首先，歸檔和分類
1，由辦公室牽頭，組織各部門相關人員重新裝訂，貼標簽，歸檔。
2、文件櫃的分發，由辦公室根據各部門的數量，分發文件櫃，並貼上標簽。
3.各部門資料如需在檔案室歸檔，應將所有內容及封面裝訂成冊，經檔案員驗收後進入指定檔案櫃。
二、檔案員的工作職責
1，負責公司檔案歸檔工作的統壹管理，認真執行檔案法。
2、負責檔案銷毀鑒定工作。
3.負責檔案室各項管理制度和保密制度的落實。
4、為企業工作提供信息服務，認真做好借閱和登記工作。
第三，檔案借閱制度
1，借閱檔案時，必須辦理登記手續方可借閱。
2、機密檔案的借閱，經主管領導批準，現場查閱，不得帶出檔案館。
3.借閱檔案的人員負責保管、保密和妥善保管所借閱的檔案。不得拆解、塗改、重疊、勾畫或汙損檔案，保持檔案整潔。如果他們發現任何損失，他們應該及時報告並追查。
4.未經批準，不得隨意復印、復制或拍攝檔案。
5.借閱的檔案不得隨意轉借他人。如有必要，必須到檔案管理人員處辦理手續。
6.檔案管理員必須檢查借閱者歸還的檔案是否完整。
7.借閱檔案的時間最長不得超過壹個月。如需延期，可按規定辦理手續。
8.借閱檔案的人員調動時，離職前必須將所有檔案歸還檔案室。
第四，文件安全系統
1，保密範圍，主要限於不宜擴大的文件和資料。
2、檔案人員應嚴格遵守和執行國家保密制度，不準帶檔案回家、探親、訪友和踏足公共場所。
3.機密檔案要放在安全設施好的櫃子裏，不能亂放。如果有必要，它們可以被鎖定和密封。
4.未經許可，不得利用工作之便摘抄和傳播機密信息。
5.借閱機密文件和資料，必須經有關領導批準，並在指定地點閱讀。
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