（壹）條目選材規範
? 條目選題應當以滿足檢索需求為目的，要從讀者的檢索願望、檢索習慣出發，盡量選收讀者普遍關註、查檢率相對較高、能夠獨立檢索的題材，將無法檢索、難以查考的題材排除出去。例如“工作措施”“自身建設”“隊伍建設”“社會服務”“加強宣傳”“開展交流”“拓展業務”“內部管理”“服務管控”“責任考核”“基礎設施”等，這些條目沒有獨立檢索意義而被稱作死條。在常規的年鑒三級目類目、分目、條目框架的整體設計中，根據實際情況適當的增加次分目和子條目等特殊層級目設置，不僅有利於體現地域特色，更能合理安排應該詳述的具體材料。
在常規性條目之後增加動態性條目，提高年鑒條目的有效信息含量，為修誌積累成熟素材。將最體現本區域和年度特色的發展情況內容集中類目化，體現年鑒信息特色性和年度性，優化年鑒區域參考價值。
（二）條目選題原則
? 條目是年鑒所反映的動態信息的主要載體。要從紛繁復雜的年度信息中挑選出必寫條目，並遵循以下的選題原則。1.年度性。條目選題首先要著眼於系統或領域年度內發生的事情，從當年1月1日到12月31日，壹般不跨年，如果壹件事情的發展跨越若幹年份，可以選擇事件發展中當年的重要情況來記載。有時也可以根據年鑒功能的需要，適當上溯或下延，以反映所記載事物的全貌。2.真實性。選題時，要把握所選內容是否真實可靠，這是增強年鑒權威性的關鍵點。如果選擇的條目與事實不符合，年鑒失信於讀者，對年鑒的危害十分嚴重，會產生誤導後果。3.連續性。年鑒壹般壹年壹卷、逐年編纂出版。要全面反映壹個系統、壹個領域的情況，設置壹些每年必有的條目是必須的，這樣可以發揮年鑒的縱橫可比性。反映在綜合性條目中（常稱為常規性條目），其所包含的要素基本相同，組稿時可以作範式化寫作；對單壹性條目，同壹時間也可以連續逐年反映，這樣通過不同年份同壹年鑒同壹個標題或同壹個事件內容（即相同條目的內容）的比較，可以看到壹項事業或某壹事物在壹個時期內發展變化的全過程。這也符合地方誌書體例，為續誌編纂積累材料。4.系統性。選題時要註意分目（欄目）所覆蓋內容的完整和系統，要註意發現每壹個方面、各個層面事物的變化，以確保要項不缺、要事不漏。5.特色性。對某壹領域、某壹行業、某壹學科、某壹時期要著力體現其地域特點、行業特點和時代特點。6.價值性。要充分考慮年鑒的使用價值、借鑒價值，主動為現實服務，要從年鑒用戶需求的角度出發，來決定年鑒條目的取舍，提高年鑒獨有的、無可替代的使用和參考價值。7.全局性。年鑒所選條目要著眼於全局，對整個系統、整個領域有普遍意義，即使是壹件小事，也要考慮其是否帶來全局性意義。8.新穎性。要註意選擇介紹新事物、新舉措、新情況、新特點、新變化、新趨勢、新經驗，使年鑒常編常新，年年都能記載實實在在變化的事件。9.精要性。在選擇條目時，要註意剔除不必要的冗余信息，要通過精細挑選，使年鑒的信息含量大而密集，在有限的篇目內，反映盡可能多的有價值信息。
（三）條目編審規範
? 首先要清楚年鑒條目寫法與其他文體的區別。壹是與工作總結的區別。年鑒和工作總結都是對過去壹段時間內、某個範圍或某個方面情況的回顧和綜述，記述工作成績，總結經驗教訓，找出問題與差距，為以後的工作提供借鑒、參考。但二者的差異在於，工作總結可以羅列方方面面的情況，描述具體的工作過程，在總結過去的同時也可談談今後的計劃、打算，可采用口頭語、議論式文體。但年鑒條目只記大事、要事，不必詳細介紹具體做法、工作過程和經驗，應簡潔明了，開門見山，述完為止。而且只記述已發生的事，不作未來描述和預測。二是與新聞報道的區別。兩者都可以記述某壹地區或部門發展變化情況。差異處在於新聞報道采用多種寫作手法，如描寫、比喻、對話、評論等，以增強報道感染力，使讀者有身臨其境的現場感，且壹般都有導語，可夾敘夾議，註重文字的沖擊力。而年鑒作為資料性工具書，寫法強調樸實精煉，開門見山，準確規範，註重文字的信息含量。三是與辭書的區別。年鑒與辭書都以條目為主要載體和表現形式。辭書的條目通常是壹種註釋性的說明文，解釋事物的定義、性質，在記述對象時，其特征為“是什麽”。而年鑒的條目通常是以記述為主兼具說明，故記述對象時，要求寫清楚“怎麽做”“怎麽樣”。有關的解釋性、通典性、定義性的記述，屬辭書範疇，在年鑒中不應出現。
年鑒條目編審規範，應從內容和文字表述入手。內容表述的規範可概括為要素齊全、內容鮮活、體現特色、實事求是、文字精煉等“全、新、特、實、精”五字要訣。“全”即在本行政區域、本部門、本行業內，記載內容要全面系統。基本情況和基本的舉措、成果、經驗、大事、要事，都要收錄，不可或缺。時間、地點、主體、過程、結果、主要數據等要素齊全。要做到大事、要事不漏。“新”即內容要新鮮。著力反映年度發生的新事物、新舉措、新進展、新成果、新經驗、新問題，充分體現時代特點。對壹些重要事件、重要成果、重大改革措施，要單獨列條，詳實記錄。“特”即著力突出本行政區域各行業特色，包括經濟社會發展中比較獨特的方面。如突出成績、優勢和較大影響的事情，並重點記載。“實”即所有條目內容都必須實事求是，如實記載已經發生的、客觀存在的事物和事件。列入規劃、計劃或寫進報告的，但沒有變成現實的事物，不應記載。“精”即對事件的記述要扼要，不能事無巨細，面面俱到，該壹句話寫完的，絕不能用兩句話贅述。要盡量將每個條目蘊含的有效信息量變大。
條目文字表述的規範方面，忌穿靴戴帽、空洞無物、細節描寫和絕對化。還應該註意詞語表述的規範。1.少用附加句，在表述上要詞語簡潔，多短句，多實詞，多主謂句；少長句，少定語、狀語、補語，少副詞、助詞、形容詞、誇張詞語等附加成分。2.少用“了”字句，如“取得了”“促進了”“改善了”、“達到了”等。“了”是時間助詞，表示動作的變化或完成，而年鑒記述的都是已發生的事。3.少用“的”字句，“的”字太多，句子被拉長。只要適當提煉，有些“的”字可不用。4.少用“為”字句，年鑒條目應少用公文寫法，不用“為”字造句。如“為了……”“產值為……”等。這些句子去掉“為”字，語句會緊湊，效果更好。5.少用“***”字句，如“全縣規模以上企業***××家”“建成項目***××項”“全市***……”等。6.少用“已字句，如“已完成”“己建成”“已取得”等。年鑒記述的都是已發生的事，故許多“已”字可省略。
（四）條目名稱設計
? 標題要準確概括條目內容，應該突出關鍵詞設置。如“頒布地方誌工作條例”的條目，名稱就應該改為“地方誌工作條例頒布”。標題應簡明扼要，準確反映主題，避免使用誇張形容和口號式宣傳的句式。
（五）圖照選用的關鍵要求
年鑒圖照是承載以政府名義宣傳和存史不可或缺的重要表現形式。在現代的年鑒編纂中，圖片和文字壹樣，其資政、存史、育人的作用越來越受到重視，並已成為年鑒體例重要的組成部分。
中國地方誌指導小組頒布的《地方誌書質量規定》中關於圖照的規定有3個方面的要求：1.圖照註重典型性、資料性，從不同角度反映變化的情況；2.照片主題明確，圖像清晰，註明時間、地點、事物、需要說明的人物的位置及時任職務等；3.照片無廣告色彩。除人物傳、人物簡介外，不能出現個人標準像。
配圖同條目的要求壹樣，可以概括為“大、要、新、特”四個字。“大”即規模大、影響大，給社會和人們心理帶來強烈震撼和沖擊的事情；“要”即意義非同尋常、對今後將產生重要影響的事情；“新”即處在萌芽狀態或探索階段，代表未來社會發展方向的事情；“特”即具有行業特點或專業特色的事情以及反常的特殊現象。從另壹個角度解釋就是要做到：客觀求實，即客觀反映年度的真實情況，尤其要註意反映熱點問題和重大民生問題，對年度內發生的重大事故、重大失誤也不要回避；體現重點，在充分積累圖照素材的基礎上，精心篩選，好中選優，把壹年中最有價值、最具典型意義的圖照編入年鑒；展現特色，圍繞自身的業務範圍和職責分工搜集圖照，突出專業特點，少上或不上內部管理、行政事務、年度例行會議等照片。從圖照積累的素材到成為年鑒適用的圖片必須經過壹個篩選、轉化、提煉、升華的過程。要按照“大、要、新、特”標準，及條目遴選符合“壹事壹條”的標準，配套圖照信息，擴大條目的信息量和存史價值。
圖片文字說明要規範、完整。任何歷史事件都發生在壹定的時間和壹定的空間，歷史人物和事件也總是在壹定的時間和環境裏活動和發生。這句話就說明了文字說明對圖片的作用。圖片輔以文字說明才能更為客觀有效地傳遞信息。有專家曾經風趣地說，“照片是啞巴”，文字說明就是讓照片說話。圖註必須信息完整，要素齊全；表述精練、簡潔、明確、規範；兼具檢索功能。搜集、斟選到的合格圖照，只有配上完整、準確的文字說明，才能實現圖照所蘊涵的信息和價值。