1、如果是正式文件類簽字，要按照文件簽發封面格式分別簽字。
2、如果是非正式文件簽字，要按照級別高低，從低向高逐級簽字，壹般級別低的簽在第壹頁標題的右下方，級別高的簽在第壹頁標題的左上或右上方，級別低的應盡量不在讓這兩個位置簽字。
3、如果是發票類簽字，要按照發票規定的格式欄簽字，壹般級別低的簽在最下方，依次提高簽名的位置即可。
4、如果是聯合機關行文時，各發文機關署名要按照發文機關順序整齊排列在相應位置，印章要壹壹對應、端正、居中下壓發文機關署名。
5、如果是命令、議案等公文，要由領導人簽署或加蓋領導人簽名章，但不加蓋機關印章。