1、開頭：頂格寫上收信機關的名稱，應了解掌握收信機關的行政職能，應當向依法有權處理的本級或上壹級行政機關提出。信訪人即使向最高層級的機關提出，有關機關也要按照《信訪條例》的規定，轉送或交辦給依法有權處理的機關。
2、正文：按照《信訪條例》第十九條規定：“信訪人提出信訪事項，應當客觀真實，對所提供材料內容的真實性負責，不得捏造、歪曲事實，不得誣告，陷害他人”。
3、結尾：寫信訪人的訴求，即要求解決什麽問題，本人聯系電話和郵政編碼。這樣便於收信機關和受理機關與寫信人溝通聯系。如果是聯名信，要由每位信訪人親自簽名。只標明人數的多人聯名信，要寫上兩名代表的姓名、所在單位、通信地址、聯系電話和郵編，而且必須由本人親自簽名，方是有效署名信件。