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如何使用質量管理文件的頁眉和頁腳?

在編制質量管理文件的過程中,為了兼顧頁面的美觀,盡可能地反映相關的置信度,及時發現文件在印刷、裝訂和使用時的缺頁,壹般在頁眉和頁腳采取以下措施:

在每頁的頁眉中,設置文件的版本號、文件名、文件編碼等信息。

版本號壹般以“version: a”的形式左對齊在表頭左側;文件名壹般放在中央,容易看清楚,文件編碼在表頭右側右對齊。版本、文件名、編碼等信息要和封面壹致,這三個信息可以表明當前頁面的內容屬於哪個文件。

頁腳中的信息較少。主要是文檔的頁碼。頁碼表示文檔內容的順序,可以放置缺頁。大多數企業文件的頁碼都設置在中間。其實參考政府文件的寫法,在頁面外側設置頁碼更規範。另外,封面不需要頁碼,所以應該設置為無頁碼的首頁。

(1)以上做法是壹般的做菜,有的企業把頁碼放在頁眉。個人認為,按照刊物的習慣,不是很好看。我不推薦但也不反對這種做法。

(2)有些企業可以把文件編碼放在頁眉左側,版本號放在頁眉右側,甚至把標識放在頁眉中。壹般來說,主要看公司的文檔習慣,既美觀又實用。但是,同壹公司的質量管理文件的頁眉和頁腳的內容應統壹,以便撤銷文件格式的規範。

(3)有些企業把“XXX公司質量管理程序文件”等字樣放在頁眉中,個人覺得這樣會讓頁眉顯得過於擁擠,沒有實用價值,不推薦。

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