方法1：掌握正確的技能
1、有壹流的組織能力。接待員是代表公司臉面的人——他們是與客戶最先打交道的人，也是公司同事詢問信息及日程安排的人。除了接聽電話，接待訪客，他們還經常與客戶打交道，組織活動，安排會議等所有這些職責，接待員真的需要在同壹時間處理多個事務。如果壹個人不能同時接管多個事務並以有序的方式處理它們，那麽他將無法長期勝任接待員這壹工作。保持組織能力的最好方式是建立壹個最適合您的檔案系統。重要的是要知道什麽樣的文件和信息是妳的老板、同事或者客戶可能需要的。把所有這些信息放在在不同的文件夾中——在妳的電腦桌面上或拷貝在硬盤裏。用最適合妳的方式來組織檔案系統——如果會需要像霓虹燈似的電子便簽，就這樣吧。
組織能力也意味著自我激勵——妳不需要任何人來告訴妳如何做事，或者記錄妳的工作。如果妳具備組織能力，妳會知道每壹天需要完成什麽樣的任務，哪些是優先級的任務。
對各種電話號碼得心應手（越多越好）。即同事、雇主、承包商、供應商、緊急聯絡電話號碼等，妳會在某壹個時間點需要它們的。把電話號碼有條理地存儲在名片盒或合適的電腦程序裏。
2、有壹些技術知識作為資本。接待員首先需要掌握的技術是關於電話——所有的電話按鍵和附屬的分線。計算機技能也是必須的——大多數接待員都需要知道如何使用電子郵件，以及熟練掌握文字信息處理。學會如何創建電子表格，或是如何使用任壹行業特定的軟件，都會對妳很有幫助。請記住，如果復印機，掃描儀或打印機在妳的辦公桌附近，妳是最有可能經常要使用它們的人（以及當同事使用時遇到問題，妳要幫助解決故障）。壹旦妳知道辦公室使用的機器類型，馬上去了解其主要功能和解決常見問題的方法。
3、要可靠。接待員被認作應該是隨時在辦公桌工作的人——如果沒有人接聽電話，或是有很多排著隊的客人，會反映出這不是壹個好公司。讓靠譜成為妳的第壹要素——如果妳的老板知道妳很靠譜，隨時處於工作狀態，那麽妳就成為了公司裏不可缺少的人。]
4、具備良好的傾聽技巧。作為接待員的很大部分是做壹個傾聽者——無論是在電話中壹個客戶詢問的問題，還是各種需要轉達給妳的信息。學會良好的傾聽能夠讓妳更高效——當妳能夠在第壹時間理解這個人詢問的問題，妳就能更快地解決它，然後更迅速地建立起客戶和其所需人員之間的聯系。
5、隨時作筆記。，如果老板讓妳做壹些事情，記錄下具體細節。如果客戶打來電話，確保寫下他們的信息（姓名，聯系方式，他們想要什麽，等等）。記筆記是保持井井有條的壹個好方法，同時它能提醒妳工作中任何要做的小事。把妳的筆記都寫在壹個記事本裏，隨時攜帶它。妳會驚奇地發現它們是多麽有用，尤其是當妳試圖回憶起5小時前打來電話的人需要什麽的時候。確保記錄下信息的細節，檢查壹遍妳寫下的東西。最重要的是，記錄信息時，在妳掛斷之前重復壹遍妳所聽到的留言和聯系資料，保證您將傳達給別人的信息正確無誤。
6、禮貌地接聽電話，使用標準的問候語，如"早安，感謝您致電我們的公司，我的名字是___，有什麽需要我為您服務的？"確保在電話鈴響的第壹聲或第二聲接起，擱置超過壹分鐘是不適當的（因為電話等待時間可能比妳想象的更長）。仔細聽來電者想找的人的名字。如果有必要，請他重復壹遍，因為手機經常導致聲音失真。把來電者想找的人的名字直接寫下來。
禮貌地轉接電話，使用標準禮貌用語，如"王先生請稍等。"或者，如果這個人在通話中，那就說"我很抱歉，王先生正在通話中。妳能暫時等壹等或者給他的語音信箱留言嗎？"禮貌地感謝他們，並相應地進行電話轉接。
7、用接待其他訪客壹樣的專業精神和禮貌，迎接好快遞人員。您可能會被要求簽署交付。確保妳的簽名是清晰可辨的。送貨人員可能需要知道放置包裹的地方。確保您聯系了相關事宜的員工。
8、禮貌並高效地接待來訪妳公司的顧客。在來訪者說明他們是誰和他們來找誰之後，聯系那個人，讓他知道有人在等他。標準的禮貌用語是"王先生，XYZ公司的李先生來了，他和您有兩點鐘的預約。"要說明來訪者姓氏或名字，以及他們所屬組織的名稱。詢問他們是否有與王先生的預約是很重要的。王先生會給妳指示在哪裏見訪客和需要等待多久。然後，妳可以告訴顧客"王先生馬上就來見您。"或"王先生說，他就要結束會議了並在5分鐘內來見您，您可以先坐下等等，謝謝。"
方法2：更好地展現自己
1、有壹個積極的態度。如上所述，接待員是公司的臉面——他們是最先與客戶打交道的人，也是要為那些不能實地來公司的顧客解答問題的人。沒有人願意面對著臭臉和壞脾氣。始終保持笑容和開朗、樂觀的個性是第壹要務。記得抱有耐心對於具有挑戰性的客戶，即使他們已經碰觸到妳最後壹根忍耐神經。即使妳遇到了壹個具有挑戰性的客戶，也要提醒自己，妳是壹個強大的、快樂的人。告訴自己，他們的行為是出於無奈，只要妳盡自己最大努力去接納他們，妳就不會是過失方。與其情緒失控，看起來像壹個壞脾氣的、吝嗇的人，保持清晰的頭腦是更正確的做法。
2、隨時準備好問候。以壹種友好的方式來迎接妳的客戶永遠是非常重要的。即使妳會繼續做在他們來之前所進行的工作，和他們打聲招呼也是非常必要的，因為這表示妳理會了他們，將馬上提供幫助。使用這樣壹些問候語，"您好！歡迎到（公司名稱）"或"早上好！您先坐壹會，我馬上就來！"
3、彬彬有禮。尊重他人。把妳接待的每個人都當作是那壹天走進辦公室裏最重要的人。這是妳的工作本分——沒有人關心妳今天上午遭遇了怎樣的交通堵塞，妳把自己最新的品牌包包毀掉了，或者妳弄丟了最喜歡的CD。把私人事務留在家裏。（即使妳並不尊重他們的消息或他們的表達方式，也要掩飾壹下。）整體而言，要確保別人感覺放松，並且樂意與妳交談。
4、打扮自己，能加印象分，妳在代表妳的公司，因此，妳應該為此打扮自己。花錢買壹些商務休閑衣服。另外，如果妳是壹些特定行業（如服裝店）的接待員，妳可以考慮購買壹些自己公司的服裝，作為打扮的著裝。傾向於保守的款式，除非妳工作的地方是時尚、潮流，或其他走在最前沿的圈子。請檢查您的企業是否有特定的著裝。如果妳穿著休閑服飾，妳可能會被扣獎金。記住，妳永遠不應該打扮太隨便（衛衣在工作場所是被禁止的）。
小提示將私人事務和工作分開——這包括手機電話和電子郵件。IT部門可以保持電腦屏幕處於活動狀態。
知道誰給妳發工資，在任何時候都要尊重他們。
認真對待經理，看看妳能否在空閑時間，幫助他們完成更多的任務。
在復寫本裏記錄下信息，並把復制的壹份給需要這個信息的人員。或使用日記，這會比較容易重新查閱，尤其是要回想某個姓名或號碼的時候。
通常處理郵件會是接待工作的壹部分，在妳上任的第壹天先弄明白郵件要送往那裏、誰拿了郵件以及什麽時候拿的。
當妳去衛生間、開會、度假、午餐的時候，找個人替妳在前臺待著，這樣就能避免當妳回到辦公桌時有個怒氣沖沖的人在等妳。
詢問同事他們是否需要任何幫助。通過幫助去結交朋友，而不要總是抱怨去樹敵。
永遠要樂於學習新事物，或做壹件平凡的任務。多才多藝要靠時間積累。
警告不要說“我不要做這個做那個”。估計還沒等妳做到最後壹件事的時候，妳就先被炒魷魚了。
不要“假裝”很友好。人們會看穿妳的偽裝。相反地，妳要做到真正有興趣、有禮貌、尊重別人。如果妳不能做到這壹點——不要當壹名接待員。妳會搞垮妳公司的聲譽。找壹份案頭工作，在那裏妳可以逃離公眾視線。
永遠不要和來電者或來訪者爭吵起來。把他們安排到上司那裏就好了。