近年來國家高度重視電子文件歸檔和電子檔案管理工作，已出臺若幹規章制度和規範性文件。
泛微OA以電子檔案的真實性、完整性和可用性為原則，以OA系統為基礎，以電子化流程為脈絡，同時與其他專業檔案管理系統集成，為組織提供壹套規範儲存、高效查閱的“數字檔案館”。
泛微OA電子檔案管理特色功能
壹、電子檔案采集
國家檔案局第10號令《企業文件材料歸檔範圍和檔案保管期限規定》中對企業文件材料歸檔範圍和檔案保管期限做了相關規定。
對於內部電子文件，系統中包括所有收文、發文、簽報、會議紀要等流程內容都可作為電子檔案數據來源，真實發生，快速采集。
通過新建檔案流程，填寫檔案有關的關鍵信息：檔案號、編號二維碼、盒號、頁數、年度、存儲介質、檔案目錄、保管期限等，在線生成檔案的規範模板。
同時，泛微可以與檔案系統無縫集成，各類公文、人員、產品等信息，會隨著OA流程的審批變動，根據信息類型自動同步到檔案系統，建立電子檔案庫。
對於外部紙質檔案，泛微可以與高拍儀、掃描儀等外部設備集成，將紙質檔案轉化為電子檔案，方便檔案管理員錄入。
用戶通過使用高拍儀進行檔案的拍照，填完檔案表單信息後，掃描或拍照的電子檔會自動存入附件欄。完成紙質檔案迅速轉換電子件歸檔。
二、電子檔案編碼
1、自動編號
對檔案進行編號更有利於文檔的歸檔和查找。泛微的OA系統可以根據客戶自己的編號規則在表單中為每份檔案自動生成編號。
泛微OA系統通過詳細登記檔案信息，包含檔案名稱、檔案編號、檔案有效期、檔案所屬部門、檔案所屬單位、檔案所屬類目、檔案所在檔案室列號、層號、盒碼、盒號、電子檔等信息。
管理員每次在錄入檔案內容的時候，根據編號系統就能自動完成檔案歸類，過去需要耗時幾個禮拜進行分類的材料，現在壹個管理員幾天就能完成。
此外，需要什麽檔案直接根據實體檔案編號，就能在系統搜索到對應的電子檔案信息，縮短排查時間。
2、檔案信息“條碼化”
每份電子檔案都能生成自己的專屬“條碼”，上面記錄了每份檔案的基本信息，比如“經辦人、創建時間、檔案類型、編號、使用狀態等”。
三、電子檔案安全借閱
實現檔案快速查詢，是進行檔案管理的目的之壹。在檔案信息庫中，可根據檔案名稱、檔案編號以及檔案狀態快速查詢。
《電子檔案管理系統基本功能規定》中要求落實責任部門和責任人，確立統壹的管理機制，明確電子檔案管理責任，保存電子檔案管理的關鍵業務過程記錄。
泛微采取電子簽名、數字加密、安全認證、權限設置等技術手段，保障電子檔案安全。
在OA系統內，針對特定的卷庫、案卷、文件，都可進行借閱範圍的設置，權限可詳細到個人，防止隱私泄露，進壹步提升檔案的安全性。
無權限的檔案，可進行臨時授權申請，申請審批通過後，具有短期的查閱權限，授權期結束後，權限自動取消。
全程無紙化操作，更節省時間。
同時，為了保護檔案安全和隱私，電子檔案下載時會自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，若是出現信息泄露可進行追究。
四、電子檔案移交和銷毀對於到期檔案，泛微通過檔案報廢申請流程，審批歸檔後檔案狀態更改為檔案報廢狀態，銷毀的檔案不再參與借閱業務。
五、電子檔案相關數據統計
根據員工的借閱申請，可自動形成檔案借閱記錄臺帳。所有借閱記錄系統記錄，按照各種查詢條件檢索，壹鍵導出明細，方便統計。
借助智能報表系統和電子表單，檔案管理人員、上層領導可以隨時在OA報表門戶了解不同時期，組織內部各類檔案的管理情況。
可以查檔案詳情、可以了解具體數據分析情況。包括各類文檔的借閱頻率、有多少超期未還、違規使用多不多，以及各類檔案的數量占比等情況。
管理人員再也不用為查檔案、出壹份分析報告而耗費大量時間，全面提升管理質量。
目前，國務院令已明確規定只要符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力。泛微將借力電子簽章系統，助力組織實現真正無紙化的電子檔案閉環管理，全面優化檔案管理成本。