檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作。
檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描線性CCD技術、OCR技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的壹種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成壹個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源***享。
檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。檔案作為壹種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。
檔案數字化的優勢
1、提高經濟效益
過去壹直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這壹難題的唯壹手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
2、提高辦公效率
數字化檔案管理使資料能及時歸檔，並盡快提供利用。以組織部門為例，幹部的任用、幹部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。