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重點力(壹):如何讓復雜變簡單 5

公文寫得不清楚,就很難讓人在短時間內理解重點。若寫得層次分明,就能幫助讀者迅速掌握情況。

我的寫作課上也有不少公務人員,他們學習寫作是為了寫好請示文件或新聞稿,讓上級能看懂,避免因邏輯不清、沒有重點而重寫。

讀者的註意力與耐心是有限的。因此,除了公務人員,各專業領域的工作者在溝通表達時,也必須先學會掌握重點,這樣溝通對象才能夠迅速理解內容。

為什麽會越寫越復雜

人都不喜歡事情太復雜,但是為什麽寫文章就容易越寫越復雜呢?有三個原因。

第壹個原因是本書第2課提到的“知識的詛咒”。過度專業帶來的自我詛咒,就是誤認為每個人都應該跟自己壹樣專業、具備壹樣的思考角度,甚至有點自我感覺良好,忽略跟非專業領域的人溝通。

第二個原因是分工太復雜。層層分工、不斷外包的過程,每個人只掌握自己的那壹部分,缺乏整體觀,導致不斷埋頭苦幹,卻不知道自己的專業、書寫的內容跟整體有什麽關聯。

第三個原因是缺乏具體目標。人把事情越做越復雜、越做越難,是因為缺乏清楚的目標,導致自己的行為、想法與目標脫節。有了目標,就會不斷檢視既有的狀況、信息與行動是否能達到標準。我們很容易陷入不知為何而忙的茫然狀態。詩人紀伯倫說:“我們已經走得太遠,以至於忘記了為什麽而出發。”壹語道破人們瞎忙的大問題。

重點力,就是要回到原點,重新找出重點。寫作、思考和溝通,培養化繁為簡的重點力,才能有效解決問題。因此,當我們掌握主題力,開始進入實際寫作階段後,首先要學好的技能,就是重點力。

向迪士尼樂園學寫作攻略

培養重點力,最大的敵人是作者自己。作者跟讀者立場不同,對作者來說,他的文章、書信或公文,都提供了完整豐富的信息,明明都寫了,怎麽會看不出來?對讀者而言,再詳細的說明、解釋與數據,如果沒有提綱挈領的重點,就很難從密密麻麻的文句中讀出意義。

我們得先用同理心來感受讀者的立場。對讀者來說,面對以文字堆砌的文章或書信,有如站在幽深密林之前,深怕踏進去之後,會在叢林中迷路、無法脫身,浪費時間。因此,作者有責任將密林開辟成能夠自由行走、觀賞風景的公園,壹路都有路標,讓讀者免於迷路。

重點力就是開辟道路、建立路標的能力。該如何建立重點力?可以向迪士尼樂園學習寫作攻略。

如果妳今天去迪士尼樂園,走進園區的第壹步,妳會去哪裏?通常是先研究地圖,了解園區各個主題館的特色與分布位置。以東京迪士尼樂園為例,有七個遊樂主題區。了解整體狀況後,再安排遊玩攻略:在有限的時間內,要去哪些地方玩,如何分配時間。行走移動時隨時查看地圖,避免迷路。

如何萃取重點

迪士尼樂園的七個主題館,就是七個重點力。這七個主題館壹定各有不同的訴求點,但加起來能完整呈現迪士尼樂園的特色。換句話說,想知道迪士尼樂園的整體特色,就要感受七個不同特色的主題館,這樣才能了解迪士尼的品牌精神。

重點力怎麽產生?來自“同中求異”與“異中求同”兩種方式。

■ 從水平思考到脈絡思考

迪士尼樂園的品牌訴求是成為世界上最快樂的地方,在這個原則下,如何呈現快樂?這是壹個從上而下、同中求異的探索過程,需要擴大範圍,仔細思考與搜尋各種內容特色,不斷調整嘗試之後,通過七個主題館來傳達品牌精神。

另壹種重點力是由下而上的異中求同。這是許多人最常經歷的過程,從龐雜信息中抽絲剝繭,經過有效分類,將同屬性的信息歸納在壹起,提煉***同的重點,讓人壹目了然。

不論是同中求異還是異中求同,都是從水平思考到脈絡思考的過程。找出元素之間的關系,才能建立重點力。

我在寫作課第壹次上課時,請小組成員從工作、興趣及寫作需求三個方面,討論大家的***同點。有壹組發現大家的興趣很廣泛,像是看書、爬山、上課、沖浪與品酒,壹時之間找不出***同點,只想到都是有求知欲且喜歡接受新知的人。

聽完報告,我發現爬山與沖浪比較像自我挑戰,跟求知欲無關。我帶大家重新推敲,這五個興趣跟自我成長或重視生活質量有關,於是提出另壹個角度:妳們是壹群重視生活質量的人。瞬間引起大家的***鳴。先異中求同,找出重點,接著再同中求異,說明細節差異。

■ 聚焦整合關鍵詞

練習重點力,也是將關鍵詞重新消化整理,以換句話說的方式,提出妳詮釋後的重點。學員每講壹個重點或想法,我就會復述壹次,消化整理之後,換個說法再說壹遍,傳達更簡潔精準的重點。

重點力的精神,就是先說大方向的重點,再講細節,這個過程需要反復思考、推敲與整理,作者要聚焦整合,萃取出精準的重點,向讀者作出提示,讓他們了解大致脈絡,更期待進壹步說明。

就像蠶吃桑葉會吐出蠶絲壹樣,我們解讀信息要輸出消化後的重點。

魔術數字“三”的力量

蠶絲就是重點力。但問題來了,要有多少重點才算有重點?

美國國會助理要幫議員準備報告資料,他們會事先提供“掌心卡”。這種重點提示卡正面寫著綜合性的信息,背面則有三個論述重點,可以讓議員放在胸前口袋裏,幫助他們在開會與質詢時傳達有說服力的重點。

重點力的精神,就是讓文章變成讀者的“掌心卡”。但是“掌心卡”為什麽只放三個重點?

“三”這個數字經常被用在各種比喻、形容與說明中。美國憲法的精神是“民有、民治、民享”,法國大革命的主張是“自由、平等、博愛”。許多營銷口號或重要觀念也都與“三”有關。例如日本劍道的哲學是“守、破、離”,電影《壹代宗師》中提到“見自己,見天地,見眾生”,比賽名次也只強調前三名。

“三”是個神奇的數字,在會議上提出三個重點,大家就會聚精會神地聆聽。文章中提到三個重點,也會提醒讀者,重點出現了,好像在大海中看到了燈塔。

■ 限定範圍易聚焦

“三”為什麽這麽神奇?首先,“三”的範圍夠小,我們必須聚焦,想辦法把復雜變簡單,從眾多事物、信息中歸納出三個重點、三個特色。這需要進行選擇和思考,我們不能只用直覺反應,需要仔細想想才能回答。

■ 豐富視野有深度

其次,“三”也夠大、夠豐富,能擴大我們的視野。因為要選三,就要放寬眼界,仔細尋找與挖掘,再小的事物也有細節深度,讓簡單變得有深度。

■ 轉換角度助創新

再次,“三”讓我們轉換角度。只講壹個重點或想法,會太絕對、太強烈,沒得選擇。只有兩個重點又好像二元對立,非黑即白,不得已只能二選壹。除了壹與二之外,“還有”三,就會讓我們跳出既有狀態,認真找尋第三條路,產生創新思維。

其實“三”就是產生壹個轉折點,帶來不壹樣的感受。比如星巴克咖啡形容自己是家裏與工作場所之外可以放松歇息的“第三空間”。

因此,重點力要結合魔術數字“三”,文章強調三個重點,讀者不會有壓力,好記又容易接受。從“三”開始練習重點力,文章會更加精準有力。

寫好,不用寫滿

只有“三”還不夠。過去的寫作習慣是寫好更要寫滿,好像字越多,每段內容越厚重,就代表內容越豐富。這只是作者壹廂情願的想法,讀者只想了解作者想要表達什麽,有什麽重點,跟他有什麽關聯,對他有沒有幫助。

因此,寫好跟寫滿無關,而在於有沒有寫出讀者在乎的重點。除了掌握三個重點,重點力還有壹個最大的特點,就是簡短有力。如果每個重點都又臭又長,讀者依然無法了解重點。

■ 重點力三S原則

如何讓重點簡短有力,使文章好讀、好記、容易理解?重點力三S原則,就是簡單(simple)、簡短(short)與具體(specific)。“簡單”就是文字要好讀;“簡短”就是讓讀者好記;“具體”是文字不抽象虛幻,讓讀者能聯結到自己的經驗,便於理解。

運用三S原則,會讓重點力更具吸引力,從字裏行間脫穎而出。

簡單不簡陋

如何運用三S原則讓妳的文章有力量呢?重點力首重“簡單”,然而“簡單”並非“簡陋”,“簡陋”是內容貧乏不充實,“簡單”在於掌握事物的核心。核心是最重要的中心價值,當壹切元素都可以抽掉,剩下唯壹不能刪除的元素,就是核心。

妳可以問自己,這篇文章最重要的目標是什麽?例如讓自己開心、對外展示自己的才華、想讓很多人轉發……妳最想達成那個目標就是核心。

簡短就易懂

掌握了“簡單”的核心原則,接著就是如何傳達。文字要簡短有力,讓讀者壹眼就看懂,不會迷失在冗長字句中,無法了解意思。像“和平”“土地”“面包”“自由”“平等”“博愛”,這些詞短而有力地穿透我們的腦海,印刻在我們心中。

“簡短”也是練習換句話說,刪掉贅字冗言,用壹句話寫出重點。許多口號、廣告文案和電影名稱,都是簡短有力、易讀易記的。像耐克的廣告語“just do it”、蘋果的廣告語“think different”,還有歌詞或是四字組成的成語,越短就越有節奏和力量。

但是要提醒大家,盡量不要用成語當重點。成語簡潔好用,人人耳熟能詳,但身為作者,用成語是不深入思考、偷懶走捷徑,會失去文章的獨特性。要嘗試換句話說,用自己的想法重新傳達重點。

我經常問學員:“妳的意思是?”就是請他練習用自己的話把意思講清楚,從中整理出最重要的核心元素(簡單),再修剪成好記的句子(簡短)。

“失敗是成功之母”,這句話講了等於沒講,要如何讓它簡單又簡短呢?強迫自己仔細想想,不要回到套用成語的慣性思考。妳可以這麽寫:成功來自失敗中的學習;學到教訓的失敗,不是真正的失敗;成功來自嘗試錯誤的累積。

放上動詞就變具體

大腦不容易理解抽象的詞匯,如果不能產生聯想與感受,就很難讓人聯結到自己的具體經驗。抽象的詞匯如“勇敢”“堅忍”“創新”“永續”,看起來很正面且普遍,但每個人對這些詞的解讀與認知未必相同,如果沒有具體的文字去勾連,讀者很難有印象。

“多了解顧客,才能拓展商機”。這句話大家都知道,也不特別吸引人,這樣妳想說的重點就沒有重量了。該如何換句話說,轉換成更具體、令人印象深刻的表達呢?

寫作課學員轉換成了“多了解顧客,就能夠在彎道超車,打敗對手”,全班同學就“哇”地壹下被打動了。“彎道超車”聽起來很有感覺,也有具體畫面,讓讀者更想繼續讀下去。

“彎道超車”“just do it”“think different”“享受有質量的生活”“成功來自嘗試錯誤的累積”,有壹個***同特色,就是有“動詞”。有動作就有力量,就會讓讀者產生畫面聯結感與具體的感受。

掌握“簡單”、“簡短”與“具體”的三S原則,妳的三個重點、文章的“掌心卡”,就會特別鮮明有力量。