擡頭:指寄件人姓名(公司名稱)、地址、日期，壹般寫在信紙的右上角。壹般公函或商務信函的信箋上都印有公司或公司的名稱、地址和電話，只需在信箋的正下方寫上書寫日期即可。
地址:英文地址的寫法和中文完全不同，地址的名字是降序排列的:第壹行寫門牌號和街道名；在第二行，寫下縣、市、省、州、郵政編碼和國家名稱；然後寫日期。標點符號壹般不用在每行的末尾，但是要用在行間，比如寫日期的時候。
日期書寫，如1997年7月30日，英文:1997年7月30日(最常見)；7月30日1997；7月30日1997等。1997不能寫成97，以免歧義。
信中的地址:在壹般的社交信函中，通常會省略信中收信人的地址，但在公函中不會。在信箋日期下方的左上角寫上收信人的姓名、單位、地址，和信箋的要求壹樣，不需要寫日期。
稱呼是寫信人用來稱呼收信人的稱呼。它位於信中地址的下面壹兩行，要求從這壹行的頂格開始。壹般來說，地址後面可以用逗號(英式)或冒號(美式)。親愛的夫人用於公函。親愛的先生或先生(先生們)不需要指代任何人。註意:Dear純粹是商務交流的壹種禮貌形式。紳士總是以復數形式出現，而且是親愛的Sir(有時也可以是親愛的Sirs)的復數形式。給收信人的信也可以寫頭銜、職位、職稱、學位等。加上姓或者姓和名。例如，親愛的教授。
主題:在商務信函中，標題和正文之間通常會有re:或Subject:(主題)這個詞。壹般在信紙中間，也可以和標題對齊。還應該用橫線和粗線劃線，以吸引讀者的註意力，這樣收信人在閱讀之前就能很容易地理解信的主要內容。
信的主體:它是信的核心部分，位於稱呼的下壹行。所以要求正文清晰易懂。
結論:附贈，位於正文下方壹兩行，從正文開頭向右，句末用逗號，常用作Truely Yours，忠實your，誠摯your。
簽名:此項為必填項。在結束語的壹兩行之後，也要寫在信紙中間合適的位置。同時，結束語正下方的簽名下要用機器打出簽名，以方便對方識別。還需要在姓名下鍵入作者的頭銜和職務。
附:內容可有可無，簽名以ps開頭，說明後面的內容是補充的，PS要和正文齊頭並進。附頁要盡量簡短，壹般盡量避免使用附頁，因為這說明妳的文字內容不被認為是完整的。
附:有時候要根據需要補充。信紙左下方，英文字母encl:或enc:表示附件內容如下。
商務外貿函電的寫作原則；
禮貌禮貌:語言要禮貌謙和，及時回復也是禮貌。
例如:
非常感謝您5月20日的來信，我們很高興
寄給妳我們最新的目錄。我們希望妳方註意壹項特殊報價，它
我們已經在裏面做了。
妳會對最新目錄第5頁的特價商品特別感興趣
妳在5月20日的信中要求的。
二、考慮與體諒:寫信時，要時刻站在對方的角度考慮什麽需求，而不是從自己的角度，在語氣上多註意對方。
例如:
“當妳付現金時，妳可以得到2%的折扣。接下來我們會把小冊子寄給妳
月份。總比“我們對現金付款給予2%的折扣”要好。我們不能派妳去。
這個月的宣傳冊。“是的。
三。完備性
商業信函應該概述所有必要的事項，如邀請信應該註明時間和地點等。不要發送模棱兩可的信件。
四、清晰明確:意思明確，要註意:
(A)為避免文字錯誤:
例如，從香港到舊金山的輪船，我們每兩月有壹次直達航班。
這裏雙月是不明確的:它可以是壹個月兩次或兩個月壹次。所以讀者很困惑，可以改寫為:
1.我們每月有兩次從香港到舊金山的直航。
2.我們每半個月有壹次從香港到舊金山的直航。
3.我們有從香港到舊金山的直航。
(2)註意詞語的放置:
例如:
1.這種商品，我們只能供應10箱。
2.這種商品，我們只能供應10箱。
前者具有兩種以上商品的含義。
(3)註意句子結構:
例如:
1.對於妳方…月…日來信所要求的商品，我們已於昨日寄出5個樣品
5月20日乘飛機。
2.對於妳方…月…日來信中所要求的商品，我們已空運給妳方5個樣品
5月20日。
第五，簡明扼要
(壹)避免廢話:
例如:
1.我們希望確認收到妳的來信...可以改成:我們感謝妳的。
信...
2.隨函附上兩份，請查收...可以改為:我們附上兩份。...
(B)為避免不必要的重復:
(C)短句和單詞的使用:
隨函附上->；被附上的
在這個時候->；現在
由於-& gt；因為
金額為$ 1000-& gt；壹張1000美元的匯票
第六，具體就是具體
七、正確性就是正確。
還有壹些句子的例子供參考。
1.通知；註意
我廠已遷至上述地址，特此通知。
我廠已遷到上述地址，特此通知。
我們已在本市開設了壹家貿易總代理店，特此奉告。同時，請下訂單。
我們作為商人和總代理已在本市立足，現冒昧告知，並懇請訂購。
我公司將於5月1日變更為股份有限公司，特此通知。
我們很高興地通知您，本公司將於5月1日改為股份有限公司。
我們公司的股東年會將於3月1日在銀行家俱樂部舉行，特此通知。
特此通知，本公司股東年度大會將於30年3月65日在銀行家俱樂部舉行。
我們今天已經付給R.S .先生120美元，特此通知。
我們今天已向R.S .先生支付120美元，特此通知。
我們通知妳，他們將通過這些渠道發送許多訂單。
通過這些渠道，我們告知妳方，他們可能會向妳方大量訂購。
回信
該公司斷定我們提供的商品質量上乘，價格合理。感謝您給我們機會實現我們的要求。
我們確信我們提供的是大眾價格的優質產品，希望能有機會證實我們的要求。
茲復妳方5月6日的來信，我們無法接受妳方提供的貨物。
貴方5月6日函收悉，我們無法接受貴方提供的貨物，特此告知。
關於妳方關於麥麩的詢問，我們可以供應妳方20噸。
關於貴公司所詢麥麩壹事，現可提供該貨20噸。
我們已經收到妳的信，這裏的購物中心保持平靜。
貴函收悉，市場仍保持平靜。
很抱歉沒有回復妳5月8日的來信，希望能原諒妳。
請原諒我們今天沒有回復您5月8日的信。
我們收到妳本月8日的來信。我在此告訴妳，王先生是個誠實可靠的人。
謹回復您本月8日的來信。，我很高興地說，先生？是壹個值得信賴的人。
關於您對h先生的詢問，我很高興地告訴您，他是壹個值得信賴的人。
關於h .先生的情況，謹此高興地告知，他是壹位完全可靠的人。
我們很高興就s公司的情況寫信給妳。
我們很高興答復妳方關於……的詢問。pany。
關於j .先生，我們很高興地告訴您，我們認為他是絕對可以信賴的。
關於j .先生的情況，謹此高興地告知，我們認為他絕對可靠。
關於妳方17關於結算的來信，我們將很快給妳方寄去支票。
茲復妳方17日關於結帳的來函，我們將很快寄去支票。
3.收據
妳昨天的來信已經收到，我在此按照妳同意的條件接受這項任務。
您昨日的來信已收悉，謹按您所提的條件接受任命。
感謝您6月1日的來信。
我們很高興收到您6月1日1的來信。
我們收到妳本月5日的來信。
我們已收到您本月5日的來信。
貨物將由5438年6月+2月的最後壹艘輪船裝運。貨物到達時請通知我們。
請告知收據，並將貨物由12月最後壹班輪船運出。
我們如期收到了妳方5月15日的來信，信中討論的所有事項都是眾所周知的。謝謝妳。
我們如期收到您5月5日65438+的來信，感謝您的來信。
我們已經收到妳方6月6日的來信，很遺憾我們無法發貨。
我們收到您6月6日的信，很遺憾地通知您，我們無法交貨。
我們已經收到了05年7月65438日發送的貨物的發票。
我們收到了妳方7月5日65438的發票。
我們已收到妳方7月7日的來信，感謝妳方訂購下列貨物:...
您7月7日的信已收到，感謝您訂購:...
我們收到妳方7月10日的來信。
您7月10日的來函如期收到。
我們已收到妳昨天的信和所附的100美元的支票。
您昨日函及100元支票均已收悉。
妳的信昨天收到了。
您昨天的信已如期收到。
我們已經收到妳昨天的來信。
我們已經收到妳昨天的來信。
我們如期收到了妳昨天的來信。
我們如期收到妳昨天的來信。
我們於5月6日收到了妳方4月3日的來信。
我們於5月30日收到您4月3日的信。
我們如期收到妳方5月27日的來信以及150美元的匯票。
我們如期收到您5月27日函及附來的150美元的匯票。
我們收到了妳2月6日的來信。
我們已經收到妳2月6日的來信。
感謝妳6月5日的來信。
感謝您6月6日的來信。,4,