》
第十二條
補發或者換發海員證的有效期不得超過原海員證的有效期；已過有效期的海員證自動失效。海員證有效期不足12個月的，可以重新申請簽發。重新申請簽發海員證的，按照本辦法第七條執行。
《中華人民***和國海員證管理辦法》
第五條
辦理海員證可以直接向簽發機關申請，也可以委托海員外派機構，經營國際航線或者特殊航線船舶的航運公司代為申請。辦理漁業船員海員證應當通過具有相應資質的遠洋漁業公司或者具有對外勞務合作經營資質的公司提出申請。