壹，對管理幹部的素質要求
日本人對管理幹部的素質要求很高，註重實際工作能力。我們以車間主任這個職位為例，來講壹下日本人對這個職位的需求。
車間主任必須熟悉車間使用的設備、儀器、儀表的性能和操作方法，熟悉保證產品質量所需的輔助設備(必要時可自行設計或制作)，必須能夠及時、準確地確認生產過程中不良現象產生的原因，並采取相應的對策(解決方案和實施計劃)立即解決。
二、學科全面質量的概念
素質不僅僅是對生產工人，對生產工人、上班族、文秘財務、管理幹部也是如此。為了增強和強化全體員工的質量意識和觀念，日本企業要定期組織全體員工集中學習有關質量的基礎知識，在新產品投產前對其進行認知培訓——這是什麽產品，起什麽作用，如何制造，應該使用什麽設備、儀器和工具，如何正確操作，生產中可能出現哪些不良現象，有什麽對策，等等。在認知訓練中，當所有員工都懂了之後，產品設計工程師和生產工程師會親自給工人看，必要的話還會手把手教他們做，直到他們會做為止。
三、質量保證體系和措施
日本企業的質量保證機構稱為“品管部”。他們直接向工廠的最高領導負責。質量控制部由三個部分(或小組)組成:QA、QC和IQC。QA(質量保證)是質量保證的壹種管理手段。其職能是對規範的適應性要素進行持續評價，對制造、安裝調試、檢驗和檢查進行驗證和審核，制定和發布制造過程中各種產品的質量標準和檢驗手段、方法，通報產品質量狀況。對QA檢測出的質量因素進行質量技術分析，並與技術設計部、生產管理部壹起對生產現場的不良品突發事件進行評審確認，找出原因和對策，並迅速實施。QC(Quality com TRD Quality Inspection)即回測部門，向QA部門匯報工作結果。IQC(imyports Quality Control)是對工廠所有采購的原輔材料、外購件和外協件進行質量檢查和控制的手段和部門。它滲透到生產的各個方面。在執行中，無論是第壹次投料，還是由信譽較高的老客戶供貨或加工，每次都要經過嚴格的檢驗。合格的，可以憑通行證印章入庫。如果不合格，會毫不含糊地退回。經過層層“IQC”，產品優質率自然提高。
四、5S管理(文明生產)
日本企業特別註重文明生產。他們把文明生產的五種管理方法稱為“5S”管理，即“整理”、“整頓”、“清掃”、“清潔”、“美觀”。
1.正在整理。整理就是把想要的和不想要的完全分開，把想要的放在指定的位置說清楚，實行目標管理；不要的東西堅決處理掉。這些廢棄物品包括原輔材料、半成品和成品、設備和儀器、工裝夾具、管理文件、清單和文件等。
2.糾正。在處理那些不需要的東西時，重要的東西按照目標管理定位放置，所有亂丟的或沒有特別說明暫時不需要放置的東西，由現場管理幹部(組長、車間主任、生產部副主任、科長等)進行調查。).這種整頓對每個部門都同樣重要。
清理。它是清潔和擦拭工作場所、環境、儀器設備、材料、工作夾具量具等上的灰塵、汙垢、碎屑、泥砂等。
4.幹凈。清潔是繼“整理”、“整頓”、“清掃”之後最普遍的日常維護活動。比如地面無落物(零件)，無油汙，無垃圾紙屑，東西不亂放，操作工不留指甲(特殊工序)，女工長發夾在工作帽裏，只穿工作拖鞋(特殊場合)。這種管理手段的實施，就是每壹個員工時刻回顧和確認自己的工作區域是否存在上述不健康現象，如果有，立即糾正(不是下班後！)。每天下班前3分鐘(或視情況5分鐘)全員參與清掃作業，隨時保持整體環境良好。
5.身材很美。形體美是培養全體員工良好的儀態、工作習慣、組織紀律性和敬業精神。
每天3-5分鐘“5S”，周末15分鐘“5S”，每月半小時“5S”，年底兩小時“5S”。這樣堅持下去，文明生產才能上壹個新臺階，產品質量才能上壹個臺階。5s編者按:從字面上講，5S是指日語中以羅馬拼音“s”開頭的五個詞，即:打掃、整頓、清潔、整潔、修養。這五個字和它們的含義聽起來很簡單，但它們將對公司的文化產生深遠的影響...k公司是壹家印刷企業，主要經營包裝用瓦楞紙箱、絲網印刷和傳統膠印。兩年前，公司推出了壹套“印刷管理信息系統”，在競爭激烈的印刷市場上確實發揮了很大的作用。此時，公司總經理侯先生開始將目光投向全數字印刷領域。
接受5S挑戰
K公司與香港某公司正在洽談的合資項目是在K公司引進新的數碼印刷設備和技術，同時改造該公司的印刷信息系統。
然而，與港商的合資談判並不順利。對方對K公司的工廠管理提出了很多意見，侯先生認為過於“挑剔”:比如倉庫、車間的紙張、油墨、工具擺放不整齊；地面不夠幹凈，印刷機上的油汙“難以忍受”；工人的工作服也“差強人意”...
後來在聯營條款中，投資方堅持將“引進現代生產企業現場管理5S方法”作為必要條件，寫入合同文本。
侯先生和公司管理層壹開始覺得香港有點“大驚小怪”。“不要只搞衛生，把環境搞得更美。”侯老師壹直認為這些東西太“幼稚”，與現代管理、信息管理無關。
不過，為了合資的順利進行，侯先生還是滿口答應。
幾個月後，侯先生回憶起這些“瑣事”，“有壹種脫胎換骨的感覺”。
“瑣碎”的震撼
50年代流行於日本制造企業的“5S管理法”的普及需要大量的準備和培訓。
從字面上講，5S是指日語中以羅馬音標“s”開頭的五個詞，分別是:Seiri、Seiton、Seiso、Seiketsu和Shitsuke。
這五個詞和它們的意思聽起來很簡單。壹開始大家都很不以為然。
幾天後，香港派來指導5S實施的麥先生通過實地考察和大量的現場照片、調查資料，給K公司的領導和員工以強烈的震撼。
Mak發現，印刷車間的地板上總堆著不同種類的紙張，有的是現在用的，有的是“不知道誰搬過來的”；廢墨和拆下來的滾筒和絲網躺在車間的壹個角落裏，沾滿了油膩；工人使用的工具沒有明確標註，要找壹個合適的工具很麻煩。
倉庫的情況也好不到哪裏去。
堆放紙張、油墨、配件的貨架與成品貨架之間只有壹條狹窄的、非隔離的通道，並且經常出現貨號與商品不符的情況。有時候，車間退回來的多余紙張和訂購的新紙混在壹起，誰也說不清到底用了多少。
麥先生還查看了侯先生引以為傲的MIS系統，查看了策劃部、銷售部、采購部的幾臺電腦，發現硬盤上的文件同樣混亂。到處都是任意的子目錄和任意的文件。有些子目錄和文件不打開不知道裏面是什麽。而且麥先生發現，文件的版本多種多樣，過期文件、臨時文件、錯誤文件或者壹個文件的多個副本不計其數。
在K公司，人們早已習慣了這樣的現象:想要的東西總是難找；不要的東西不及時扔掉，好像隨時都“礙事”；在車間、辦公桌、文件櫃、電腦裏，到處都是這樣的“我不知道”——我不知道這是誰的；不知道什麽時候放在這裏的；不知道還有沒有用；不知道該不該去掉；我不知道有多少...
“在這種情況下，”麥先生直截了當地問侯先生，“妳如何保證產品的質量？如何確定電腦裏的數據是真實的？如何鼓舞士氣？增強員工的榮譽感和使命感？”最後，麥指著墻上貼著的壹條布滿灰塵的標語，“視用戶為上帝，視質量為生命”。
清理、整頓、清掃
Mak將5S的推廣工作分為兩大步驟。第壹步，推進前三個“s”，即清理、整頓、清洗。
清潔就是明確什麽東西對每個人、每個生產現場(如工作站、機器、場所、墻壁、貨架等)是有用的、無用的、很少使用的或損壞的。)，每張桌子，每臺電腦。
清理就是把混在好材料、好工具、好配件、好單據中的不良品、非必需品整理出來。當場處理，棄之不用，可惜。“尤其是電子‘垃圾’，”Mak警告管理人員，“會大大降低妳的工作效率；檔案的不斷查找、確認、比對，會浪費很多工作時間。”
整改，就是對清理出來的每壹件“有用”的物品、工具、資料、電子文檔，都要有條不紊地進行標識和區分，並根據工作空間的合理布局和工作的實際需要，放置在“易取”和“醒目”的地方，確保可以隨意取用。
“整頓”聽起來很簡單，但從Mak的經歷來看，其實是壹項非常細致的工作。比如電腦文件目錄就是最好的例子。
“壹般來說，時間、版本、工作性質和文檔所有者都可能是文檔分類的關鍵因素。”Mak以自己的經歷詳細介紹了“什麽是電子辦公”。對於壹個逐漸使用計算機和網絡進行生產過程管理和日常事務的公司來說，如何處理好紙質文檔和電子文檔的關系，是養成“電子辦公”良好習慣的重要壹環。
“在電子化的過程中，如果把手工作業環境中‘臟、亂、差’的陋習帶進來，危害是巨大的，”Mak說。
清潔，簡而言之，就是做壹次徹底的清潔。發現問題，及時糾正。但是“清洗”和過去大家常說的“清洗”還是有壹些區別的。“清理”只是如實解決了“環境衛生”的問題，“清理”的落腳點在於“找到垃圾的源頭”。用Mak的話說，就是“邊打掃邊檢查、檢查、檢查”。
愉快的心情
隨著3S(清掃、整改、清理)的逐步深入，車間、辦公室的窗戶都被打掃幹凈了，衛生死角也清理幹凈了。倉庫、文件櫃、電腦硬盤上的文件目錄、各種表格、臺賬等“重點整治對象”也煥然壹新。不過，包括侯老師在內，大家對麥老師介紹的“靈丹妙藥”並沒有什麽特別的感覺。
不過侯老師坦言，大家的精神面貌發生了壹些微妙的變化:人們的心情似乎比過去好了很多，壹些“不拘小節”的人的散漫習氣有所收斂；提交的統計數據不再是以前那種“不靠譜”的“糊塗賬”，工作臺和辦公環境確實清爽了許多。
這當然不是5S管理的全部。麥老師結合前壹階段整改的結果，對侯老師說:“5S管理的重點或難點不僅僅是糾正壹些錯誤或清理壹些垃圾；5S管理的核心是通過持續有效的改進活動，塑造壹絲不茍的職業精神，培養勤儉、務實、守紀律的職業精神。”
根據Mak的建議，公司開始了推行5S管理的第二步:實施最後兩個“S”，壹個是Seiketsu，壹個是Shitsuke。
整潔的基本含義是“如何保持清潔”，即如何堅持下去，讓整潔有序的工作場所成為日常行為的標準；素養的基本含義是“陶冶情操，提高修養”，即在日常工作中自覺自願地執行這些非常基本的規範和準則，約束自己的行為，形成壹種風尚。
Mak進壹步表示，明道最後兩個“s”實際上是公司文化的集中體現。很難想象客戶會對壹個充滿垃圾和灰塵的公司產生信任；也很難想象，員工會在紀律松弛、環境惡劣、到處浪費的工作環境中，有極大的責任感，保證生產質量和勞動效率；另外，且不說在壹個“臟、亂、差”的企業中，信息系統會發揮巨大的作用。