1.確認律師函真偽
首先確定律師函的真偽，以防被騙。 律師函需要加蓋律師事務所公章及律師簽名，可以通過網絡查詢相關律師事務所及律師的情況，也可以通過撥打律師函上的電話進行查詢，但進行電話查詢時要慎重，以免對方保留相關證據，因此建議通過網絡核實渠道為主。
2. 自查摸底，停止使用盜版軟件或者離線使用軟件。
自查摸底可以采取編輯網上問卷、員工自主申報、統計信息後IT部門再次核驗的方式。問卷內容應包括：列舉可能使用的軟件、安裝時間、授權情況等。獲取自查統計數據後，對自查結果中涉及的軟件進行市場調查，估計單價或打包授權價，初步估計賠償金額。
3.與發行商聯系，對其掌握的證據進行評估
律師函並沒有附公司使用盜版軟件的相關證據，通篇只列有大段的計算機條例等法律條文，表述也極其簡單，初步判斷對方可能對證據掌握不足，對方起訴沒有太多證據勝訴幾率也不大。需要註意的是，評估對方已掌握的證據水平或者對方的取證能力是個技術活，切記不能大意。實踐中存在很多案例，某些軟件公司借助工商局或版權局行政執法“如突襲查封”獲得證據後，再行民事起訴從而獲得勝訴。
4.談判購買，以優惠價格購買正版軟件
根據用自查結果估計出的賠償金額與軟件公司進行軟件購買談判。
5.應對工商執法與訴訟保全
如談判不順利，軟件公司可能會采取工商舉報或訴訟保全等激烈手段進行施壓。首先應盡量避免刺激軟件公司激烈維權，如確實無法避免，可以在發生談判僵局後要求員工暫時刪除相關軟件或居家辦公。如果在沒有準備的情況下遭遇突然執法，則應全面配合執法人員或法官調查取證。
6.應對訴訟
如認為軟件公司的方案不可接受，應積極準備應訴。目前我國著作權法規定的侵權賠償計算標準及順序：
（1）權利人的實際損失；
（2）侵權人的違法所得；
（3）法定賠償，五十萬元以下。賠償數額還應當包括權利人為制止侵權行為所支付的合理開支，如律師費和證據保全公證費用。
7.軟件替代
即使用替代軟件，不再使用涉案軟件。因為涉及到行業使用習慣，員工培訓成本，歷史數據處理等原因，替代工作不太容易，另外市場上品質相似的軟件往往都需要付費。軟服之家也對於同類型軟件進行了分類整理，方便進行同類型軟件的比選。
律師函本身不會產生法律後果的，只是壹種警示。律師函壹般被視為訴訟威脅，有可能是當事人為了取得談判優勢而向對方施壓，逼迫對方主動求和；也有可能是當事人對沖突解決喪失信心，而發出的訴訟預警。
法律依據：
《中華人民***和國民事訴訟法》
第壹百壹十六條 被執行人與他人惡意串通，通過訴訟、仲裁、調解等方式逃避履行法律文書確定的義務的，人民法院應當根據情節輕重予以罰款、拘留；構成犯罪的，依法追究刑事責任。
《中華人民***和國律師法》
第二十八條 律師可以從事下列業務：
（壹）接受自然人、法人或者其他組織的委托，擔任法律顧問；
（二）接受民事案件、行政案件當事人的委托，擔任代理人，參加訴訟；
（三）接受刑事案件犯罪嫌疑人、被告人的委托或者依法接受法律援助機構的指派，擔任辯護人，接受自訴案件自訴人、公訴案件被害人或者其近親屬的委托，擔任代理人，參加訴訟；
（四）接受委托，代理各類訴訟案件的申訴；
（五）接受委托，參加調解、仲裁活動；
（六）接受委托，提供非訴訟法律服務；
（七）解答有關法律的詢問、代寫訴訟文書和有關法律事務的其他文書。